Tại Toyota, có 2 cách suy nghĩ mang tên “Sử dụng nhiều máy” và “Cầm nhiều máy”.
Suy nghĩ “Sử dụng nhiều máy” được định nghĩa là nhân viên có thể thao tác được trên nhiều loại máy móc. Nếu nhân viên đó không thích làm ở vị trí này, cũng có thể làm việc ở vị trí ngoài phạm vi mình chịu trách nhiệm.
Suy nghĩ “Cầm nhiều máy” được định nghĩa là một nhân viên có khả năng chịu trách nhiều cùng lúc nhiều máy giống nhau.
Tại Toyota, những nhân viên có khả năng “Sử dụng nhiều máy” luôn được kính trọng hơn những nhân viên khác.
Khởi nguồn của những suy nghĩ này bắt nguồn từ thời đại của ông Taiichi Ohno, cha đẻ của phương thức sản xuất Toyota.
Vào những năm 1940, thời mà ông Ohno mới bắt đầu làm việc tại Toyota thì nhân viên ở đây chỉ chịu trách nhiệm và thao tác tại một loại máy duy nhất. Nếu đứng máy phay thì chỉ làm phay, nếu đứng máy tiện thì chỉ làm tiện. Thế nên, những nhân viên này dù rất am tường những vấn đề liên quan đến loại máy mình đang làm nhưng không hề biết về những loại máy khác.
Khi đó, ông Ohno đã nghĩ rằng “Tại sao không thử để nhân viên làm việc trong một phạm vi rộng hơn? (biết nhiều loại máy hơn)”.
Thực tế, theo kinh nghiệm quản lý chiếc lò tại tổ xử lý bề mặt, ông Ohno biết rằng công việc ở đây không phải lúc nào cũng có. Bởi vì khi lò hoạt động bình thường thì người quản lý sẽ không cần phải làm gì cả, nên ông thường bảo những nhân viên này tới giúp các tổ đang thiếu nhân lực.
Chính cơ hội này vô tình đã tạo ra các nhân viên có khả năng “sử dụng nhiều máy”. Nếu tại công xưởng có thật nhiều nhân viên không chỉ am tường chuyên môn của chính mình mà còn biết thêm của những chuyên môn thuộc lĩnh vực khác thì có thể di chuyển nhân viên tới những vị trí bận rộn để trợ giúp phù hợp theo sự biến động tình hình sản xuất. Ngoài ra, việc sắp xếp tự do nhân viên vào nhiều vị trí khác nhau cũng trở nên dễ dàng hơn. Việc này giúp nâng cao tính linh hoạt của công xưởng và sức mạnh của công ty.
Những nhân viên “sử dụng nhiều máy” tức mà có nhiều kỹ năng ở nhiều lĩnh vực khác nhau hay còn gọi là “Nhân tài theo dạng chữ T”.
Tại Toyota, họ hướng tới đào tạo nhân viên không những có kiến thức chuyên môn sâu trong một lĩnh vực nào đó (Phần gạch dọc của chữ T) mà còn có kiến thức rộng trong nhiều lĩnh vực (Tượng trưng bởi gạch ngang phía trên của chữ T).
Những “nhân viên theo dạng chữ I”, tức là chỉ chuyên sâu trong một lĩnh vực cũng rất quan trọng nhưng trong thời đại cạnh tranh trên trường quốc tế ngày càng khốc liệt như hiện nay thì nhân viên còn được đòi hỏi phải có một phạm vi kiến thức rộng để có thể liên kết cả với những bộ phận khác và thực hiện ý tưởng.
Tự đào sâu chuyên môn của mình, tự trang bị cho mình những kiến thức khác
“Xây dựng tổ chức “Ai cũng làm được việc” (Nhân viên theo dạng chữ T) không chỉ vì công ty và còn vì chính nhân viên đó”: chuyên gia đào tạo Niibari Takagi cho biết.
“Trong công ty, sẽ tồn tại những công việc chỉ có một người đặc định mới làm được, và đây sẽ trở thành điểm mạnh của người đó. Tuy nhiên, ‘Nếu chỉ người đó mới làm được công việc đó’ thì bản thân nhân viên đó sẽ dễ trở nên tự mãn, coi thường người khác và làm cho không khí làm việc xấu đi. Những người như thế thường khó có thể trưởng thành hơn nữa.
Tôi đã từng làm việc tại bộ phận hàn, những nhân viên cấp dưới đã thuần thục những kỹ năng hàn thường được chiều chuyển nhất thời sang các bộ phận khác như gia công, để học thêm những kỹ thuật mới. Việc học thêm những điều mình chưa biết không chỉ giúp nhân viên trở nên khiêm nhường hơn, mà việc biết thêm về công đoạn trước sau và có kiến thức rộng hơn cũng sẽ giúp thay đổi cách làm việc của nhân viên đó tại bộ phận hàn. Kết quả là nhân viên đó có kiến thức rộng hơn và bắt đầu làm được những việc cao hơn một bậc so với khả năng hiện tại.”
Việc xây dựng tổ chức ai cũng làm được việc là một trong những kỹ năng rất quan trọng của một nhà kinh doanh. Khi tình hình công ty và tình hình thị trường thay đổi, việc điều chỉnh nhân viên cũng trở nên cần thiết. Khi đó nếu có nhiều nhân viên làm được nhiều việc ở nhiều vị trí cũng là một điều kiện để nhân viên đó gắn bó với công ty lâu hơn.
Ngoài ra, những người có kiến thức và tầm nhìn rộng sẽ có khả năng đưa ra cả những ý tưởng có ích cho các bộ phận khác, đối với công ty họ chính là mỏ vàng.
Việc nghiên cứu sâu hơn trong một lĩnh vực cũng rất quan trọng, nhưng đừng quên trang bị cho mình thêm những kiến thức khác để có thể phán đoán được công việc ngay ở ở những bộ phận khác. Ví dụ, mặc dù bạn đang nghiên cứ sâu tại bộ phận phát triển sản phẩm nhưng cũng quên quan tâm tới công việc của nhân viên kinh doanh hay xu hướng trong cùng lĩnh vực. Đây là một trong những điều rất quan trọng để đưa công ty lên một tầng cao mới.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: “トヨタ仕事の基本大全_ The ultimate business skills Toyota way”
