Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
[divider]
1. Nếu những vật cần thiết đều trong tầm với thì không tồn tại lãng phí
“Lãng phí do động tác” là một trong 7 loại lãng phí.
Đương nhiên, nó cũng ám chỉ những hàng động không tạo ra giá trị gia tăng.
Ví dụ, trong một dây chuyền sản xuất, mỗi lần để lấy một chi tiết thì người nhân viên cần ngồi xuống. Trong trường hợp này, chúng ta có thể suy nghĩ hành động ngồi xuống chính là lãng phí. Bởi vì nếu đặt chi tiết ở vị trí không cần ngồi xuống cũng lấy được thì thời gian tác nghiệp có thể được rút ngắn lại, đồng thời cũng giảm bớt gánh nặng lên cơ thể nhân viên.
Trong sản xuất, có suy nghĩ tên là “Kinh tế về động tác”. Suy nghĩ này chính là những nghiên cứu về động tác của con người để giúp nâng cao tính sản xuất, và được sử dụng phổ biến đối với những công việc có nhiều động tác lập lại.
Tại công xưởng, đối với nhân viên, nếu chi tiết cần thiết cho công việc được đặt trong phạm vi tầm tay là lý tưởng nhất. Đó chính là phạm vi gánh nặng đặt lên người nhân viên là nhỏ nhất và họ có thể làm việc hiệu quả nhất.
Ngoài ra, một vị trí nữa cũng hay được sử dụng chính là phạm vi mà không cần phải giang tay ra cũng với được (trạng thái khuỷu tay giữ sát cơ thể vẫn làm việc được bình thường). Trạng thái này cũng giúp người nhân viên giảm thiếu tối đa gánh nặng lên cơ thể. Suy nghĩ này chính là quy tắc giúp chúng ta quyết định vị trí đặt đồ vật, chi tiết.
Ông Aya Okauchi người chịu tránh nhiệm xây dựng tài liệu để đạo tạo nhân tài và nâng cao sức mạnh công xưởng cho các chuyên gia đào tạo tại OJT Solutions luôn nói rằng: “Trong sinh hoạt thường nhật cũng tiềm ẩn rất nhiều lãng phí do động tác”.
“Trong thực tế, để làm được nhiều món ăn cùng lúc cần có một số một số mánh nhất định. Nếu chỉ khi cần thiết mới lấy nguyên liệu, dụng cụ nấu từ kệ hay tủ lạnh ra thì nhất định sẽ phát sinh lãng phí. Thay vì đó, trước khi nấu hãy chuẩn bị sẵn hết và đặt trong phạm vị tầm với thì chúng ta có thể nấu ăn thoải mái với giới hạn động tác ít nhất. Những lãng phí do động tác như thế này chắc chắn cũng đang xảy ra thường xuyên trong công việc văn phòng.”
2. Sắp xếp đồ vật sao cho có thể làm việc với ít động tác nhất
Nếu suy nghĩ về phương pháp làm việc tại văn phòng thì lãng phí do động tác cũng là một khái niệm hữu ích.
Một ví dụ rất gần gũi với chúng ta chính là việc Seiri, Seiton (chỉnh lý, sắp xếp) bàn làm việc.
Trong trường hợp, tài liệu được chất đống trên bàn và không thể tìm thấy ngay tài liệu cần thiết thì thời gian tìm kiếm đó trở thành lãng phí. Hơn nữa, những tài liệu thường sử dụng nhưng không đặt gần vị trí làm việc, mà phải đi lại tủ chứa tài liệu cách xa bàn để lấy thì đây cũng chính là lãng phí.
Ví thế, nếu đặt những tài liệu thường xuyên sử dụng ở “vị trí vàng” để có thể lấy ngay lập tức, và đặt tài liệu ít sử dụng ở vị trí xa hơn thì có thể giảm thiểu được lãng phí. Ví trí vàng này không những là nơi giúp giảm tối đa lãng phí do động tác mà trong nhiều trường hợp còn giúp chúng ta phát hiện ra nhiều tài liệu không cần thiết.
Tóm lại, bí mật để hoàn thành công việc với ít động tác nhất để giảm thiểu lãng phí chính là việc bạn đầu tư công sức như thế nào cho việc sắp xếp đồ vật, hay chính là việc Seiri, Seiton được thực hiện triệt để tới đâu.
3. Điểm cốt yếu trong “Seiri, Seiton”
Để thực hiện Seiri, Seiton cần lưu ý hai điểm sau:
1- Seiri: Phân biệt “vật cần thiết” và “vật không cần thiết”, rồi vứt bỏ những “vật không cần thiết”.
2- Seiton: Sắp xếp đồ vật sao cho có thể lấy được “vật cần thiết” ngay “lúc cần thiết” với “số lượng cần thiết”.
Đầu tiên, hãy vứt bỏ những vật không cần thiết đặt trên bàn làm việc của bạn. Đối với những tài liệu đã xử lý xong rồi nhưng bạn vẫn bảo quản do nghĩ “Một lúc nào đó sẽ sử dụng” thì hãy dũng cảm bỏ đi cũng không vấn đề gì.
Sau khi làm xong Seiri, hãy quyết định vị trí đặt đồ vật sao cho dễ lấy nhất.
Những dụng cụ văn phòng được sử dụng với tần suất cao như bút, thước thì hãy đặt ngay trên bàn hoặc ngăn kéo trên cùng để có thể với được ngay, và sau khi sử dụng xong hãy cất chúng lại vị trí ban đầu.
Nếu vị trí đồ vật được quyết định, thì sẽ không có chuyện đồ vật vương vãi khắp nơi. Như thế cũng không có lãng phí do động tác tìm kiếm.
Chỉ cần bạn thực hiện triệt để Seiri, Seiton đối với những đồ dùng xung quanh mình thì có thể loại bỏ được rất nhiều lãng phí để công việc được tiến hành suôn sẻ hơn.
[divider]
POIN: Công việc trong văn phòng cũng tiềm ẩn rất nhiều lãng phí. Hãy bắt đầu Seiri, Seiton ngay từ những đồ dùng xung quanh minh.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
