Công việc trên trường, công việc trong công ty đôi lúc khiến chúng ta lâm vào tình trạng “hôm nay nhiều việc quá không đủ thời gian để làm”, “Thôi xong, hôm nay lại tăng ca rồi”. Nhưng một sự thực thường thấy đó là những người làm được việc lại không mấy khi tăng ca.
Những người làm kinh doanh hàng đầu xung quanh tôi, họ đều là những người khéo trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nói vậy không có nghĩa là họ làm điều gì đó cực kỳ đặc biệt. Cách làm của họ rất đơn giản, ngay sau đây tôi sẽ bật mí với bạn. Bí quyết đó là sẵn sàng bắt chước những cách làm, phương pháp mà bản thân thấy hay và phù hợp.
Trường hợp của tôi, tôi đã tham khảo cuốn sách “7 thói quen” của Stephen. Tác giả cuốn sách đã chỉ ra cách phân loại công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đây là cách làm rất nổi tiếng nên có thể bạn cũng đã từng đọc qua. Bạn hãy chia công việc thành 4 và chỉ 4 nhóm sau:
- Cấp 1: Khẩn cấp và quan trọng
- Cấp 2: Không khẩn cấp nhưng quan trọng
- Cấp 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Cấp 4: Không khẩn cấp mà cũng chẳng quan trọng
Trước hết ai cũng nhận ra cần phải ưu tiên làm công việc ở cấp 1, công việc khẩn cấp và quan trọng. Ví dụ như được cấp trên, khách hàng gọi, xử lý phàn nàn từ khách hàng, xử lý lỗi, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp khẩn cấp…
Nhưng điểm khác biệt sẽ nằm ở thứ tự ưu tiên tiếp trong bước kế tiếp. Bạn sẽ chọn cấp 2 hay cấp 3? Sẽ nhiều người ưu tiên 3 hơn 2 đấy. Cấp 2 là những công việc quan trọng nhưng chưa vội, nên tâm lý chúng ta thường để lại phía sau. Ví dụ, đặt lịch hẹn với khách hàng quan trọng, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp cách đó 5 ngày, luyện tập một kỹ năng mới, input thêm một số kiến thức mới…có thể coi là những công việc thuộc cấp 2. Nhìn qua những công việc này không thuộc top ưu tiên, nhưng nếu lười, thời gian trôi qua ngay lập tức thứ tự ưu tiên sẽ vượt lên vị trí số 1. Đến lúc đã leo lên vị trí số 1 có khi bạn sẽ trở tay không kịp.
Ngược lại, đối với công việc thuộc cấp độ số 3 là những công việc khẩn nhưng không mấy quan trọng. Ví dụ như xử lý cuộc điện thoại nhỡ gọi đến, trả lời email mới nhận được, tiếp những vị khách không quá quan trọng… có thể xem là những công việc thuộc cấp 3. “Hãy sớm trả lời”, “Hãy trả lời trước 6:00 hôm nay”, khi bị ép vào những tình thế như thế này, nhiều khi chúng ta có tâm lý chuyển thứ tự ưu tiên công việc lên trên, nhưng nếu bị cuốn theo dòng xoáy này thì khó có thể nâng cao hiệu quả công việc.
Khi nhiều công việc chiếm thời gian của bạn, thay vì cảm nhận đã tạo ra được những thành quả gì, bạn sẽ tự mãn với việc đã làm được bao nhiêu việc.
Bí quyết làm nên thành công ở đây đó là bạn có thể nhanh chóng xử lý gọn gàng được công việc thuộc cấp độ 2 “Không gấp nhưng quan trọng”. Tưởng là đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện được đâu nhé.
Mức độ số 4 đó là “Không khẩn và không quan trọng” đồng nghĩa với việc không cần thiết. Ngược lại phải coi đây là những công việc không được làm mới đúng. Đặt cho tên gọi mỹ miều “Điều tra thông tin” để rồi ngồi lướt web, lướt qua các diễn đàn, mạng xã hội, viết comment…; “xây dựng mối quan hệ” để rồi ngồi chém gió dài hàng tiếng những chuyện không đâu. Nhìn sơ qua tưởng đó là những công việc có vẻ đúng với cái tên mỹ miều đấy nhưng không phần lớn đều là những sai lầm. Muốn biết đúng hay sai, hãy đánh giá hiệu quả thu được từ những việc làm đó là bạn có thể nhận ra ngay.
Trường hợp của tôi, khi bước chân tới văn phòng, việc đầu tiên sẽ làm đó là dành ra 1 phút để xếp thứ tự ưu tiên công việc. Trong đó dành ra một mục rõ ràng đó là “Danh sách những công việc KHÔNG LÀM hôm nay” từ danh sách những đầu việc trong ngày. Sau đó cố gắng điều chỉnh công việc để sao cho công việc cấp 2 sẽ được ưu tiên trước công việc cấp 3. Chỉ với 1 phút này thôi mà hiệu quả công việc bạn làm trong ngày sẽ thay đổi nhiều đấy. Hiệu quả công việc chứ không phải số đầu việc bạn hoàn thành đâu nhé.
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
