Bạn đã từng nghĩ tới việc hiệu quả hóa công việc văn phòng? Có thể bạn đã từng nghĩ tới vấn đề này khi ý thức tới lãng phí đang tồn tại tại nơi làm việc của mình. Trong bài viết này tôi sẽ giới thiệu với bạn hai ý tưởng giúp bạn có thể áp dụng được ngay cho văn phòng của mình.
Bạn đã bao giờ ý thức đến việc hiệu quả hóa công việc?
Tôi nghĩ ai cũng có thể hiểu ý nghĩa của cụm từ “Hiệu quả hóa công việc”. Tuy nhiên, nếu cấp trên yêu cầu “Hãy đưa ra ý tưởng để nâng cao hiệu quả làm việc” thì hẳn nhiều người sẽ phân vân “Hiệu quả hóa công việc là gì?”.
Hiệu quả hóa công việc ở đây được hiểu là việc giảm thiểu lãng phí để nâng cao hiệu quả công việc. Và tôi sẽ giới thiệu ngay với các bạn 2 ý tưởng để thực hiện ngay việc hiệu quả hóa công việc.
Thu thập ý tưởng từ nhân viên
Không ít công ty đã tổ chức thu thập ý tưởng nâng cao năng suất công việc nhằm mục đích nâng cao ý thức làm việc của nhân viên. Có những công ty đã đưa ra giải thưởng 300 yên cho một ý tưởng để khuyến khích nhân viên.
Nghe cụm từ “Hiệu quả hóa công việc” có vẻ khó nhưng thực ra không phải như vậy. Bời chúng ta có thể bắt đầu từ những ý tưởng rất đơn giản như “Thiết lập chế độ để máy tính nghỉ ngơi trong thời gian nghỉ giải lao giữa giờ trong công ty”, “Đậy nắp bồn vệ sinh để tiết kiệm lượng điện tiêu phí”.
Mặc dù 6000 yên không phải là một khoản tiền lớn cho 20 ý tưởng. Tuy nhiên điều này lại kích thích nhân viên luôn suy nghĩ ý tưởng để kaizen công việc của mình. Và việc này sẽ góp phần nâng cao ý thức của mỗi nhân viên và đương nhiên việc hiệu quả hóa công việc cũng góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty. Thế nên đối với một công ty chẳng phải khoản 6000 yên là rất nhỏ hay sao?
Nhân viên không phải chỉ làm việc theo chỉ thị của cấp trên nên nếu có thể tạo hứng thú cho họ với việc hiệu quả hóa công việc thì điều này sẽ giúp nâng cao ý thức và xây dựng thói quen tìm kiếm cách làm tốt hơn.
Triệt để sắp xếp nơi để đồ để ai cũng biết ở đâu có cái gì.
Làm sao để mọi nhân viên có thể biết được vị trí để đồ vật là rất quan trọng. Thời gian tìm kiếm chính là yếu tố lãng phí rất lớn trong công việc.
Đương nhiên, người quản lý sẽ biết được đồ vật nằm ở đâu, người sử dụng cũng biết đồ vật đại khái nằm chỗ nào. Tuy nhiên, nếu chỉ biết “đại khái nằm ở đâu” thì có thể lấy sử dụng được nhưng khi trả lại sẽ không biết phải để ở chỗ nào.
Dù có trả về đúng giá mà khác tầng thì cũng mất thời gian tìm kiếm của người sau. Ngoài ra nếu giá để lộn xộn và bừa bãi thì đương nhìn không thể tìm thấy ngay trong một ánh mắt. Người tìm không thấy đồ đương nhiên đã lãng phí thời gian của bản thân nhưng người đó đi hỏi người quản lý thì còn lãng phí thời gian của cả hai.
Trên đây chỉ là một ví dụ nhưng nếu chỉ cần cố định vị trí để đồ thì sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm. Ví dụ, một số công ty đã vẽ khung xung quanh vị trí để đồ. Làm như vậy sẽ quản lý được vị trí đồ vật với sai lệch không đến 1cm. Và người trả lại đồ cũng chỉ việc bỏ đồ vật vào trọng khung đã vẽ mà không lo nhầm chỗ. Đương nhiên, những chiếc khung đã cố định và đồ vật cũng không lộn xộn được.
Chỉ cần những công phu nho nhỏ như vậy, thời gian tìm kiếm đồ vật sẽ được giảm thiểu, hiệu suất công việc được nâng cao và chi phí của công ty cũng được tiết kiệm.
Vậy bạn còn chờ gì mà không áp dụng cho văn phòng nơi mình đang làm việc.
Bùi Linh
Theo Welq
