Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
[divider]
“Lãng phí do gia công” là gì?
“Lãng phí do gia công” cũng là một trong 7 loại lãng phí được Toyota triệt để loại bỏ.
Đây là những thao tác gia công không cần thiết, cũng chẳng ảnh hưởng gì trong quá trình sản xuất (thông qua các công đoạn) và chất lượng (Độ chính xác của sản phẩm gia công). Những công việc này cũng có thể gọi theo cách khác là những công việc không cần thiết, không ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành của công việc.
Trong công việc gia công, sẽ bao gồm cả những động tác hay công đoạn dư thừa. Ví dụ, khi cắt vật liệu tại mặt cắt sẽ xuất hiện phần kim loại còn thừa, sắc cạnh được gọi là “ba via”. Trong trường hợp gia công để phát sinh công đoạn làm sạch ba via thì chúng ta có thể suy nghĩ rằng đây chính là lãng phí.
Ở đây có một điểm cần lưu ý là “Việc chia sẻ mục đích”. Bởi vì lãng phí do gia công thường phát sinh bắt nguồn từ việc không chia sẻ với người khác mục đích.
Hãy cùng xem xét một ví dụ minh họa gần gũi với chúng ta.
Khi đang trên đường từ công ty về nhà, bạn nhận được tin nhắn “Mua giúp em bánh mỳ gối đã cắt lát” của vợ và bạn sẽ ghé qua siêu thị.
Nhưng thật không may mắn là hôm nay siêu thị đã bán hết bánh mỳ gối cắt lát, bạn nghĩ rằng “Loại bánh khác cũng được, dù sao thì bọn trẻ cũng thích loại này” và quyết định mua bánh hương vị dưa lưới.
Tiếc rằng về đến nhà vợ bạn đã la ngay khi nhìn thấy bánh bạn mua “Anh không mua bánh mỳ gối cắt lát thì làm sao em làm đồ ăn cho con ngày mai!”. Lí do là vì vợ bạn dự định làm bánh sandwich cho bọn trẻ ngày mai đi dã ngoại. Và kết cục là việc bạn mua bánh hương vị dưa lưới đã trở nên lãng phí.
Trong trường hợp này, nếu người vợ chia sẻ mục đích “Làm bánh sandwich” thì chắc chắn lãng phí do gia công đã không xảy ra.
Tùy thuộc vào mục đích mà cách làm tài liệu cũng thay đổi
Trong công việc cũng thường xảy ra nhiều việc tương tự như trên.
Ví dụ, khi làm tài liệu phát biểu, không ít người đầu tư công sức vào thiết kế bố cục và tạo hiệu ứng ảnh động. Nếu là những tài liệu mang tính cạnh tranh, so sánh dùng phát biểu bên ngoài công ty thì đương nhiên để tạo ấn tượng đầu tiên thật tốt thì dáng vẻ bề ngoài rất quan trọng.
Nhưng nếu chỉ là tài liệu sử dụng trong nội bộ công ty thì một tài liệu thật đơn giản đã được sắp xếp rõ ràng các điểm chính là đủ.
Nếu không xác nhận mục đích để làm tài liệu mà đầu tư công sức vào thiết kế bố cục thì sẽ là lãng phí vô cùng lớn. Nói một cách dễ hiểu hơn là “Làm quá mức cần thiết”. Để làm một tài liệu vừa lung linh và vừa dễ hiểu cần nhiều thời gian và công sức.
Tức là Việc xác nhận lại “Làm với mục đích gì?” trước khi bắt tay vào làm là rất quan trọng.
Hãy xác nhận “Đâu là điểm quan trọng nhất?” trước khi thực hiện
Cũng giống như mục đích, cần phải xác nhận lại “đâu là điểm quan trọng nhất” với người giao việc trước khi thực hiện.
Ví dụ, trong nhiều trường hợp, nếu đòi hỏi phải hoàn thành ở mức hoàn hảo 100% sẽ gây chậm so với kì hạn.
Đối với những tài liệu có ảnh hưởng lớn đến tình hình kinh doanh của công ty như bản đề án thì việc nâng cao mức độ hoàn thành là rất cần thiết nhưng với những tài liệu như bản tóm tắt nội dung cuộc họp thì mức độ hoàn thành cũng không quan trọng lắm. Bởi vì mục đích của bản tóm tắt là truyền đạt lại tới mọi người những điểm quan trọng trong cuộc họp nên dẫu có tóm tắt toàn bộ nội dung mà một tuần sau mới gửi đến mọi người thì cũng không được đánh giá tốt.
Trong những trường hợp như thế này, thay vì tập trung vào mức độ hoàn hảo thì nên hoàn thành công việc một cách hiệu quả và tốn ít công sức nhất. Có nghĩa là không phải mức độ hoàn hảo, tốc độ mới là yếu tố cần thiết.
Việc xác nhận trước “Công việc này làm với mục đích gì?” và “Đâu là điểm quan trọng nhất?” sẽ giúp chúng ta tránh được lãng phí do gia công.
Quyết định sẵn “Mục tiêu” cho công việc
Cùng làm công việc như nhau, anh A chỉ hoàn thành trong 1 giờ, còn anh B mất những 3 giờ mà chất lượng lại kém.
Sự khác biệt này có thể do năng lực hoặc kinh nghiệm nhưng đối với những người làm việc mất nhiều thời gian nhưng chất lượng lại kém hơn người khác thì có khả năng trong cánh làm đang tồn tại nhiều lãng phí.
Ví dụ, trong trường hợp “Làm tài liệu tổng hợp tình hình của lĩnh vực OO”, anh A do biết trang web có dữ liệu liên quan đến lĩnh vực cần tìm kiếm nên làm rất hiệu quả và hoàn thành sau chỉ 1 giờ. Còn anh B hoàn toàn không biết sự tồn tại của trang web trên nên đã tìm cả trên internet và trong sách báo nên đã tốn mất 3 giờ đồng hồ.
Nếu cách làm của anh A được chia sẻ tới anh B thì chẳng phải anh B cũng có thể kết thúc công việc đó trong vòng 1 giờ hay sao?
Tại Toyota, luôn tồn tại suy nghĩ “Thiết lập mục tiêu”. Tất cả cách làm và điều kiện trong từng công việc đều được quyết định sẵn, nói cách khác nhân viên chỉ việc “làm theo hướng dẫn này”. Hay chính là “một hệ thống để ai làm cũng tạo ra một kết quả như nhau”.
Công việc tại văn phòng cũng vậy, nếu có thể chia sẻ “tiêu chuẩn” của công việc giữa các nhân viên thì ai cũng có thể hoàn thành được ở mức độ nhất định mà không lãng phí thời gian. Đối chiếu với ví dụ ở trên thì nếu có tiêu chuẩn “Nếu làm tài liệu về tình hình lĩnh vực OO thì tìm nguồn ở đây” thì anh B cũng như anh A đều có thể hoàn thành công việc với chất lượng và thời gian tương đương.
POINT: Liệu chúng ta có đang làm những công việc không cần thiết hàng ngày, những việc đó không làm cũng được hay không? Những công việc “lãng phí do gia công” đang ẩn khuất trong công việc chúng ta làm hàng mỗi ngày
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
Nguyet Mooncake