Sau 2 bài viết khái quát về giải quyết vấn đề và định nghĩa vấn đề theo phong cách Toyota, bạn đã chọn ra và làm rõ được vấn đề của bản thân hay chưa? Nếu vấn đề của bạn đã rõ ràng, chúng ta cùng nhau tiến sang bước 2 trong giải quyết vấn đề theo Toyota, “Xác định bộ phận sẽ công kích”. Nội dung chính của bài này là làm rõ mức độ quan trọng và phương pháp của việc xác định chính xác bộ phận sẽ công kích bằng số liệu thực tế. Hi vọng sau khi đọc bài viết này, các bạn có thể vận dụng một cách linh hoạt suy nghĩ “xác định bộ phận sẽ công kích” để đánh trúng đích, giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
- Phương pháp xác định bộ phận sẽ công kích
Sau khi làm rõ khoảng cách giữa “lý tưởng” và “hiện trạng” thì việc tiếp theo là xác định bộ phận sẽ công kích. Đặc định bộ phận sẽ công kích là việc phân tích vấn đề, nắm rõ hiện trạng để tìm ra bộ phận nào phát sinh nhiều vấn đề nhất.
Ví dụ, sau bài kiểm tra tiếng anh, 2 bạn học sinh đạt kết quả chưa tốt đưa ra 2 ý kiến. Bạn A nói rằng: “Bài kiểm tra này chỉ là một phần, bài tiếp theo sẽ cố gắng đạt điểm cao hơn”, bạn B thì nói rằng: “Mình đã không đạt được mốc điểm 90 đã đặt ra ban đầu, phần bị điểm kém là phần đọc hiểu, vì vậy lần tới sẽ cố gắng ôn thật kỹ phần này”. Theo bạn ai sẽ là người có thể đạt điểm cao hơn trong kỳ thi tới? “Cả hai cùng quyết tâm cố gắng nên không phải ai cũng có thể đạt điểm cao hơn hay sao?” Tuy nhiên, nếu lần tới, A ôn tổng hợp các phần thì phần điểm kém lần trước vẫn bị điểm kém hơn nên tổng hợp điểm sẽ không thể đạt như mong muốn.
Ưu điểm của việc xác định bộ phận sẽ tấn công là gì? Nhờ vào việc xác định bộ phận sẽ tấn công, bạn sẽ biết được nguyên nhân thực sực làm phát sinh vấn đề nằm ở đâu (bước 4) từ đó đưa ra được những đối sách để thu được kết quả tốt nhất (bước 5).
Ví dụ, có một quán mì gần đây lợi nhuận kinh doanh đang bị suy giảm. Trường hợp ông chủ không xác định được bộ phận sẽ công kích, ông chủ sẽ đưa ra giải pháp chung chung như phát tờ rơi ở trước ga, đẩy mạnh quảng cáo qua internet…, ngược lại trong trường hợp ông chủ ấy xác định được rằng thực tế lợi nhuận suy giảm chủ yếu là do lợi nhuận của món cơm rang bị giảm mạnh thì ông sẽ tiếp cận vấn đề theo hướng khác. Có thể ông chủ sẽ đặt ra những nghi vấn như thực đơn không hấp dẫn, hoặc vị của cơm không ngon. Theo bạn trong hai cách tiếp cận vấn đề ở trên, đâu là cách làm tốt hơn?
Việc đánh trúng đích “bộ phận sẽ công kích” là rất quan trọng, nhưng làm thế nào để tìm ra được bộ phận đó? Đừng vội áp đặt ngay quan điểm, kinh nghiệm cá nhân mà bạn hãy lùi lại một bước và suy nghĩ về vấn đề trên nhiều phương diện khác nhau. 4W (What, When, Who, Where) là một trong những công cụ hữu hiệu giúp bạn tìm ra bộ phận cần tấn công. Cùng phân tích ví dụ lợi nhuận quán mì suy giảm theo 4W xem thế nào nhé.
– What: Món nào bị giảm lợi nhuận -> xem xét các món ăn trong thực đơn, đơn giá
-When: Thời gian nào bị giảm lợi nhuận? -> phân biệt theo ngày thường và cuối tuần, thời gian trong một ngày
-Who: Đối tượng khách hàng nào giảm? -> Xem xét dựa trên giới tính, độ tuổi…của khách hàng
-Where: Cửa hàng nào bị giảm lợi nhuận? -> Xem xét theo từng chi nhánh, khu vực
Trả lời được 4 câu hỏi trên bạn sẽ phân tích được vấn đề theo nhiều khía cạnh khác nhau và xác định được bộ phận sẽ công kích.
2. Mức độ quan trọng của việc xác nhận bằng số liệu thực tế
Nhiệt độ trái đất đang tăng lên là vấn đề chúng ta nhắc đến hằng ngày, nhưng thực tế trái đất đã nóng lên bao nhiêu độ, bạn có thể trả lời được không? Tôi có nghe loáng thoáng đâu đây nhưng kết cục khi đưa ra câu trả lời, tôi đã trả lời sai. Một ví dụ đơn giản hơn nhé, đố bạn biết đồng tiền mệnh giá 50,000 VNĐ dài hơn đồng tiền mệnh giá 10,000 VNĐ đang lưu hành trên thị trường bao nhiêu mm?
Dẫu là những vật ở xung quanh, sử dụng hàng ngày nhưng nhận thức về chúng thì lại hoàn toàn khác biệt đối với mỗi cá nhân. Vì vậy, thay vì dựa vào cảm tính và suy nghĩ trừu tượng hãy dựa vào những số liệu cụ thể để đánh giá khách quan hiện trạng mang tính định lượng. Điều này là vô cùng quan trọng trong giải quyết vấn đề.
Tác giả: Kiều Chinh
Hiệu đính: Nguyễn Sinh Côn