Trong thời đại kinh tế phát triển nhanh chóng như hiện nay, mọi sự thay đổi diễn ra một cách chóng mặt thì không chỉ ngành sàn xuất mà con người cũng phải thay đổi để thích nghi với xu hướng chung. Sự thay đổi dù rất nhỏ của mỗi thành viên cũng sẽ góp phần thúc đẩy sự thay đổi của một tổ chức. Vì vậy, nói Kaizen là nhiệm vụ của tổ chức, doanh nghiệp nhưng chúng chính là nhiệm vụ của mỗi thành viên trong đó.
Trong hoạt động Kaizen, việc tìm ra vấn đề là rất quan trọng. Đối với những vấn đề tìm ra chúng ta có thể đưa ra những đối sách tương ứng để giải quyết. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để chúng ta nhìn thấy vấn đề. Có những vấn đề ẩn khuất phía sau hiện trạng và có thể nảy sinh bất cứ lúc nào. Nếu không thể tìm được những vấn đề này trước khi chúng xảy ra thì bạn hay doanh nghiệp của bạn sẽ phải chịu tổn thất.
Chúng ta sẽ cùng phân tích điều này ra một ví dụ đơn giản như hình 1. Đây là góc làm việc của một thành viên trong nhóm Vietfuji Nếu nhìn lướt qua bức ảnh này bạn sẽ cảm nhận thấy điều gì? Người đã sắp xếp góc làm việc này đã trả lời rằng, bạn ấy không thấy có vấn đề gì ở đây cả vì nghĩ mình đã sắp xếp khá gọn gàng. Nhưng hãy thử suy nghĩ những vấn đề gì sẽ tồn đọng trong góc làm việc này?
– Giả sử khi bạn muốn một con ốc và chiếc tuốc nơ vít thì bạn có thể tìm thấy bởi bạn ấy biết nó nằm đâu đó trong những chiếc hộp kia. Nhưng nếu là tôi, tôi sẽ phải tục tung nó lên để tìm kiếm và cũng không chắc là sẽ tìm được vì tôi không biết rằng những thứ tôi tìm sẽ có ở trong góc này không. Việc tôi phải hỏi anh bạn mình là điều tất yếu. Nếu chúng tôi là một nhóm làm việc thì vô tình đây là sự lãng phí thời gian.
– Nhìn thử vào trong hộp bạn sẽ thấy nó chứa cả những thứ không cần thiết như giấy lộn, túi nilong…mặc dù chức năng của chiếc hộp này là chứa vật liệu.
– Hay những hộp giấy kia chứa cái gì? Những tập tài liệu kia có nội dung ra sao? Tất nhiên là rất khó đoán nếu tôi không lật tung tất cả lên.
Qua một vài câu hỏi trên chúng ta có thể thấy một góc làm việc nhỏ như thế còn chứa rất nhiều vấn đề cản trở tới công việc chứ huống chi là một công xưởng rộng lớn. Vì vậy, luôn tìm kiếm vấn đề để giải quyết là phương hướng trong mọi hoạt động Kaizen.
Về cơ bản, Kaizen là hoạt động nhằm giúp chúng ta xóa bỏ khoảng cách giữa hiện trạng và trạng thái lí tưởng mà mỗi người hướng tới. Để định nghĩa các trạng thái này thì việc áp dụng các phương pháp như 5S, Mieruka (Quản lý bằng mắt), tiêu chuẩn hóa… là rất quan trọng. Những phương pháp này sẽ giúp chúng ta nhìn ra sự khác biệt giữa hiện trạng và trạng thái lý tưởng. Đây chính là vấn đề. Việc giải quyết được vấn đề này cũng đồng nghĩa với việc đưa tổ chức tiến gần hơn với trạng thái lý tưởng hay mục đích hướng tới.
Xem tiếp nội dung trang 2 tại đây ➡
