Tập 2: Giao tiếp trong công việc
Thói quen số 5: Chưa tóm được ý chính đã bắt đầu nói chuyện
Bạn và những người đồng nghiệp đã từng có những suy nghĩ như thế này bao giờ chưa?
Có điều muốn nói ngay tới cấp trên, nên đã báo cáo với cấp trên trong sự vội vàng mà chưa tóm tắt được những điểm chính cần truyền đạt
Câu chuyện được khơi mào theo cảm tính mà lập luận và suy nghĩ của cả đôi bên không ăn khớp với nhau
Cấp trên hay đối tác là những người vô cùng bận rộn nên khi họ có thời gian là phải tranh thủ ngay, do đó không có thời gian để chỉnh lý chỉnh đốn lại những suy nghĩ và cảm xúc.
Tôi đã làm như thế này
Không nói chuyện một chiều
(Anh Kogawa – Phòng nhân sự)
Công việc của tôi là tuyển dụng những sinh viên mới tốt nghiệp đại học, và trong số những sinh viên ấy có cả những người còn chưa từng nghe tới tên của công ty của chúng tôi Bởi vậy, trong quá trình trò chuyện với các bạn cũng như giới thiệu công ty, một mặt tôi luôn chú ý không để câu chuyện bị đẩy đi theo hướng phát ngôn một chiều. Mặt khác tôi luôn chú ý tới cảm giác của đối phương khi nghe câu chuyện của tôi được “kể ra” với tiền đề là người nghe chưa từng biết về điều này và chưa có kiến thức về nó. Đây là bí quyết để tôi lựa chọn ngôn từ khi nói chuyện và lựa chọn trọng tâm khi làm việc với các bạn sinh viên..
Bản thân tôi cũng là người thích nói bởi vậy tôi cũng hiểu được mong muốn truyền đạt một mạch tất cả những gì mình muốn nói tới đối phương. Tuy nhiên nếu chỉ là câu chuyện một chiều thì đó không được gọi là giao tiếp. Giao tiếp được hình thành khi trong câu chuyện có sự kết hợp của đôi bên. Thay vì vội bộc lộ tất cả cảm xúc, hãy dành một hơi để suy nghĩ xem nói như thế này thì đối phương sẽ suy nghĩ như thế nào nhỉ? Hoặc đối phương sẽ phản ứng ra sao nhỉ? Nếu bạn có được thói quen quan tâm tới cảm xúc của đối phương để bắt đầu câu chuyện tôi tin bạn sẽ có thêm nhiều bạn và thêm nhiều thành công đấy.
Thói quen số 6: Đổ lỗi cho người, giả bộ biết rồi
Khi có vấn đề hoặc sai sót xảy ra, nếu bạn có một mớ những lý do để đổ lỗi cho cấp trên hoặc cấp dưới, đổ lỗi tại môi trường làm việc không tốt hay tại cái nọ cái kia mà không hề suy nghĩ về nguyên nhân vấn đề từ phía mình thì đó là một thói quen đáng tiếc. Bởi khi bạn đang phân bua để bảo vệ cái sĩ diện hão của mình thì những người làm việc chuyên nghiệp họ đã dành thời gian đó để rút kinh nghiệm và tìm hướng cải thiện tình hình. Đừng để đánh mất thời gian và cơ hội sửa chữa vì thói quen đáng tiếc này nhé.
Cũng tại tính sĩ diện hão mà giả bộ biết mọi chuyện rồi, thì sau đó bạn sẽ là người lãnh mọi hậu quả. Nếu không biết hãy thành thực nói là không biết, xung quanh bạn sẽ có những người có thể giúp đỡ sự trung thực của bạn và qua đó giúp bạn xây dựng được những mối quan hệ tốt và bền lâu.
Thói quen số 7: Cho dù có bận đến mấy nhưng không thể nói không khi được/bị nhờ vả
Khi thấy đồng nghiệp gặp khó khăn, mặc dù là bản thân cũng còn một núi việc cần giải quyết nhưng vì “thương” nên đã nhận làm luôn việc của bạn.
(Một nhân viên nam tuổi ngoài 30)
Khi ai đó nhờ tôi làm việc gì tôi nhận lời ngay, nhưng vì không biết sắp xếp thứ tự ưu tiên sao cho phù hợp nên những công việc quan trọng của mình thường bị chậm lại
(Một nhân viên tuồi ngoài 40)
Khi bị/được ai đó nhờ vả mà không thể từ chối là dấu hiệu của một người hiền lành tốt bụng với người khác nhưng lại hoàn toàn không hề hiền lành và tốt bụng với chính bản thân mình một chút nào. Hãy mạnh dạn từ chối trong những trường hợp cần thiết. Tất nhiên khéo léo trong cách từ chối cũng là một kỹ năng và thói quen cần thiết trong công việc.
Thói quen số 8: Ôm việc một mình
Công việc mà tôi đang đảm nhiệm hiện tại không có ai có thể thay thế được. Tôi cũng không có thời gian để chỉ người khác cách làm.
(Một nhân viên tuổi ngoài 40)
Nếu ôm việc một mình thì quả là một người cố gắng và có thể không muốn làm ảnh hưởng tới những người xung quanh. Tuy nhiên nếu cứ duy trì cách làm này một khi công việc không tiến được như kế hoạch sẽ khiến bạn trở thành người làm ảnh hưởng và làm liên lụy tới những người xung quanh.
Tôi đã làm như thế này
Trước tiên tôi chia việc cho nhân viên cấp dưới, sau đó bắt tay vào công việc của mình. Tôi không ôm tất cả công việc vào mình, việc gì có thể phân chia cho người khác được thì phân chia. Việc gì bắt buộc tôi phải làm tôi sẽ làm đồng thời tôi cũng lên kế hoạch để đào tạo những người có thể thay tôi xử lý công việc khi cần thiết.
Những thông tin liên quan tới công việc tôi luôn chia sẻ với mọi người trong cùng bộ phận để sao cho có thể dễ dàng nhận được sự hợp tác của mọi người trong những trường hợp cần thiết.
Thói quen số 9: Tích trữ email không cần thiết
Hộp thư điện tử lúc nào cũng ở trạng thái đầy mail, có những người có cả ngàn mail chưa đọc. Hỏi tại sao mọi người trả lời đó là những mail không cần thiết. Nếu không cần thiết sao không xóa đi hoặc chuyển sang một folder khác?
Tôi đã làm thế này
In E-mail quan trọng để lưu trữ
(Chị Fukui Wakana phòng SX nước ngoài)
Tôi làm việc ở phòng sản xuất nước ngoài nên phải liên lạc với rất nhiều khách hàng từ trong nước tới ngoài nước. Những email từ khách hàng có nhiều email kèm theo các file quan trọng liên quan tới bản vẽ kỹ thuật, hợp đồng, bảng báo giá…bởi vậy việc quản lý email đối với tôi là công việc hết sức quan trọng. Những file đính kèm tôi in ra hoặc bảo quản sang một khu vực khác để quản lý. Tôi gắn tên theo nội dung và thời gian nhận mail để dễ truy cập lại email và có thể dễ dàng tìm lại những thông tin quan trọng. Hơn nữa với cách làm này tôi cũng cảm thấy an tâm hơn bởi chẳng may tôi lỡ tay xóa mất email quan trọng thì sẽ gặp vấn đề lớn.
Thực hiện: Nguyễn Sinh Côn
Tham khảo: Mizuho (12/2014)
