Đã bao giờ bạn suy nghĩ tại sao không đạt được hiệu quả như mong muốn khi làm việc chưa? Tại sao lại khó cho ra được thành quả như vậy? Nguyên nhân có thể nằm ở “điểm mù” nơi bạn không hề nhận ra những thói quen xấu đang làm ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Vậy những thói quen ấy là gì và làm thế nào để giải quyết những thói quen này? Trong số báo này, chúng ta hãy cùng VietFuji tìm hiểu về chủ đề này qua loạt bài đặc biệt trên tập san của tờ báo nội bộ công ty NGK (công ty về gốm sứ và linh kiện ceramics cho các sản phẩm điện tử và ô tô) và cùng khám phá cách xử lý những thói quen này của những người trong cuộc nhé.
Tập 1: Cách tiến hành công việc
Thói quen số 1: Tiến hành đồng thời nhiều công việc một lúc, tất cả đều không đến đầu đến đuôi
Có thể nói việc tiến hành đồng thời nhiều công việc cùng lúc là một thói quen đáng tiếc. Có thể bạn sẽ có đủ lý do để biện minh cho mình để chứng minh rằng mình rơi vào tình trạng không làm thế thì không được. Nhưng tiếc rằng não người không phải chiếc máy tính, mỗi lần bật nút cho bộ não thay đổi từ việc A sang việc B, não phải có thời gian điều chỉnh. Những lúc như thế này không chỉ làm phát sinh thời gian lãng phí mà còn có nhiều khả năng khiến não phải chịu thêm nhiều áp lực. Về cơ bản, chỉ tập trung vào một công việc và hoàn chỉnh chúng là cách làm mang lại hiệu quả. Không tin bạn hãy thử áp dụng vào trong công việc hay chính những hoạt động xung quanh bạn thử xem.
Tôi đã làm như thế này
Những việc gì có thể xử lý trong thời gian không quá 5 phút thì xử lý ngay tại đó.
(Một anh nhân viên ngoài 20)
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, lằn lượt xử lý từng đầu việc một từ quan trọng tới ít quan trọng.
(Anh nhân viên ngoài 40 tuổi)
Dự tính thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể. Đối với những công việc nhỏ tranh thủ xử lý trong những khoảng thời gian trống.
(Anh nhân viên ngoài 40)
Thói quen số 2: Quá cầu toàn, coi trọng chất lượng hơn tốc độ
Khi bạn được giao công việc với thời gian cho phép tối đa là 3 ngày bạn sẽ chăm chỉ làm thật chỉnh chu từng bước từng bước một cho tới lúc sát thời gian “giao hàng” để hoàn chỉnh được 95% công việc hay bạn sẽ làm trong một ngày và giao lại cho cấp trên với mức độ hoàn chỉnh là 70%?
Nếu bạn quá cầu kỳ cho công việc bạn đang làm, làm cho tới khi hoàn chỉnh mới giao lại cho cấp trên hoặc đối tác thì điều gì sẽ xảy ra? Cũng có thể bạn sẽ nhận được những lời khen, những lời động viên cho những cố gắng. Nhưng nếu đối phương có những ấn tượng hoặc suy nghĩ khác bạn thì trước hết bạn sẽ mất thêm nhiều thời gian để sửa lại công việc mà bạn vẫn tự mãn là hoàn chỉnh đó. Thay vì theo đuổi sự cầu toàn, bạn hãy thử coi trọng yếu tố tốc độ, hãy hoàn chỉnh sơ lược và sau đó quan sát phản ứng của đối phương rồi cuối cùng mới bước sang giai đoạn hoàn chỉnh công việc. Cách làm này có thể giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian, tạo được thói quen làm việc nhanh và tránh được những lãng phí do cầu toàn không cần thiết. Tất nhiên nếu quá coi trọng tốc độ thì nội dung công việc cũng có khi bị sơ sài. Nói vậy có nghĩa là yếu tố cân bằng giữa mức độ hoàn chỉnh và tốc độ là điều vô cùng quan trọng. Đối với mỗi công việc, tỷ lệ của hai yếu tố này là như thế nào, tôi cá bạn là người nắm rõ hơn cả.
Tôi đã làm như thế này
Không đắn đo suy nghĩ một mình, mạnh dạn nhờ sự giúp đỡ của những người xung quanh.
(Anh Fukui – Phòng kế toán)
Tôi đảm nhiệm các công việc liên quan tới quyết toán trong công ty. Những công việc này đòi hỏi phải nắm vững những kiến thức về kế toán, về luật thuế vụ, tiêu chuẩn kế toán và cả những điều lệ công ty. Tất nhiên cũng sẽ cần phải xử lý các con số một cách nhanh chóng và chính xác. Mới vào công ty được 2 năm nên tôi cũng gặp phải nhiều vấn đề khi đưa ra những quyết định. Là công việc liên quan tới những con số và cũng là công việc không cho phép xảy ra sai sót, nên những khi gặp khó khăn tôi thường không đắn đo một mình mà tôi thường xin những lời tư vấn và chỉ bảo của những người xung quanh đặc biệt là những đàn anh đi trước.
Khi nhận được công việc, ngay lập tức tôi đặt chân vào vạch xuất phát. Luôn tạo cho mình cảm giác làm việc nhanh và không có sự đứt quãng là cách làm của tôi. Nếu có thắc mắc hoặc vấn đề khó khăn, tôi lựa chọn cách trao đổi và xin tư vấn từ những người xung quanh.
Thói quen thứ 3: Không quyết định được công việc và thứ tự công việc của một ngày. Thôi thì cứ “vớ” được việc gì thì làm việc đó vậy
Bạn đã bao giờ thức dậy và chẳng biết hôm nay phải làm gì, thôi thì có việc gì nhớ ra thì làm hay không? Chắc đó là những ngày nghỉ thôi, còn đối với công việc hoặc học tập cách chạm tay vào việc không theo một phương hướng nào cả sẽ chỉ làm giảm hiệu quả công việc và tiêu tốn thời gian của bạn mà thôi. Sáng thức dậy và viết ra danh sách những công việc cần giải quyết (todo list) chỉ cần vậy thôi ít nhất cũng giúp bạn giải phóng được cảm giác “chẳng biết phải làm gì hôm nay”. Ở cấp độ cao hơn, bạn sẽ quyết định thứ tự cho các công việc. Cách làm này sẽ giúp bạn cảm nhận được cảm giác hoàn thành công việc và không bị xoáy theo bởi những công việc không tên. Lợi ích nhiều vậy, tại sao chúng ta không bắt đầu một ngày với một danh sách các đầu việc và thứ tự ưu tiên cho chúng nhỉ?
Tôi đã làm như thế này
Quản lý kế hoạch trung hạn và dài hạn bằng sổ tay.
(Anh Ozaki – Bộ phận sản xuất cảm biến)
Công việc của bộ phận cảm biến có liên quan tới các đối tác nước ngoài và thường xuyên bị lùa hạn giao hàng. Bộ phận cảm biến cũng là bộ phận nổi tiếng với những yêu cầu khắt khe về chất lượng. Trong những điều kiện như thế bắt buộc chúng tôi phải quyết định lộ trình làm việc hàng ngày nếu không muốn lỡ hẹn với khách hàng. Để có thể quan sát được tổng thể công việc và quyết định được những đầu việc nhỏ cho những thời gian ngắn tôi sử dụng sổ tay để lưu lại bản kế hoạch trung hạn và dài hạn. Sử dụng sổ tay sẽ giúp tôi quan sát được công việc một cách nhanh chóng ở bất cứ đâu, ở công xưởng, trong lúc họp, lúc đi tàu điện hay thậm chí ngay tại nhà.
Lập bảng theo dõi công việc
(Anh Matsumoto – Phòng tổng vụ )
Phòng tổng vụ thường xuyên có những yêu cầu giúp đỡ từ những bộ phận khác. Bởi vậy, một mặt chúng tôi cần phải xử lý nhanh chóng đối với những yêu cầu hỗ trợ này đồng thời cũng không được lơ là những công việc chính của phòng. Để làm được điều này, tôi và nhân viên trong phòng tổng vụ lập ra bảng quản lý công việc. Bảng này bao gồm hai điểm chính: một là thứ tự ưu tiên (A, B, C…) để quyết định thứ tự làm việc và thứ tự chèn các công việc không tên ở trên vào, hai là tiến độ công việc (phân biệt theo màu) để có thể nhìn thấy ngay những công việc đang làm và cần làm, thứ tự ưu tiên và tiến độ thực hiện. Chúng tôi thường nói vui, bảng quản lý công việc này là bảo bối phòng tổng vụ đấy.
Sắp xếp công việc trong lúc trên đường đến công ty
(Anh Fuji – Phòng nghiên cứu KTSX)
Tôi đi làm bằng xe buýt, nên mỗi sáng khi ngồi trên xe tôi tranh thủ thời gian này để sắp xếp thứ tự công việc cho một ngày. Tôi cố gắng làm việc này trước khi tới công ty để khi ngồi vào bàn làm việc có thể bắt tay ngay được vào công việc. Lúc về, tôi thường suy nghĩ về những dữ liệu thí nghiệm thu được và so sánh với kết quả của buổi trước. Có thêm thời gian tôi suy nghĩ về kế hoạch thí nghiệm cho ngày hôm sau. Chỉ vọn vẹn chưa đầy 10 phút xe buýt nhưng đó là khoảng thời gian giúp tôi tránh được sự “bí” khi làm việc và khiến tôi luôn cảm thấy được kế hoạch làm việc rõ ràng, rành mạch.
Thói quen số 4: Việc nào thấy phiền sẽ để lại phía sau
Việc nào càng thấy phiền thì càng tốn thời gian để xử lý và tất nhiên nó càng khiến bạn suy nghĩ công việc này là một khối u phức tạp. Trong một ngày làm việc, buổi sáng là thời gian tỉnh táo và bộ não có thể tập trung cao độ và đủ sức để vượt qua những công việc “phiền phức” như thế này. Vậy tại sao chúng ta không thử dọn sạch những công việc này vào buổi sáng khi bắt đầu ngày mới nhỉ?
Tôi đã làm như thế này
Để đầu óc thanh thản, việc phiền phức nhưng quan trọng thì tôi vẫn ưu tiên làm trước.
(Một chị tuổi ngoài 40)
Nếu để những việc phiền phức và không muốn làm lại phía sau thì khi bắt tay vào làm việc khác cũng không thể dồn hết tâm sức cho nó được, do vậy để đầu óc được thoải mái, những công việc này nên được xử lý trước tiên. Để lại phía sau, khi bắt tay vào làm sẽ có cảm giác vội vã và dễ mắc phải nhiều lỗi đánh tiếc.
Xem tiếp nội dung bài viết ở ➡ trang 2
