Nguồn ảnh: Buecherwurm_65
1. Hãy thay đổi suy nghĩ “Kaizen là công việc của công xưởng sản xuất”
Không ít người mang nghĩ rằng Kaizen (cải thiện) là công việc của công xưởng sản xuất nhưng đó là một suy nghĩ hoàn toàn sai lệch. Kaizen liên quan tới tất cả các bộ phận, bao gồm cả những bộ phận gián tiếp. Việc xây dựng được một thể chế thống nhất sẽ góp phần phát huy hiệu quả công việc. Vì vậy, việc “tất cả mọi người cùng tham gia hoạt động” vẫn chưa đủ, mà mỗi người phải ý thức được rằng “việc họ tham gia với tinh thần tự chủ và tích cực” có vai trò rất quan trọng.
Có một công ty A đã nâng cao được năng lực rất nhanh sau khi áp dụng phương thức làm việc của Toyota. Vì thế, họ đã quyết định tổ chức một buổi phát biểu về Kaizen và mời những cán bộ của các công ty trong cùng nhóm tham gia. Buổi phát biểu về Kaizen cũng tổ chức tham quan công xưởng và việc phụ trách hướng dẫn buổi tham quan được giao cho 5 nhân viên trong bộ phận gián tiếp. Tuy nghiên, những thành viên đó lại không hề biết gì về cách thức sản xuất và Kaizen tại công xưởng.
Tuy tất cả mọi người cùng làm việc trong một công ty nhưng không chắc chắn rằng mọi người hiểu rõ tất cả công việc của các bộ phận khác trong công ty. Đặc biệt với một công ty lớn thì việc giao lưu giữa bộ phận gián tiếp và bộ phận sản xuất không nhiều, vì vậy cũng không có cách nào để biết được công việc thường ngày của các bộ phận khác.
Từ đó, 5 nhân viên của công ty A nhận ra rằng không thể để tình trạng đó tiếp diễn nên họ đã hỏi kinh nghiệm từ nhân viên của các công ty khác cùng Group đã tổ chức các buổi tham quan công xưởng giống như vậy. Tuy nhiên, họ chỉ nhận được những câu trả lời không rõ ràng. Họ đã tự quyết định rằng bản thân sẽ tự tìm hiểu . Sau đó, họ quyết định chủ đề, phân chia người phụ trách và bắt đầu tìm hiểu để chuẩn bị cho buổi tham quan công xưởng 1 tháng sau đó. Đầu tiên, họ xuống công xưởng, quan sát công việc và hỏi chuyện những nhân viên làm việc trực tiếp dưới công xưởng.
2. Sự nhất quán sẽ nâng cao ý thức cải cách, vì thế sẽ sinh ra hiệu quả gấp bội trong Kaizen
Một thành viên trong nhóm 5 người kia tâm sự rằng “Từ sau khi vào công ty, vì công việc của mỗi người là riêng biệt nên cho tới khi nhận được chỉ thị làm người phụ trách hướng dẫn thì công việc ở công xưởng sản xuất là gì tôi hoàn toàn không hay biết. Tôi cũng không hề quan tâm hay có ý muốn biết về những công việc ấy. Tuy nhiên, sau khi đến công xưởng và nghe những câu chuyện từ những người đang làm việc trực tiếp, tôi đã hiểu rõ được rằng để làm ra những sản phẩn tốt thì mỗi ngày họ đều đang rất cố gắng. Sau khi được cho xem những tấm ảnh trước và sau khi Kaizen thì tôi hiểu ra rằng cách thức Kaizen luôn được thay đổi và tôi thực sự rất cảm động về điều đó.
Đối với công ty, buổi tham quan công xưởng vốn dĩ chỉ là nơi để giới thiệu thành quả Kaizen đến các công ty khác trong cùng Group. Tuy nhiên, ngoài thành quả thu được từ buổi tham quan thì những nhân viên của bộ phận gián tiếp đã biết được thành quả Kaizen của những người làm việc trực tiếp trong công xưởng sản xuất. Sau đó, tại bộ phận gián tiếp đã bắt đầu nghe được những câu nói như thế này “Vì nhân viên dưới công xưởng đang rất cố gắng, nên chúng ta cũng phảicố gắng hết sức cùng họ. Không nên để mặc họ một mình”.
Sau khi hoạt động Kaizen được triển khái trong toàn bộ phận thì hiệu quả làm việc trong công ty đã dần dần được nâng cao lên gấp bội.
Toyota đã trở thành số một thế giới như thế nào?
Trong phương pháp Kaizen của Toyota thì Kaizen không phải là trách nhiệm của công xưởng hay một bộ phận, một cá nhân mà Kaizen là tất cả mọi người cùng quan tâm, tất cả cùng hợp sức đưa ra sáng kiến và cùng hành động một cách tích cực.
Người dịch: Nguyễn Thị Kiều Chinh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
