(Nguồn ảnh: NSCblog.com)
Bất cứ tổ chức nào cũng có nhiều quy chế cũ, không hợp thời. Mỗi khi có nghi vấn về tính cần thiết hay cảm thấy bất tiện về bất cứ quy chế nào, mà chỉ trả lời cho qua chuyện kiểu như “vì đó là quy chế” thì không ổn. Quy chế không hợp với tình hình hiện tại, cách làm không có hiệu suất cao cần phải thay đổi. Quan trọng hơn nữa là tư thế sẵn sàng, không chần chừ khi thay đổi những quy chế lỗi thời.
Quy tắc không phải thứ cố định, mà là những thứ chúng ta tự quyết định.
Trong phương thức Toyota, có một quan niệm là luôn chuyển những thứ được quy định thành thứ “ta tự quyết định”. Ví dụ, trong công trường thì lúc ban đầu luôn yêu cầu các công nhân phải thức hiện đúng các bước tác nghiệp trong phiếu tác nghiệp tiêu chuẩn. Tuy vậy, trong quá trình làm việc nếu nhận ra cách làm khác nhanh và hiệu quả hơn thì cứ việc viết vào phiêu đề xuất cải thiện để đề xuất thay đổi nội dung phiếu tác nghiệp tiêu chuẩn.
Nói tóm lại, trong phương thức Toyota, không được thụ động giữ nguyên những gì có sẵn trong phiếu tác nghiệp tiêu chuẩn mà phải đưa ra trí tuệ bản thân để tự quyết định nên phiếu tác nghiệp tiểu chuẩn, đó là cách làm việc chủ động và sáng tạo.
Cách làm ấy không chỉ gói gọn trong ví dụ trên mà còn trong vô vàn các mặt khác của công việc, vừa phải tuân thủ quy chế, vừa phải cải tiến quy chế theo hướng tốt hơn.
Phải đổi mới quy chế sai lầm.
Ông P, đảm nhiệm chức vụ tổng giám đốc của một công ty với tình hình kinh tế đang rơi vào tình trạng báo động đỏ, quyết định cải tiến những quy chế cũ để tái kiến thiết lại công ty theo phương thức Toyota.
Ví dụ như quy định giờ nghỉ dài liền một hơi, dẫn đến có đông người phải chờ để sử dụng toilet, nên khi xong việc thì đã hết mất giờ nghỉ. Hoặc như chế độ cung cấp phục trang cho các công nhân tại công xưởng sơn còn quá ít, dẫn đến có nhiều vết sơn bẩn thấy rõ trên đồng phục của công nhân bộ phận này, điều này vi phạm trực tiếp đến quy tắc 5s nổi tiếng trong sản xuất.
Ông P đã đề xuất đến ban quản lý các phương án như: “Trong phạm vi không ảnh hưởng đến sản xuất thì phải chăng nên xê dịch giờ nghỉ giữa các ban khác nhau?”, hoặc “ Nên tăng số lượng đồng phục cấp cho công nhân xưởng sơn để có thể thay đổi đồ thường xuyên và giữ gìn sạch sẽ”. Thế nhưng câu trả lời nhận được luôn là:”Quy định không cho phép như vậy”.
Đây là quy định của công ty, không phải hiến pháp quốc gia. Chẳng phải là cứ thích hợp thì tuỳ thời phải điều chỉnh cho hợp lý? Thế nhưng ban quản lý e ngại không dám mạo hiểm thay đổi , toàn bộ đều đổ cho:”Quy tắc là vậy” nhằm cho qua chuyện. Ông P dần nhận ra chính vì lý do đó mà doanh thu của công ty ngày càng di xuống.
Tuân thủ quy tắc là tốt nhưng cách suy nghĩ “nhất thiết phải thay đổi quy chế sai lầm” mới chính là phương thức Toyota. Nếu không chịu thay đổi phiếu tiêu chuẩn tác nghiệp hàng tháng trời, lập tức phải khiển trách rằng: ”các anh đến chơi hay làm việc?”, tức phải khiến mọi người suy nghĩ được rằng: “Thay đổi là điều tất nhiên.”
Ông P đã chọn phương án từ từ khuyến khích ban quản lý cũng như nhân viên không được chần chừ, e ngại thay đổi. Một khi đã chịu thay đổi, đầu óc sẽ tự nhân ra, tự suy nghĩ ra nhiều vấn đề. Tích luỹ dần những kinh nghiệm ấy thì công ty sẽ có được nhiều thế mạnh trong sản xuất cũng như tạo được môi trường làm việc tuyệt vời.
Cuối cùng thì trong công ty ấy cũng dẫn tạo được thói quen thay đổi hàng ngày, Hàng trăm đề án cải thiện được đưa lên và tiến hành thực hiện, dần dần doanh thu của công ty đã chuyển biến theo hướng tích cực.
Bất cứ tổ chức nào cũng có nhiều quy chế cũ, không hợp thời. Mỗi khi có nghi vấn về tính cần thiết hay cảm thấy bất tiện về bất cứ quy chế nào, mà chỉ trả lời cho qua chuyện kiểu như “vì đó là quy chế” thì không ổn. Quy chế không hợp với tình hình hiện tại, cách làm không có hiệu suất cao cần phải thay đổi. Quan trọng hơn nữa là tư thế sẵn sàng, không chần chừ khi thay đổi những quy chế lỗi thời.
Nguồn: trích 図解トヨタのすごい習慣＆仕事術ー若松義人
Người dịch: Trịnh Trần Khánh Duy.
