Muốn công việc tiến triển thì cần dựa trên cơ sở hợp tác giữa người với người. Vì thế, việc đảm bảo được môi trường làm việc có thể dễ dàng kết nối nhân viên là điều vô cùng quan trọng. Trong phương thức Toyota có một câu nói: “Đừng cô lập bản thân trên đảo hoang” cũng có cùng ý nghĩa như vậy.
Tại một công xưởng nọ, người ta sử dụng một dây chuyền sản xuất vô cùng phức tạp. Thậm chi đến mức có đoạn mà băng chuyền phải đi từ lầu một lên lầu hai và sau đó quay lại lầu một. Cầu thang nối tầng một và tầng hai thì lại ở hai đầu xa nhất của công xưởng nên việc đi lại rất rắc rối. Do đó, nếu các nhân viên cần liên lạc gì với nhau thì phần lớn phải dùng điện thoại nội tuyến, cơ hội nhân viên trực tiếp gặp mặt nhau ngày càng trở nên hiếm hoi. Công xưởng vô cùng lớn với bố trí máy móc rắc rối khiến cơ hội giao tiếp giữa các nhân viên giảm đến mức báo động, mỗi nhân viên như bị cô lập trên một đảo hoang.
Công xưởng ấy khi tiến hành kaizen (cải thiện) theo phương thức Toyota, đương nhiên điểm đầu tiên cần thay đổi là dây chuyền sản xuất quá dài. Nếu không thay đổi hiện trạng này, không chỉ giao tiếp giữa các nhân viên bị cản trở mà tinh thần teamwork cũng từ đó mà suy thoái đi. Trong một công xưởng rộng, nếu khoảng cách vật lý giữa các nhân viên quá rộng thì nếu xảy ra trễ nải trong công việc ở một khâu nhất định thì người khác cũng sẽ khó có thể phụ giúp được. Đồng thời cũng sẽ gây khó khăn trong việc tổ chức những cuộc họp ngắn, đưa ra ý kiến và lập tức quay trở lại làm việc.
Để làm ngắn lại dây chuyền sản xuất, đầu tiên họ hạ toàn bộ thiết bị từ tầng hai xuống tầng một, sau đó đập bỏ cầu thang. Hơn nữa, họ còn tân trang lại phần tầng ngầm dưới công xưởng, nhờ đó dây chuyền ngắn hơn rất nhiều. Kể từ đó, công nhân chỉ cần lên tiếng là có thể liên lạc với nhau, bước một vài bước có thể đến chỗ của nhau, vấn đề giao tiếp hoàn toàn được giải quyết.Thông qua việc tạo môi trường cho mọi người hợp tác cùng đưa ý kiến để tiến hành công việc, công cuộc cải cách ngày càng thuận lợi đi vào quỹ đạo.
Chất lượng của teamwork tỉ lệ thuận với cự ly
Steve Jobs, nhà sáng lập Apple, đã để lại những lời vàng ngọc nói lên tầm quan trọng của giao tiếp như sau: “Điểm xuất phát của sáng tạo chính là những cú điện thoại lúc nửa đêm của nhân viên nói rằng: vừa nghĩ ra ý tưởng mới”. Chính ngài Jobs ấy khi xây dựng trụ sở mới luôn chú trọng tạo ra không gian nơi các nhân viên bình thường ít có cơ hội chạm mặt nhau có thể tự nhiên gặp gỡ, trao đổi.
Những căn phòng nhỏ có thể giúp nâng cao sự tập trung nhưng lại không thích hợp cho mọi người chia sẻ ý kiến. Thậm chí, Steve Jobs còn có ý tưởng quá đáng là muốn cả công ty chỉ cần một nhà vệ sinh duy nhất, nhưng kết cuộc vẫn hoàn thành ra một trụ sở có không gian giao tiếp hết sức tuyệt vời.
Trong một tổ chức, mọi người thường có xu hướng bị ngăn cách bởi bức tường chức vụ, chuyên môn. Điều đó dẫn đến cơ hội giao tiếp bị giảm thiểu, hậu quả là khó có thể tập trung trí lực của nhiều người để đưa ra ý tưởng mới. Nếu muốn tránh điều này thì đầu tiên nên chú ý cố gắng phá bỏ bức tường khoảng cách vật lý.
Nguồn: trích 図解トヨタのすごい習慣＆仕事術ー若松義人
Người dịch: Trịnh Trần Khánh Duy.
