Một cuốn sách gây được tiếng vang tại Nhật viết về cách tiếp cận công việc. Cuốn sách có tên “イッシューからはじめよ”của tác giả Ataka Kazuto tạm dịch là hãy bắt đầu từ issue (công việc). Tác giả của cuốn sách là người học ngành sinh vật học, đi làm cho công ty tư vấn kinh doanh và lấy bằng tiến sỹ về thần kinh học tại đại học Yale Hoa Kỳ. Dựa trên kinh nghiệm nghiên cứu và những kiến thức về thần kinh học, tác giả đã tổng hợp lại cuốn sách này. Bài hôm nay VietFuji xin được dịch chương mở đầu cuốn sách, giới thiệu chung về tinh thần cuốn sách. Những bạn tại Nhật có thể đặt mua tại Amazon hoặc các hiệu sách trên toàn nước Nhật.
1. Vứt bỏ thường thức
Bài viết dưới đây giới thiệu cách suy nghĩ có nhiều phần không giống với cách suy nghĩ thông thường. Vậy nên tạm thời trước khi bắt đầu vào câu chuyện nếu bạn đồng ý chúng ta sẽ vứt bỏ thường thức sang một bên. Sau khi bạn đã làm được điều này tôi sẽ giới thiệu với các bạn những suy nghĩ chính sẽ được trình bày trong loạt bài này:
* Nhìn rõ vấn đề hơn là lao đầu ngay vào giải quyết vấn đề
* Thay vì nâng cao chất lượng của thành quả công việc hãy nâng cao giá trị cần thiết của công việc
* Càng biết nhiều thì càng tinh thông? Đúng vậy không hay càng biết nhiều càng trở nên khùng?
* Đừng cố làm cho xong thật nhanh thật nhanh từng công việc, hãy cắt bỏ những công việc đang làm
* Đừng mải mê với số chữ số của những con số hãy chú tâm xem công việc đang làm có cho ra được đáp số hay không?
2. Công việc có giá trị là gì?
Chúng ta ngồi đây để thảo luận về vấn đề làm thế nào để nâng cao tính sản xuất trong những công việc trí óc, vậy nên việc đầu tiên cần làm đó là suy nghĩ xem tính sản xuất là gì?
Theo từ điển kinh tế học định nghĩa tính sản xuất là tỷ lệ giữa giá trị gia tăng và nguồn nguyên liệu đưa vào. Cách định nghĩa này hơi khó hiểu, để dễ hiểu hơn tôi xin được định nghĩa lại như sau nhé. Tính sản xuất là tỷ lệ giữa Output và Input. Input là thời gian, công sức đã bỏ ra và Output là kết quả thu được sau quá trình thực hiện công việc. Vậy để nâng cao tính sản xuất bắt buộc ta phải thực hiện một trong hai cách sau. Thứ nhất cùng với lượng output phải tìm cách cắt bỏ thời gian và sức lực cho công việc, hai là cùng với lượng thời gian và sức lực phải tìm cách để cho ra nhiều output hơn.
Vậy Output cụ thể là cái gì vậy? Đối với người làm business, output có thể hiểu là lợi nhuận, niềm tin từ khách hàng, đối với người làm nghiên cứu đó là kết quả nghiên cứu được công bố trên các tạp chí khoa học, hay các ứng dụng thực tế. Vậy những công việc mang lại những giá trị đó ta gọi là công việc có giá trị.
Đối với những người làm việc chuyên nghiệp, họ không chỉ là người sở hữu những kỹ năng làm việc được tinh luyện một cách đặc biệt, mà họ còn ý thức một cách rõ ràng về công việc có giá trị. Nói cách khác, họ chính là những người nhận những giá trị đáng được nhận từ “khách hàng” đồng thời cũng là người có thể đề xuất được những output có ý nghĩa. Để nâng cao tính sản xuất mà không hiểu được ý nghĩa của “công việc có giá trị” thì chắc chắn sẽ không thể nào làm được.
Đến đây, tôi muốn bạn dành thử một phút suy nghĩ xem công việc có giá trị đối với những người chuyên nghiệp là gì?
Kết quả bạn suy nghĩ thế nào? Từ trước đến giờ tôi đã thử hỏi nhiều người nhưng những câu trả lời rõ ràng cụ thể không nhiều, đại thể họ trả lời với tôi rằng, công việc có giá trị là những công việc như:
* Công việc có “chất” cao
* Công việc cần tới sự cẩn thận, tỷ mỉ
* Công việc mà những người khác không làm được
Những câu trả lời như thế này cũng có mặt đúng nhưng không thể nói đây là câu trả lời đi vào bản chất được. Vì sao? Vì công việc có chất cao chỉ là cách nói khác đi của công việc có giá trị mà thôi, chất ở đây là gì? Cái này cần phải được làm rõ. Công việc cần tới sự cẩn thận, tỷ mỉ, nếu nói vậy sẽ làm nhiều người hiểu lầm rằng bất kỳ công việc nào làm cẩn thận tỷ mỉ sẽ là công việc có giá trị. Công việc mà những người khác không làm được, nghe có vẻ đúng nhưng lật ngược lại nhé, trừ những trường hợp hi hữu còn phần nhiều những công việc kiểu này là công việc không có giá trị. Bởi không có giá trị cho nên mới không ai làm.
Nếu vậy, tóm lại công việc có giá trị là công việc gì vậy? Theo cách suy nghĩ của tôi, tôi sẽ chia bản chất của giá trị công việc thành hai biến số được biểu diễn trên hai trục tọa độ. Trục hoành là độ công việc, trục tung là chất lượng của kết quả công việc. Ở đây, độ công việc là mức độ cần thiết cần phải tìm ra câu trả lời cho công việc; chất lượng của kết quả công việc là chỉ số biểu thị sự rõ ràng của kết quả của công việc đạt đến mức độ nào?
Công việc có giá trị tôi định nghĩa là công việc ở góc phải trên cùng của ma trận giá trị công việc. Công việc càng gần khu vực này thì càng có giá trị cao. Nếu bạn muốn bắt tay vào làm những công việc có giá trị thì phải bắt tay vào những công việc có độ công việc và chất lượng của kết quả công việc cao. Nếu mong muốn trở thành người làm việc chuyên nghiệp, thì ma trận này là thứ bắt buộc bạn phải có trong đầu.
Nhiều người suy nghĩ, trong ma trận này chất lượng của kết quả công việc là điều quan trọng hơn cả, độ công việc hay “cái chất” của vấn đề không phải là thứ đáng quan tâm. Nhưng nếu thực sự muốn làm công việc mang lại những kết quả ấn tượng hay những công việc thực sự kiếm ra tiền thì chính chất lượng của vấn đề này mới là yếu tố quan trọng. Tại sao vậy? Bởi lẽ cho dù công việc bạn đang bắt tay vào có sự rõ ràng về khả năng đưa ra kết quả đi chăng nữa nhưng mức độ cần thiết của công việc là thấp thì giá trị công việc mà bạn thực hiện sẽ tương đương với con số 0 nếu nhìn từ phía khách hàng.
3. Không đi theo đường chó chạy
Vậy làm thế nào để có thể làm được những công việc có giá trị? Bất kỳ ai, cho dù làm việc chân tay hay nghiên cứu đi chăng nữa thì cũng đều xuất phát điểm từ khu vực thấp nhất tức góc cuối cùng bên trái của ma trận. Từ điểm xuất phát này, bạn sẽ chọn con đường nào để đi đến được công việc có giá trị? Tôi muốn nói với các bạn rằng có một con đường mà tuyệt đối các bạn nên tránh, đó là vòng từ bên trái theo chiều kim đồng hồ. Con đường này đi theo hướng làm thật nhiều để đi đến kết quả, cách tiếp cận công việc theo hướng này tôi định nghĩa là đường chó chạy. Đến đây một lần nữa tôi muốn các bạn hạ nhiệt để suy nghĩ thật từ tốn thêm một lần nữa.
Trong cuộc sống, phần nhiều những công việc được nói là “không chừng đây chính là vấn đề” nhưng thực tế, trong học tập, nghiên cứu, hay trong business thì đây lại hoàn toàn là những công việc không cần thiết. Trong cuộc sống có thể bạn gặp 100 vấn đề, nhưng trong số đó chỉ có 2, 3 công việc thực sự cần lời giải và cần phân biệt trắng đen.
Điều tôi muốn nói ở đây đó là trong ma trận kể trên nếu bạn dồn công dồn sức cho những công việc có mức độ cần thiết thấp thì kết quả cuối cùng giá trị không những không tăng mà chỉ bạn tổn sức mà thôi. Nếu sai lầm ngay từ cách tiếp cận công việc và ôm trong mình hoài tưởng “chỉ cần nỗ lực và quyết tâm thì sẽ được đền đáp” không phải là cách chiến đấu để đưa bạn đến được với những công việc thực sự có giá trị.
Còn một biến số nữa mà chúng ta cũng cần phải đem ra mổ xẻ. Đó là chất lượng của công việc (trục tung). Khi bạn bắt tay vào một công việc mới, thông thường chất lượng công việc đạt được là chưa cao, đây cũng là lẽ thường tình. Tôi đã quan sát nhiều người làm việc, quan sát sự trưởng thành của họ và tôi nhận ra rằng trong 100 công việc ban đầu mà họ bắt tay vào làm chỉ có khoảng 2 tới 3 công việc kết nối tới thành quả mà thôi. Tôi còn nhớ hồi đầu làm việc cho công ty tư vấn kinh doanh McKinsey, hàng ngày tôi phải phân tích một lượng lớn dữ liệu, tôi phải vẽ từ 10 – 20 hình và đồ thị mỗi ngày. Project ban đầu tôi đảm nhiệm kéo dài trong vòng hơn hai tháng và số đồ thị tôi vẽ là khoảng 500 tấm. Nhưng thực tế số đồ thị để sử dụng cho bản báo cáo sau khi được cấp trên tuyển chọn chỉ là 5 tấm mà thôi. Có nên vỗ ngực mà bảo với mọi người tôi đã làm thật nhiều hay không? Không tôi thấy thật xấu hổ, tôi tính hiệu suất để đưa đến kết quả công việc của mình chỉ là 1%. Trong trường hợp này “độ công việc” được cấp trên tuyển chọn khá nghiêm khắc nên dù đã cố gắng nhưng “chất lượng công việc” của tôi chỉ đạt hiệu suất là 1%.
Chính bởi vậy, nếu chỉ liên tục làm việc mà không suy nghĩ gì cả thì sẽ không thể nào đạt tới được công việc có giá trị theo quan điểm giá trị song phương “độ công việc và chất lượng công việc” tôi đã trình bảy ở trên.
Với cách tiếp cận theo hướng trên (đường chó chạy) thì không sinh ra được công việc có giá trị, cũng chẳng có thay đổi gì hết, chỉ có cảm giác lao lực và niềm tực hào vì ta đã làm thật nhiều mà thôi. Điều nguy hiểm hơn đó là khi vồ vập theo những công việc có giá trị thấp, công việc sẽ bị loãng, và khả năng tiến tới những công việc có giá trị bị giảm đi. Có nghĩa là những người tiến theo con đường chó chạy có xác suất cao để trở thành những người “không dùng được” .
Thôi thì cũng phải có người nọ người kia. Tôi cá mặc dù bạn đã nhẫn nại đọc đến đây đi chăng nữa thì bạn vẫn muốn nói là nếu có quyết tâm, thế lực và sự nhẫn nại thì công việc nào cũng sẽ dẫn tới thành công. Coi như tôi đồng ý với bạn vì tôi tin bạn có đủ thể lực và lòng quyết tâm, nhưng khoan đã, bạn đừng vội tự hào. Vì giả sử bạn đã vươn lên được đến mức độ thành công nào đó nhưng nếu vẫn giữ cách làm việc lấy “nỗ lực” để bao biện cho cách làm của mình thì bạn cũng sẽ chỉ có thể chỉ cho cấp dưới con đường mà bạn đã đi. Chỉ nỗ lực thôi thì chưa đủ để đưa bạn đến với công việc có giá trị, nếu bạn đi trên đường này thì cần phải xem lại vì đây không phải là con đường phù hợp với một người lãnh đạo.
Vậy để đi đến được công việc có giá trị tại góc phải trên cùng ta phải làm gì? Câu trả lời rất rõ ràng, hãy đi ngược lại với đường chó chạy, tức là nâng cao mức độ cần thiết của công việc (độ công việc), sau đó mới nâng cao chất lượng của kết quả công việc. Nỗ lực và sự nhẫn nại của bạn sẽ có đất dựng võ ở giai đoạn này.
Tức là trước hết phải triệt để đưa những đối tượng công việc vào trong những vấn đề có mức độ cần thiết cao. Ban đầu, có thể sẽ không dễ để co gọn công việc (chọn lọc công việc), nhưng nếu đích đến là 10 thì bạn chỉ cần làm được 1 là ổn rồi. Lúc bắt đầu công việc, bạn đã có đủ năng lực để phán đoán mức độ cần thiết thì bạn đúng là thiên tài, nhưng không sao, nếu không phải là thiên tài bạn vẫn có thể hỏi và xin tư vấn từ những người có kinh nghiệm. Nếu làm nghiên cứu bạn có thể hỏi giáo sư, nếu làm business bạn có thể hỏi cấp trên hoặc chuyên gia trong lĩnh vực bạn làm việc. Bởi những người này là người có thể cho bạn câu trả lời cho câu hỏi “Những công việc, những vấn đề mà tôi suy nghĩ đâu là công việc thực sự cần và có giá trị khi đưa ra câu trả lời lúc này”. Chọn được vấn đề, công việc cần giải quyết, bạn có thể dành thời gian gấp 10 – 20 lần cho nó vì không phải tốn sức cho những công việc không cần thiết khác.
Sau khi chọn được công việc có “độ cần thiết” cao, hãy bắt tay vào giải quyết chúng. Trong trường hợp này, phải hết sức lưu ý không để bị lừa bởi những yếu tố như “công việc này dễ làm”, “công việc kia dễ cho ra kết quả”. Kể cả đã chọn ra được những công việc cần thiết thì vẫn phải bắt đầu từ những công việc có mức độ cần thiết cao. Để làm được điều này, thời gian và sự rèn luyện là điều hết sức cần thiết.
Trong cách tiếp cận vấn đề này, tôi muốn nhắc đi nhắc lại đó là nhìn nhận “độ công việc” tức mức độ cần thiết của công việc là điều đầu tiên phải làm, có mất thời gian cũng phải làm. Cái này cũng làm, cái kia cũng làm trước hết làm hết sức mình, làm cho đến chết thì thôi, nhưng trong cách làm này không cần thiết trong cách suy nghĩ về cách tiếp cận tôi đề cập trong cuốn sách này. Nếu công việc không có giá trị, không có ý nghĩa, hãy mạnh dạn từ chối thẳng thắn. Đây là điều hết sức quan trọng. Xét cho cùng để thành công cần tập trung vào những công việc đúng và cần phải có những rèn luyện đúng. Nỗ lực và quyết tâm cũng cần phải được đầu tư đúng chỗ đúng lúc.
Thực hiện: Nguyễn Sinh Côn
