Kẻ chiến thắng trong mọi cuộc cạnh tranh về business chính là người có khả năng giao tiếp dễ hiểu, rõ ràng nhất. Cho dù bạn làm việc với nhân viên, ông chủ, đồng nghiệp hay đối tác thì khả năng bạn lấy đạt được những điều mình muốn đều phụ thuộc vào việc bạn nói và viết tốt đến mức độ nào.
Trước tiên hãy nhớ lấy điều đó, còn dưới đây tôi sẽ giới thiệu năm quy tắc cơ bản có thể áp dụng trong nhiều tình huống giao tiếp như 1 vs 1, 1 vs một số, một số vs một số.
1. Luôn biết rõ “tại sao”
Mỗi khi bạn giao tiếp, liên lạc, họp hành trong công việc, sẽ thật phí thời gian và sức lực nếu bạn không biết rõ lý do tại sao lại có buổi nói chuyện này.
Trước khi khởi động bất kỳ một buổi nói chuyện, họp hành nào, hãy hỏi chính bạn câu “Mình đang muốn đạt điều gì trong buổi nói chuyện này? ”. Dù chỉ là tán gẫu, chém gió thì cũng nên có một mục đích rõ ràng, ví dụ như đơn giản nhất là để làm khăng khít thêm tình đồng chí, tình bạn bè chả hạn.
Nếu là buổi nói chuyện do người khác tổ chức, hãy tự hỏi bản thân “ Tại sao lại có buổi nói chuyện này ?”. Nếu lý do không rõ ràng, thì hãy hướng các đoạn đối thoại về nó.
Việc hiểu và tập trung vào lý do “tại sao” sẽ giúp bạn tránh được những vấn đề ngoài lề và các thông tin lộn xộn có thể làm che khuất tình hình,vấn đề thực sự.
2. Khi muốn truyền đạt cảm xúc, hãy gặp mặt
Bất cứ buổi nói chuyện nào có nội dung thiên về cảm xúc đều nên được truyền đạt mặt đối mặt (nếu có thể ) hoặc bằng điện thoại, mạng máy tính.
Ví dụ, nếu bạn có một tin tốt lành, có thể làm mọi người thích thú, bùng cháy, thì tin đó sẽ còn hiệu quả, tạo ra nhiều năng lượng tích cực hơn nếu bạn trực tiếp nói với họ.
Một buổi họp nhóm để thông báo về thắng lợi của doanh số bán hàng (ví dụ thế), sẽ trở nên giống như một buổi lễ chúc mừng chiến thắng chỉ trong khoảnh khắc. Ngược lại, nếu chỉ thông tin qua email thì chiến thắng này lại có vẻ tạm bợ, khiên cưỡng hơn một chút.
Và đương nhiên, nếu bạn có tin xấu hay những chỉ trích, thì nó cũng dễ được tiếp nhận, dễ cảm thông hơn nếu được thông báo trực tiếp. Còn nếu bạn sử dụng email, điều đó sẽ làm cho đối tác cảm giác có vẻ như bạn không quá quan tâm hoặc giả bạn quá hèn nhát để đề cập đến nó.
3. Khi giao tiếp các vấn đề thực tế, hãy viết email
Mọi buổi nói chuyện, giao tiếp mà chủ yếu dựa trên thông tin thực tế nên được thực hiện bằng hình thức “viết”. Lý do:
Đầu tiên, bộ não con người chỉ có thể duy trì một lượng thông tin thực tế rất ít (vài %) khi giao tiếp bằng lời nói. Do vậy, việc có một bản ghi chép lại những thông tin đó sẽ đảm bảo rằng bạn không bị quên chúng khi cần đưa ra những quyết định quan trọng.
Việc giao tiếp những thông tin thực tế bằng lời nói với một nhóm lớn là một việc cực kỳ thiếu hiệu quả. Sẽ tốt hơn nếu bạn sử dụng email để giúp mọi người bắt kịp với tình hình và có thể thảo luận về những vấn đề, những mục tiêu cần đạt được trong đó.
4. Hãy nghe nhiều hơn nói
Nói chung, đây là quy tắc được áp dụng khi bạn tiến hành các giao tiếp trực tiếp, thế nhưng nó cũng có thể áp dụng trong các tình huống email qua lại, hay các bài viết trên mạng xã hội. Có lẽ nên gọi là quy tắc “ nhận nhiều hơn cho” sẽ chính xác hơn một chút.
Trong hầu hết mọi trường hợp, việc cố gắng dành ưu thế trong một cuộc hội thoại hay giao tiếp là một ý kiến tồi. Bởi lẽ giao tiếp không phải là chỉ nói về bạn, mà giao tiếp còn là về những người khác nữa.
5. Đơn giản hóa thông điệp của bạn
Mọi người trong thế giới business hiện nay đều gặp rắc rối với lượng thông tin quá tải, nó tạo ra những áp lực, những bối rối, những suy nghĩ liên tục tưởng chừng chẳng bao giờ dứt.
Nếu bạn muốn vượt lên khỏi đám đông ồn ào đó, bạn cần phải làm cho thông điệp của mình đơn giản và dễ hiểu, dễ tiêu hóa nhất có thể. Để làm được điều này, bạn có thể tìm hiểu các phương pháp trong …bài viết khác mà chúng tôi sẽ đăng tải nếu có cơ hội.
Tác giả: Geoffrey James
Biên dịch: Trungmaster, theo Inc.
