QC (phần 5): Trang bị kiến thức về QC

Sử dụng phương pháp “Trứng rán” để thành công trong kinh doanh

Như chúng tôi đã đề cập ở chương trước, để biến món “Trứng rán” ngon lành ở mỗi gia đình thành “Trứng rán” trong kinh doanh thì yếu tố không thể thiếu là đảm bảo chắc chắn sự cân bằng giữa ba yếu tố Q (chất lượng ), C (giá thành ) và D (kỳ hạn). Để làm được điều đó ta sử dụng một công cụ hiệu quả là “Cách nghĩ về quản lý chất lượng”.

Có nghĩa là, từng người một phải tự học và nắm được phần căn bản trong công việc của mình thực hiện hay nói cách khác là “Trang bị kiến thức về QC”. Ở dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu các điểm chính yếu của phương pháp, quý độc giả có thể sử dụng như bản hướng dẫn cách học tập quản lý chất lượng về sau.

Tuy nhiên, cho dù quản lý chất lượng là một phương pháp rất hiệu quả trong quản lý và cải thiện công việc nhưng cần phải ý thức rõ ràng điều thiết yếu là cơ sở nằm ở kỹ thuật của từng thành viên .

(1) Triệt để “Hướng tới khách hàng”- Quy trình kế tiếp là khách hàng

Những công việc mà chúng ta thực hiện thì kết quả cuối cùng là sản phẩm hay dịch vụ sẽ được khách hàng sử dụng. Vậy nên sản phẩm hay dịch vụ đó có làm khách hàng hài lòng hay không? Nói cách khác, khách hàng đánh giá như thế nào phụ thuộc vào chất lượng tốt xấu của sản phẩm hay dịch vụ đó. Do đó, cách suy nghĩ đặt khách hàng lên hàng đầu như “Hướng tới khách hàng” hay “Market in” hay ”Khách hàng là thượng đế”, là một điểm rất quan trọng khi học tập và thực tiễn hóa quản lý chất lượng

Thêm nữa, hãy làm cho người ở quy trình kế tiếp – người sẽ tiếp nhận đầu ra (out put) của công việc chúng ta thực hiện- được cảm thấy thoải mái khi thực hiện tiếp công việc. Tóm lại, nếu tất cả đều làm việc với cách nghĩ “Quy trình kế tiếp là khách hàng” thì sẽ dẫn đến kết quả tốt, đây là một điểm mấu chốt quan trọng trong quản lý chất lượng.

(2) Quản lý tiến độ

Mặc dù có quan điểm rằng “Chỉ cần chú trọng kết quả là được”, nhưng có thực sự  là được không?

Ví dụ: Có thể nói rằng “Bạn đã vượt qua kỳ kiểm tra rồi nên hãy yên tâm” hay không? Với phim chụp ảnh, để đảm bảo rằng bạn chụp được những bức ảnh đẹp hay không, nếu bạn kiểm tra toàn bộ những thước phim đã chụp thì những phim đạt chất lượng cũng sẽ bị hỏng.

Vì vậy, để đảm bảo là mình luôn làm ra những sản phẩm có chất lượng thì việc chú ý vào tiến trình thực hiện rất quan trọng. “Quản lý tiến độ” yêu cầu tập trung chú ý vào cách thực hiện công việc, từ đó quản lý và nâng cao chất lượng.

(3) Quay vòng hiệu quả vào chính xác vòng quay PDCA (Plan – Do – Check – Action)

Vòng quay PDCA hay gọi cách khác là vòng quản lý, nếu ta thực hiện một công việc nào đó theo vòng quay này, và kết nối một cách chặt chẽ với công việc thì ta sẽ có đươc cách tiến hành cơ bản của hầu như toàn bộ các công việc. Việc quay vòng PDCA mang ý nghĩa “Quản lý” trong Quản lý chất lượng.

Đối với giai đoạn Do (thực hiện) thì giai đoạn Plan (lập kế hoạch một cách tiêu chuẩn) là không thể thiếu, tại giai đoạn Do (thực hiện) thì trước khi thực hiện, phải hướng dẫn, tập luyện cho các quy chuẩn cho các thành viên liên quan rất quan trọng. Nếu ở giai đoạn Check (kiểm tra) phát hiện ra có sai sót, thì ngay lập tức xử lý và tìm kiếm triệt để rõ ràng nguyên nhân xảy ra sai sót. Và để tránh xảy ra sai sót lần thứ 2 như ở giai đoạn Action, thì cuối cùng cần xem lại các quy chuẩn đã thiết lập và chỉnh sửa. Việc quay vòng một cách chính xác và hiệu quả chính là việc quản lý công việc ( hay quản lý tiến độ), dẫn đến việc nâng cao trình độ.

(4) Tất cả các thành viên cùng tham gia

Chỉ một người nào đó thực hiện chỉ tiêu “Hướng tới khách hàng” hay “Quản lý tiến độ” thì không thể mong chờ hiệu quả cao. Trong quá trình cúng ta sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ thì mỗi người trong tổ chức phải phụ trách một nhiệm vụ nào đó. Do đó, nếu việc thực hiện tốt vòng quay PDCA ở từng cá nhân thì sẽ đem lại kết quả vượt trội.

Có thể nói bí quyết để quy trình quản lý chất lượng của Hoa kỳ lớn mạnh ở Nhật bản là kết quả của việc đưa toàn bộ thành viên tham gia vào hoạt động Quản lý chất lượng.

(5) Hành động dựa trên thực tiễn

Quá trình thực hiện công việc luôn tuân theo một phán đoán nào đó. Để dẫn tới phán đoán đó, thì thông tin để phán đoán là không thể thiếu.Nếu thông tin đó mơ hồ hay không có cơ sở thì không thể đưa ra phán đoán chính xác. Do đó, quản lý chất lượng rất đề cao thực tiễn. Việc thu thập thông tin thực tiễn, phán đoán và thực hiện, hay nói cách khác là hành động dựa trên thực tiễn được gọi là “Fact control – Quản lý thực tiễn”

Ví dụ: khi có sai sót xảy ra, thì không phải ngồi suy nghĩ, mà phải trực tiếp tới hiện trường, quan sát thực tế sai sót. Công việc này được gọi là “Chủ nghĩa tam hiện” (Hiện trường, hiện vật, hiện thực)

Để tái hiện lại thực tiễn thì có thể sử dụng dữ liệu, nhưng từ dữ liệu ta khó thu được thông tin, nên để xử lý ta sử dụng phương pháp thống kê. Trong trường hợp này, 7 quy tắc Quản lý chất lượng là công cụ xử lý mà ai cũng có thể sử dụng dễ dàng. Mong độc giả nắm vững những quy tắc tiếp đây.

(6) Triển khai và thực hiện vấn đề một cách trọng điểm

Khi thực hiện công việc mỗi ngày thì chúng ta tất yếu phải đối mặt với rất nhiều vấn đề và thách thức. Nếu ta có thể tiến hành tất cả đồng thời thì rất tuyệt vời, nhưng không phải lúc nào cũng có thể dễ dàng như vậy, mọi thứ đều có giới hạn. Do đó, bây giờ chúng ta cần phải xem xét kỹ lại để tiếp cận những vấn đề thách thức cần phải giải quyết. Cách tiếp cận dưới đây được gọi là “Chú ý trọng điểm”. Chúng ta thường phán đoán dựa trên các câu hỏi “Điều gì khiến khách hàng không hài lòng?” “Dữ liệu và sự thực là gì”. Nhưng với công tụ hữu hiệu là biểu đồ biểu thị 1 trong 7 quy tắc quản lý chất lượng dưới đây, ta có thể hiểu được ngay những trọng điểm cần phải chú ý.

6 hạng mục trên là những kiến thức về Quản lý chất lượng mà mỗi người nên trang bị, và chúng tôi hy vọng độc giả có thể áp dụng vào công việc thường ngày một cách tự nhiên. Ngoài ra cũng có các phương pháp khác như “Quản lý dòng tài nguyên” “Phòng ngừa tái phát sinh” “Tiêu chuẩn hóa” “Chủ nghĩa nhân văn”, mong quý độc giả ghi nhớ như những điểm nhấn khi nghiên cứu tiếp về nội dung Quản lý chất lượng chúng tôi sẽ đề cập ở chương sau.

Phần 6: 5S

Bình Luận

comments