Tại Toyota, người ta thường tiến hành kiểm kê những món đồ xung quanh nơi làm việc. Những “món đồ một lúc nào đó sẽ dùng” sẽ chỉ được bảo lưu trong một khoảng thời gian nhất định.
Sau 1 tuần, 1 tháng mà không đụng tới thì sẽ bị coi là những “món đồ không sử dụng đến”, “không cần thiết”.
Công xưởng và văn phòng có cách thiết lập thời hạn, thời gian bảo quản khác nhau. Nhưng cả hai đều có một điểm chung là nếu rút ngắn kỳ hạn cho những “món đồ lúc nào đó sẽ dùng” sẽ giúp giảm được đồ đạc một cách đáng kể.
Khi rút ngắn kỳ hạn bảo quản cho “món đồ lúc nào đó sẽ dùng” xuống mức ngắn nhất thì chúng ta sẽ có thể tiến hành xử lý giấy tờ đồng thời khi kết thúc công việc.
Nếu tiến hành triệt để “xử lý đồng thời ngay sau khi kết thúc”, sẽ không bao giờ có chuyện giấy tờ chồng chất thành núi.
Chính vì thế sau mỗi công việc, các hồ sơ, giấy tờ liên quan nên được xử lý gọn gàng ngay lập tức.
Ông Yahachi Asaoka, người trước đây đã từng công tác tại bộ phận kỹ thuật của Toyota và có nhiều năm tham gia sản xuất mẫu xe mới chia sẻ. Công việc thường ngày của ông phải tuân thủ theo những quy định bảo mật thông tin. Đối với các hồ sơ bảo mật, tùy theo mức độ quan trọng ông chia chúng thành 3 bậc để quản lý.
Ông luôn “xử lý giấy tờ ngay sau khi kết thúc công việc”. Chính vì vậy, dù có rất nhiều giấy tờ vẫn không có tình trạng tràn ngập tại nơi làm việc. Ví dụ, ông coi thời điểm mẫu xe mới chuẩn bị được đưa vào sản xuất để cho ra thị trường là “thời hạn” xử lý các giấy tờ liên quan. Khi hết thời hạn, ông sẽ cho toàn bộ giấy tờ đó vào trong máy cắt nhỏ để xử lý.
Cách làm này hoàn toàn có thể dùng để tham khảo cho những người làm việc tại văn phòng.
— Máy Tiện —
