Có thể nhiều người cho rằng những người khéo léo trong sắp xếp và chuẩn bị công việc là những người sớm bắt tay vào công việc. Làm như vậy sẽ tuân thủ được đúng thời hạn nhưng có nhược điểm là không cập nhật được thông tin mới nhất để nâng cao chất lượng công việc. Những người thực sự có thể cho ra được thành quả là những người một khi xác định được thời hạn sẽ sắp xếp và chuẩn bị công việc sao cho tới sát kỳ hạn mới bắt tay vào công việc.
Suy nghĩ “Just in time” ăn sâu vào văn hóa Toyota.
Khi quan sát ở khía cạnh thị trường thì suy nghĩ này có nghĩa là sản xuất theo đúng tốc độ bán ra của thị trường. Có nghĩa là Toyota tuyệt đối không coi việc sản xuất sẵn rồi để kho theo tiến độ công xưởng là cách làm tốt.
Đương nhiên, nếu bắt tay vào làm việc quá chậm trễ, không kịp thời hạn sẽ là việc không tốt, nhưng cũng không có nghĩa là khâu chuẩn bị càng làm sớm thì càng tốt.
Tại một công xưởng mà chuyên gia đào tạo Kenzou Okada đã tới hướng dẫn, họ lặp đi lặp lại thói quen làm việc mỗi khi có công việc là ngay lập tức bắt tay vào xử lý. Có những việc mà thời hạn bàn giao là 1 năm tới nhưng công ty cũng ngay lập tức bắt tay vào thực hiện. Sau nhiều lần thiết kế và trao đổi với khách hàng, liên tục có sự thay đổi về bản thiết kế khiến công ty phải sửa chữa và ôm việc cho tới tận sát thời hạn giao hàng. Công ty này đã bỏ qua thời gian thực hiện tiêu chuẩn để rồi bắt tay vào làm việc sớm, kết cục chỉ làm tăng thêm công việc mà thôi.
Chuyên gia đào tạo Shouwa Morito của OJT Solutions đã có giải thích về khái niệm đồng bộ hóa như sau: “Từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho tới khi bán ra thị trường một dòng xe mới cần mất nhiều năm. Tuy nhiên, sau một vài năm gần như không thể nắm bắt được sự thay đổi trong nhu cầu thực tế của khách hàng. Để bán được xe hơi, lý tưởng đó là sản xuất theo đơn đặt hàng của khách, nhưng thực tế việc này không hề đơn giản.
Trong bản vẽ có thể cập nhật được bao nhiêu thông tin mới nhất của nhu cầu thị trường? điều này phụ thuộc vào việc rút ngắn được bao nhiêu thời gian từ khi bắt tay vào làm cho tới khi hoàn chỉnh xe để bán ra thị trường. Có nghĩa là việc đồng bộ hóa những tác nghiệp đi kèm (khâu chuẩn bị) sao cho khớp với tác nghiệp chính (sản xuất xe), là điểm mấu chốt để rút ngắn thời gian tổng thể phát triển một mẫu xe mới”.
Suy nghĩ này cũng đúng với nhiều mô hình kinh doanh.
Ví dụ, các đồ ăn được bày bán tại siêu thị, sau khi xác nhận được thời tiết trong ngày mới bắt tay vào chế biến thì sẽ đáp ứng được nhu cầu thực tế trong ngày của khách hàng. Nếu chỉ biết chế biến một cách cứng nhắc theo thực đơn đã lên sẵn thì chẳng may trời chuyển lạnh thì những món đồ ăn lạnh sẽ khó bán.
Tại Toyota có cách suy nghĩ “hãy đa dạng hóa chủng loại ở công đoạn cuối”, nhưng lý tưởng vẫn là trước khi bán hãy làm sẵn nền tảng chung là A, kết hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng mà điều chỉnh ở công đoạn cuối thành các mẫu riêng biệt B, C, D trong một khoảng thời gian ngắn. Cách làm này là cách đồng bộ hóa để tác nghiệp đi kèm kết thúc đồng thời với thời điểm hoàn thành công việc chính.
— Máy Tiện —
