Người ta có thể chia công việc thành 4 loại dựa vào độ quan trọng và độ khẩn cấp. Chắc nhiều bạn đọc đã biết. Đó là các công việc
- Quan trọng và khẩn cấp.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp.
- Không quan trọng và không khẩn cấp.
Chia công việc “khẩn cấp hay không khẩn cấp” không hề khó khăn. Vì “công việc khẩn cấp” thường là công việc được giao với hạn hoàn thành nhất định, hay công việc nếu bạn không nhanh chóng hoàn tất sẽ xuất hiện nhiều ảnh hưởng về sau.
Vấn đề ở đây là làm sao để phân biệt công việc “quan trọng và không quan trọng”.
Với tôi, tôi thường dựa vào việc có ảnh hưởng tới tương lai hay không. Có nghĩa là những công việc giúp tương lai tốt hơn sẽ là việc “quan trọng”, còn những việc có làm cũng không ảnh hưởng đến tương lai, hoặc việc chỉ ảnh hưởng đến hiện tại là việc “không quan trọng”.
Một ví dụ đơn giản, chạy bộ để cơ thể cân đối chắc chắn sẽ giảm nguy cơ bệnh tật sau này, nên tôi gọi đây là việc “quan trọng”.
Vậy, nếu bạn có thể phân chia rõ ràng công việc của mình thành bốn loại như trên, bạn sẽ bắt đầu làm việc từ đâu?
Đầu tiên, không cần phải bàn cãi, chúng ta phải bắt đầu từ “việc quan trọng và khẩn cấp”. Đây là việc vừa quan trọng, vừa phải làm ngay, nên chúng ta không có sự lựa chọn. Tuy nhiên, những việc tương tự thế này thường không xuất hiện nhiều.
Tiếp theo, bạn hãy ưu tiên việc số 2 – “việc quan trọng nhưng không khẩn cấp” thay vì việc số 3 – “việc không quan trọng nhưng khẩn cấp”. Thực tế, tôi cũng thường tự nhắc nhở mình như vậy, nhờ đó công việc của tôi tiến triển khá trơn tru và nhanh chóng.
Chúng ta thường gặp rất nhiều việc số 3 – “ việc không quan trọng nhưng khẩn cấp”. Phần lớn trong số đó là những việc bạn được nhờ từ những người có vị trí lớn hơn bạn, như cấp trên hay đối tác kinh doanh.
Những việc thế này thường ập xuống mà không có thời hạn nhất định. Nếu toàn làm những công việc này, bạn sẽ hoàn toàn không thể làm những việc số 2 – “quan trọng nhưng không khẩn cấp” mặc dù đây là những việc giúp ích cho tương lai của bạn. Bạn sẽ mãi không có được những kỹ năng mới.
Nếu có thể, hãy cố gắng giữ gìn thời gian làm việc số 2 – “quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
Để giữ được thời gian ấy, bạn cần “đặt chỗ trước” thời gian làm những việc số 2. Tức là bạn hãy dành sẵn thời gian để làm “việc quan trọng nhưng không khẩn cấp”.
Ví dụ, bạn có thể đặt ra cho bản thân từ 1h-3h chiều bạn chỉ làm những công việc này (chạy bộ, tập thể dục, học ngoại ngữ…). Nếu không làm thế, chắc chắn bạn sẽ bị cướp mất thời gian bởi những “việc không quan trọng nhưng khẩn cấp”.
Bằng việc giữ gìn thời gian cho những “việc quan trọng nhưng không khẩn cấp”, tương lai của bạn sẽ ngày một mở rộng.
Cuộc đời chỉ có một lần. Hãy làm những việc quan trọng, có ý nghĩa cho tương lai của bạn.
Nguyễn Đăng Vũ
