“5S” cũng là nguyên tắc cơ bản của việc đào tạo con người
Nhắc đến giao tiếp với cấp dưới, chắc sẽ có nhiều người nghĩ ngay đến bàn nhậu. Chúng ta phải công nhận bàn nhậu cũng là một trong những cách thức giúp thu hẹp cự li giữa cấp trên và cấp dưới. Tuy nhiên gần đây, nhiều người trẻ có vẻ không thích lắm với việc đến bàn nhậu nữa.
Vì thế, không cần nhờ đến bàn nhậu để giao tiếp, bạn vẫn còn một cách khác có thể áp dụng ngay trong cuộc sống hằng ngày. Đó là giao tiếp thông qua công việc. Đây chính là cách mang lại hiệu quả lớn nhất.
Tôi xin kể chuyện về một chuyên gia đào tạo, ông Tereo Nakajima. Hồi còn làm xưởng trưởng, ông ấy được phân bổ vào một bộ phận nọ.
Đó là bộ phận khá mới, tập trung nhiều nhân viên có cá tính vừa mạnh, vừa khác biệt nhau.
Do vậy, tinh thần làm việc tại xưởng rất thấp, khả năng làm việc nhóm của họ khá yếu nếu so sánh với những bộ phận mà ông Nakajima đã từng làm việc.
Với danh nghĩa xưởng trưởng, công việc đầu tiên ông Nakajima làm tại xưởng là hằng ngày cầm chổi và hốt rác dọn dẹp đi vòng quanh khắp công xưởng.
“Suốt ba tháng, tôi đã nghĩ cần đi quanh trong xưởng để tiếp xúc với nhiều cấp dưới nhất có thể. Việc quan sát hiện trường không những giúp tôi có thể nắm được những vấn đề đang xảy ra, mà việc đối thoại riêng với từng nhân viên còn giúp tôi hiểu được cấp dưới mình đang nghĩ gì khi làm việc”.
Ông cho biết thêm, chính việc mang chổi và hốt rác đi dọn dẹp khắp xưởng, còn giúp ông tạo ra được sự liên kết với nơi làm việc một cách tự nhiên. Khi ông hỏi “Hôm nay lại có con ốc bị rơi à! Vì sao thế nhỉ?”, cấp dưới sẽ tìm kiếm ngay nguyên nhân giúp ông.
Cấp dưới: “Có lẽ ai đó đã làm rơi khi lấy ra khỏi hộp”.
Cấp trên: “Có phải do chỗ đặt ốc khó lấy nên dễ làm rơi không?”.
Cấp dưới: “Dạ, chắc vì vị trí đặt hơi cao nên khó nhìn thấy khi lấy”.
Cấp trên: “Nếu thế, cậu thử chuyển chỗ đặt ốc vít ra chỗ khác xem sao?”.
Cấp dưới: “Em nghĩ rằng thay cái kệ này sẽ ổn ạ”.
Cấp trên: “Ừ, có vẻ được đấy”.
Bằng cách này, chỉ cần một con ốc rơi, ông có thể tạo một cuộc trò chuyện với cấp dưới, đó cũng chính là cái cớ để ông hướng dẫn cách làm việc cho họ.
Quy tắc “5S” với sự triệt để sàng lọc, sắp xếp là cơ hội tuyệt vời giúp đào tạo nhân viên.
Nhờ vậy, ông Nakajima đã giải quyết nhiều vấn đề tại nơi làm việc. Qua những lần đối thoại với từng nhân viên, ông đã từng bước thay đổi nơi làm việc.
Luôn lắng nghe ý kiến của cấp dưới, họ sẽ nghe lời và làm theo ý bạn
Chuyên gia đào tạo Masaaki Shimizu từng có kinh nghiệm chỉ đạo đội ngũ nhân viên ở công xưởng nước ngoài kể lại:
“Dù thế nào, mỗi khi tới nơi làm việc, tôi luôn chú ý đối thoại với nhân viên ngoại quốc. Khi biết được những điểm khó khăn trong công việc của họ, tôi đều tìm cách cải thiện ngay lập tức. Hay chỉ cần có một ý tưởng hay, tôi cũng áp dụng ngay. Nhờ vậy, tôi được họ tin tưởng, ‘chỉ cần nói với ông người Nhật này, ông ấy sẽ xử lý ngay, và công việc của mình cũng trở nên nhẹ nhàng hơn’. Hơn thế nữa, việc được lắng nghe ý kiến sẽ khiến nhân viên ở đây nhận ra giá trị khi làm việc tại công xưởng của Toyota”.
Đồng thời, qua những cuộc đối thoại, nhân viên cũng sẽ dễ dàng hiểu được mà những gì ông đang nghĩ.
Mỗi khi có sản phẩm lỗi xuất hiện, ông Shimuzu thường nói chuyện với nhân viên hiện trường thế này.
“Một chiếc xe ô tô dẫu có bán được với giá 1 triệu yên, mà chi phí xử lý phàn nàn từ khách hàng tốn 100.000 yên thì công ty sẽ không thể trả lương cho các bạn được. Chính vì vậy, chúng ta phải tạo ra những sản phẩm tốt mà không có lỗi.”
Nhờ những cuộc đối thoại như thế, đội ngũ nhân viên đã cố gắng làm việc chăm chỉ, giữ gìn quy tắc, tiêu chuẩn của công việc, vì họ ý thức được họ phải nuôi sống gia đình họ.
Người sếp dù bận rộn thế nào cũng trực tiếp đến quan sát nơi làm việc
Những cấp trên tại Toyota luôn dành một phần thời gian cho việc đến quan sát nơi làm việc.
Ông Shinichi Yamada – chuyên gia đào tạo của Toyota – khi làm tài liệu để sếp của ông báo trong một cuộc họp đã nhận thấy một điều rất bất ngờ.
“Tôi từng nghĩ sếp là quản lý cấp cao nên rất bận rộn, khó có thời gian và cơ hội để xuống theo sát nơi làm việc. Tuy nhiên, khi nhìn vào những gì sếp báo cáo, chúng tôi nhận thấy thậm chí ông còn nắm được nhiều nội dung vượt quá tài liệu chúng tôi cung cấp. Điều này khiến tôi rất bất ngờ. Đó là những điều nếu không đến hiện trường thì không thể nói ra được. Tôi thực sự cảm kích với lãnh đạo tại Toyota, dẫu họ giữ những trọng trách lớn hơn đi nữa họ cũng luôn cố gắng đến theo sát hiện trường.”
Có thể việc cầm chổi và hốt rác đi dọn dẹp trong văn phòng là việc không thực tế cho lắm.
Tuy nhiên, luôn tồn tại rất nhiều cơ hội tiếp xúc với cấp dưới.
Bạn hãy thử tận dụng cơ hội đối thoại với nhân viên tại nơi làm việc khi trao – nhận tài liệu, khi thực hiện Hou – Ren – Sou[1], trong các buổi họp, hay thời gian nghỉ giải lao.
Việc tạo ra cơ hội để biết nhiều hơn về cấp dưới cũng như truyền đạt những suy nghĩ của bản thân cho họ là rất quan trọng.
Point: Nguyên tắc cơ bản trong việc giao tiếp với cấp dưới là hãy cố gắng tiếp xúc với họ ngay tại nơi làm việc. Đối thoại trực tiếp với cấp dưới là cách để đào tạo con người.
[1] Hou-Ren-Sou là viết tắt của 3 cụm từ 報告（ Houkoku: Báo cáo）,連絡（ Renraku:
Liên lạc), 相談（ Soudan: Thảo luận）. Đây là một trong những quy tắc làm việc thường gặp trong công ty Nhật.
Biên dịch: Đăng Vũ
Tham khảo: Nghệ thuật giáo dục theo phương thức Toyota
