Tại Toyota, dù thất bại không xảy ra ở bộ phận mình nhưng mọi nhân viên đều coi như là lời cảnh tỉnh với bản thân.
Ví dụ, khi một nhân viên nhìn thấy tin tức “Tại một công xưởng, ống thải khí bắt lửa dẫn đến hoả hoạn”, sẽ ngay lập tức kiểm tra lại ống dẫn khí để phòng tránh trước hoả hoạn.
Chuyên gia đào tạo Yamada kể lại.
“Trong cuộc họp buổi sáng, người tổ trưởng nói với mọi người rằng ‘Trên báo sáng nay có thông tin tại công xưởng OOO, bụi bám đầy máy lọc không khí dẫn đến hoả hoạn, chúng ta cũng nên kiểm tra lại máy lọc không khí trong xưởng.”. Rồi họ chia nhau ra đi kiểm tra toàn bộ máy trong công xưởng.
Thông thường, câu chuyện sẽ kết thúc khi mọi người đều nói rằng “Công xưởng OOO đã xảy ra hoả hoạn, thất tội”. Tuy nhiên, tại Toyota mọi nhân viên đều suy nghĩ rằng thất bại của người khác chính là mỏ vàng gợi ý kaizen cho mình.”
Tại Toyota, mọi người thường nói với nhau “hãy đặt ra một tiêu chuẩn”. Đối với những thất bại của bộ phận khác cũng coi như thất bại của mình và thảo luận đối sách để thất bại tương tự không xảy ra tại bộ phận của mình. Không bài học nào lớn bằng một lần vấp ngã.
Vì thế, tại Toyota nếu tại một bộ phận nào đó gặp một sự cố lớn, quản lý tại các bộ phận khác sẽ qua quan sát để rút kinh nghiệm.
Ai cũng nghĩ ngày mai có thể sẽ là mình nên khi trải nghiệm thất bại của người khác rất quan trọng để phòng tránh thất bại của bản thân.
Khi chúng ta nhìn thấy công ty khác trong tình trạng khó khăn, hay nghe thấy một công ty cùng lĩnh vực gặp thất bại, không nên chỉ gật gù “Thật tội nghiệp” mà phải ý thức rằng “liệu công ty của chúng ta có ổn không?”. Nếu làm được như vậy, ý thức về vấn đề sẽ được nâng cao, dẫn tới phòng tránh được thất bại trong tương lai.
Kaizen chỉ hiệu quả khi “triển khai theo chiều ngang”
Tai Toyota, nhân viên không chỉ học hỏi từ bộ phận khác mà còn xây dựng được thói quen triển khai ý tưởng kaizen của bộ phận mình sang bộ phận khác. Ví dụ, khi sự cố xảy ra, các đối sách chống tái phát sinh sẽ được gửi tới các bộ phận khác.
Chuyên gia đào tạo Morikawa đã từng dẫn học viên của mình tới thăm các công xưởng của Toyota. Sau hôm đó, khi hỏi họ về cảm tưởng, ông nhận được câu trả lời rằng “Tôi rất ngạc nhiên khi tất cả công xưởng đều thực hiện triệt để mọi việc như nhau”.
“Ở công xưởng nào, nhân viên Toyota cũng có cách thuyết trình như nhau. Dù các công xưởng nằm cách xa nhau nhưng tất cả đều thực hiệ triệt để tiêu chuẩn và căn bản nhỉ. Trong công xưởng của tôi, ngay cả dây truyền bên cạnh đã có cách làm hoàn toàn khác và không đồng nhất.
Đây chính là câu chuyện kể về việc triệt để thực hiện việc “triển khai theo chiều ngang” tại Toyota.
Chuyên gia đào tạo Yoshiyuki Tsuchiya cũng từng có kinh nghiệm triển khai một ý tưởng kaizen sang công xưởng khác.
Trong công đoạn kiểm tra bất chợt sản phẩm tại một dây chuyền, một nhân viên của ông đã để xảy ra tai nạn kẹp tay vào máy.
Trong số chi tiết đang chuyển động trên băng chuyền, theo quy định cứ 20 chiếc thì một chiếc sẽ được lấy bất kì để kiểm tra chất lượng. Tuy đã có quy định phải dừng dây chuyền trước khi lấy chi tiết nhưng do vội người nhân viên đã cố gắng lấy luôn chi tiết khi dây chuyền đang chuyển động, và kết cục là đã bị kẹp tay vào máy.
Khi nhân viên vi phạm quy định thì họ sẽ tự chịu trách nhiệm nhưng khi nhân viên bị tai nạn thì trách nhiệm lại được quy về người quản lý. Tuy nhiên, ông Tsuchiya đã không mắng cấp dưới mà tập trung suy nghĩ phương án giải quyết.
Kết quả là ông đã đưa ra ý tưởng gắn thêm một tấm che phía trên chi tiết gia công. Vì có tấm che nên nếu không dừng dây chuyền, nhân viên sẽ không thể mở tấm che ra để lấy chi tiết. Với cách này sẽ giúp phòng tránh việc nhân viên cố gắng đưa tay vào gần dây chuyền đang chuyển động dẫn tới khả năng bị kẹp.
Sau này, tấm chắn đã được công ty quyết định triển khai ở tất cả công xưởng trong nước để phòng tránh xảy ra tai nạn.
Có không ít công ty, tuy trong cùng một phòng nhưng nhân viên cũng không biết bộ phận bên cạnh đang làm việc gì. Nếu có một hệ thống có thể áp dụng tốt ở một bộ phận thì chắc chắn rằng sẽ hiệu quả cả với những bộ phận khác. Đừng như “chú ếch ngồi đáy giếng”, việc ở rộng tầm nhìn quan sát nơi làm việc là rất quan trọng.
POIN: Một vấn đề vẫn có khả năng xảy ra tại nhiều bộ phận. Nếu chúng ta có thể chia sẻ với nhau vấn đề và cách giải quyết thì có thể sớm phòng ngừa vấn đề xảy ra.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: トヨタの失敗学
