Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
[divider]
“Lãng phí do vận chuyển” là gì?
Mặc dù bạn đang làm việc cần sử dụng máy copy thường xuyên nhưng chiếc bàn lại ở vị trí cách xa chiếc máy khiến bạn phải đi tới đi lui.
Vì muốn nộp tài liệu cho sếp sớm nhất có thể nên bạn đã rời khỏi khế, đi tới lui trong phòng làm việc để tìm kiếm.
Hãy thử gấp quyển sách đang đọc trên tay bạn và nhắm mắt vào tưởng tượng khung cảnh phòng làm việc, bạn sẽ thấy hiện lên trong đầu những cảnh tượng trên.
Bởi vì đi lại, vận chuyển đồ, gửi thông tin là những hành động mà bản thân nó không sinh ra giá trị gia tăng, và tất cả được coi là “Lãng phí do vận chuyển”.
Tại công xưởng sản xuất, để không phát sinh lãng phí do vận chuyển người ta thường đầu tư công sức nghĩ cách bố trí máy móc, ví trị làm việc sao cho hợp lý nhất. Ví dụ, nếu cần di chuyển để lấy đồ vật cần thiết thì hãy bố trí sao cho lấy được tất cả vật cần thiết trong một lần di chuyển duy nhất (giống trò chơi vẽ một nét) là một trong những phương pháp giúp giảm thiểu lãng phí do vận chuyển.
Chuyên gia đào tạo Juurou Oyaki khi vào kho chứa của một cửa hàng bán lẻ đã nói rằng: “Ở đây có lãng phí do vận chuyển”.
“Sản phẩm đưa vào kho chứa hàng ngày nhưng hầu như không có quy định cho việc đặt ở đâu. Vì thế mới xảy ra hiện tượng những sản phẩm bán được nhất lại được ở góc trong cùng hay nhân viên đi đi lại lại tìm kiếm sản phẩm vì chẳng biết chúng ở đâu.
Để giải quyết vấn đề này ông đã đưa ra ý tưởng kaizen là giao cho một người chịu trách nhiệm quyết định cách chia và vị trí đặt những sản phẩm được đưa vào kho. Làm như thế, thì sản phẩm nào có ở đâu sẽ trở nên rõ ràng và việc nhân viên tất tả chạy khắp kho tìm kiếm sản phẩm cũng sẽ không còn.”
Trong công việc văn phòng cũng vậy, trong phạm vi có thể bạn nên xem lại công việc thường nhật để tránh lãng phí do vận chuyển.
Có những trường hợp không thể chấp nhận được như nhân viên đang làm việc đột nhiên nhớ ra một việc nào đó rồi đi qua đi lại để giải quyết. Hay nhân viên đi lấy tài liệu copy, khi quay lại thì lại sang bộ phận khác lấy giấy tờ, sau đó quay lại chờ ở máy pha cà phê. Không ít nhân viên trong văn phòng khi làm việc luôn lập đi lập lại những hành động này.
Và có thể bạn đang lập đi lập lại một cách vô thức trong công việc thường nhật nên hãy xem lại công việc của mình.
Điểm mấu chốt để có thể tiến hành kaizen ở đây là khi rời khỏi ghế hãy hoàn thành một lần nhiều công việc và chọn quãng đường di chuyển ngắn nhất.
Thời gian di chuyển khi đi làm kinh doanh, bản thân nó không sinh ra giá trị gia tăng
Kinh doanh, bán hàng là một nghề dễ phát sinh nhiều “Lãng phí do vận chuyển” nhất.
Khi phải tới gặp nhiều khách hàng trong một ngày, thì điều quan trọng là phải suy nghĩ cách sao cho thời gian di chuyển là ít nhất.
Ví dụ, nếu văn phòng nằm trong thành phố Tokyo, và bạn phải đi tới thăm 3 công ty A, B, C mà bạn lại xếp lịch buổi sáng thăm công ty A ở Chiba, đầu giờ chiều quay lại công ty B ở Tokyo, chiều tối đi thăm công ty C ở Chiba thì một ngày bạn phải đi lại 2 lần giữa Tokyo và Chiba. Thời gian di chuyển này sẽ trở thành lãng phí.
Nếu có thể sắp xếp lịch thăm 2 công ty A và C ở Chiba rồi quay lại Tokyo thăm công ty C thì thời gian lãng phí để di chuyển sẽ được giảm bớt.
Bạn nên nhớ rằng, bản thân thời gian di chuyển không mang lại giá trị gia tăng nên nếu có thể hãy rút ngắn thời gian này.
Nếu có thể giảm bớt thời gian di chuyển, thì có thể sẽ dư ra thời gian để thăm thêm một khách hàng nữa, và điều này sẽ giúp nâng cao năng suất công việc.
Nếu trong trường hợp không phải là công việc của từng cá nhân mà là công việc của nhóm, phòng ban thì có thể suy nghĩ phương án khác như không phân chia người chịu trách nhiệm theo từng sản phẩm riêng biệt nữa mà chia theo khu vực. Hay có thể sắp xếp thực hiện những công việc có phát sinh vận chuyển (di chuyển) để thực hiện cùng một lúc. Những cách này sẽ rất hiệu quả đối với những công việc chứa nhiều lãng phí do vận chuyển.
Việc tắc nghẽn thông tin sẽ dẫn tới chậm kế hoạch
Tắc nghẽn thông tin cũng được xem là một loại lãng phí do vận chuyển.
Ví dụ, trong không ít trường hợp nếu sếp chưa thông qua thì không thể tiến hành tiếp công việc. Tuy nhiên, khi muốn đến lấy ý kiến thì sếp lại bận họp hay đi công việc bên ngoài công ty.
Trong trường hợp này, công việc sẽ không thể tiến hành tiếp dẫn tới phát sinh “Lãng phí do chờ đợi”.
Để không phát sinh lãng phí trong dòng chảy thông tin, thì việc đầu tiên phải làm là thảo luận lại liệu công việc đó có nhất thiết phải được sếp thông qua mới có thể tiến hành tiếp hay không? Nếu trong trường hợp việc này là cần thiết thì hãy nghĩ cách có thể xác nhận trước được lịch làm việc của sếp, hay quyết định người có thể thay mặt sếp thông qua.
Hơn nữa, nếu suy nghĩ đối với cá nhân thì thời gian di chuyển tới nơi làm việc cũng không sinh ra giá trị gia tăng và dễ trở thành lãng phí do di chuyển.
Tùy thuộc vào địa điểm sống mà có người phải mất tới 2~3 giờ di chuyển mỗi ngày. Nếu trừ thời gian ngủ thì nó chiếm trên dưới 20% thời gian trong ngày.
Trong trường hợp này, nếu có thể hãy biến thời gian đi làm thành khoảng thời gian có thể sinh ra giá trị gia tăng bằng cách suy nghĩ công việc cho ngày hôm đó, xem qua tài liệu liên quan đến công việc hoặc đọc sách báo để nâng cao kỹ năng.
Hãy nhờ lại xem bạn có hay “đi tới đi lui mà không ngồi im được một chỗ”? Nếu có thì chắc chắn khi đó đang tiềm ẩn lãng phí do vận chuyển. Hãy ý thức kaizen để công việc của bạn được tốt hơn.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
kết cái chuyên đề này ghê