“Cả một núi công việc thế này, ước gì một ngày có 28 tiếng”
Bạn có bao giờ có lâm vào những tình trạng mà phải than vãn thế này không? Nếu bạn gặp khó khăn về thời gian trong việc xử lí các công việc thì có thể phương pháp “In-basket” sẽ giúp bạn nhận được những hiệu quả bất ngờ đấy. In-basket sẽ giúp bạn phán đoán thứ tự ưu tiên cho một công việc một cách khoa học với những căn cứ rõ ràng, giúp bạn có thể dốc sức vào những công việc thật sự quan trọng và cảm thấy nhẹ nhõm ngay cả khi bạn không làm hết tất cả những việc trong To-do-list của bạn.
Phương pháp “In-basket”-8 phần vứt bỏ, 2 phần dồn toàn lực
Tiêu rồi, công việc sếp nhờ tuần trước quên béng mất rồi! Ha… a! Bận quá, báo cáo gửi sếp và việc hướng dẫn khách hàng thăm quan xưởng đổ dồn vào cùng một lúc thế này, làm sao bây giờ?
Nếu bạn thường xuyên gặp phải những tình trạng như thế này, có lẽ đã tới lúc bạn nên xem lại cách tiến hành công việc hàng ngày rồi đấy. Tôi biết nhiều người lập các đầu việc cần giải quyết “to-do list” để tránh rò rỉ và bỏ sót công việc, nhưng tuyệt đối bạn không được hài lòng với các đầu việc ấy. Điều quan trọng là sau khi lập được danh sách, chúng ta phải bắt tay vào xử lý công việc.
Không chỉ viết ra danh sách những việc cần phải làm mà quan trọng hơn là cần thiết phải quyết định thứ tự ưu tiên cho các công việc. Nếu làm được như vậy, chúng ta sẽ nhìn ra được những công việc thực sự bản thân mình đáng làm và cần làm. Trên thực tế, những công việc quan trọng chỉ chiếm khoảng 2 phần, 8 phần còn lại có thể cắt bớt thời gian cho chúng, có thể ủy thác cho người khác, thậm chí có những công việc bạn có thể bỏ không làm cũng chẳng sao.
Dẫn lời anh Torihara về câu chuyện sử dụng thủ pháp In-basket cho thực tập sinh tại một công ty nọ. “In-basket” là phương pháp tư duy để giải quyết công việc dùng trong giảng dạy dành cho không quân Mỹ trong thập niên những năm 50 của thế kỉ trước, sau này phương pháp tư duy này được lan rộng ra toàn thế giới.
“In-basket” dễ bị hiểu lầm là phương pháp đuổi theo tốc độ, để sao cho có thể giải quyết được nhiều công việc với hiệu suất cao, thực ra không phải vậy.
Vậy thì cụ thể đó là phương pháp như thế nào? Thực tế đây là phương pháp giúp bạn loại 8 phần công việc “phá đám” để có nhiều thời gian hơn tập trung cho 2 phần công việc quan trọng. Nếu bạn có thể phán đoán thứ tự ưu tiên của công việc một cách chắc chắn, thì không khó để bạn bỏ đi 8 phần công việc “phá đám”, bạn cũng sẽ có đủ thời gian để bình tĩnh xử lý những rắc rối gặp phải trong 2 phần công việc còn lại.
Bí quyết sử dụng sổ tay: Lập ma trận để phán đoán thứ tự ưu tiên cho công việc
Dưới đây là một trang sổ tay của Anh Torihara sử dụng thủ pháp In-Basket để xắp xếp những công việc hàng ngày. Cuốn sổ tay được anh chia làm hai phần, phía bên trái dành cho lịch trình công việc, phía phải để lưu lại những ghi chú. Tại khu vực ghi chú anh kẻ một đường thẳng để chia tiếp ra hai khoảng trống. Một ô dành cho danh sách các đầu việc, một ô dành cho bảng ma trận xác định thứ tự ưu tiên. Sau khi hoàn thành việc đó, anh tiến hành theo 3 bước sau để xử lý các đầu việc.
Step 1: Vào cuối tuần, anh sẽ tạo danh sách những công việc mà tuần tiếp theo cần phải làm, ghi vào bảng danh sách công việc (To-Do List).
Step 2: Xếp các công việc vào bảng ma trận ưu tiên. Bảng ma trận ưu tiên được chia làm 4 ô theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp (tham khảo hình vẽ).
Step 3: Quyết định ngày giờ thực hiện các công việc có mức độ quan trọng cao ở khu vực A&B, sau đó viết vào dãy lịch trình.
Chúng ta phải đặc biệt chú ý đến khu vực B: “không khẩn cấp nhưng quan trọng”. Nhiều người suy nghĩ vì đây là công việc không khẩn cấp nên tạm đẩy lùi lại làm sau cũng được. Để tránh tâm lý này, trước hết chúng ta hãy lên lịch cho công việc ở phần này. Để đánh giá mức độ quan trọng của công việc, bạn hãy trả lời cho câu hỏi “điều gì xảy ra nếu bỏ công việc này?” những gì bạn tưởng tưởng ra sẽ là căn cứ để bạn phân chia mức độ quan trọng cho công việc.
Ví dụ cho sử dụng sổ tay để đánh giá chính xác thứ tự ưu tiên công việc
1. Giao hàng bổ sung với những đơn hàng đã bị trễ
2. Lập kế hoạch làm việc cho quý tiếp theo (hạn sau 2 tuần)
3. Chuẩn bị tài liệu có thể sẽ cần thiết cho hội nghị tổ chức định kì
4. Chuẩn bị cho bài phát biểu 3 phút trong nghi thức chào buổi sáng ngày mai
5. Giải quyết những vấn đề bất ổn định trong hệ thống
6. Trao đổi để quyết định nghỉ việc
7. Lên kế hoạch thực hiện viết bài cho tạp chí
8. Dạy nhân viên mới
9. Hẹn gặp những khách hàng tiềm năng lâu ngày chưa gặp
10. Hẹn gặp khách mới
11. Tưới nước cho vườn cây công ty
Đầu tiên bạn hãy dùng bút chì chia dọc phía phải cuốn sổ ra làm 3 phần, lấy 1 phần ghi danh sách công việc “To-Do List”, phần còn lại của phía phải dùng làm bảng ma trận gồm độ quan trọng và tính cấp bách. (tham khảo bảng)
Đánh số hiệu của công việc vào đúng ngày tháng trong bảng lịch trình
Step 1: Viết ra danh sách công việc
Để sau này có thể dễ phân loại ta phải đánh số thứ tự ở đầu dòng. Viết theo thứ tự công việc bạn quan tâm cũng không sao.
Step 2: Gắn thứ tự ưu tiên cho công việc
Đưa số thứ tự biểu trưng cho công việc vào bảng ma trận dựa theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của công việc, sau đó quyết định tính ưu tiên thực hiên.
Step 3: Nhận rõ công việc chỉ mình có thể hoàn thành, sau đó ghi vào dãy lịch trình.
Công việc quan trọng không chỉ “khi nào làm việc” mà còn cần thiết phải dự thảo thời gian hoàn thành. Phần công việc B là phần dễ bị đẩy lùi nhất nên hãy bắt đầu lập kế hoạch cho phần việc ở ô B.
Biên dịch: Trần Xuân Quyết
[…] VietFuji […]
[…] VietFuji […]