Kỳ 3: Phân chia sự tập trung một cách hiệu quả
“Thay vì đối đầu với sự mất tập trung, hãy nắm lấy khuynh hướng hoạt động của bộ não của bạn
”- Cathy Davison –
Bảy nhân viên IBM, với những vị trí khác nhau, đang tham gia một cuộc họp trực tuyến. Hai người trong số họ nói chuyện với nhau qua điện thoại, hai người khác thì trò chuyện thông qua tin nhắn, những người còn lại xử lý các bảng tính Excel. Có người thì cố gắng trả lời một câu hỏi được đưa ra trong cuộc gọi trước đó, có người vẫn tiếp tục tìm kiếm những đối thủ cạnh tranh tiềm năng và có người đang tổng kết nội dung buổi họp để gửi mail cho các đồng nghiệp không tham gia. Theo bạn, những nhân viên này có phải đã bị phân tán bởi công nghệ của thế kỷ 21 hay không? Hay ngược lại những công nghệ thế kỷ 21 đang giúp họ tập trung theo một cách mới, tự nhiên hơn, sáng tạo hơn và hiệu quả hơn.
Chúng ta đều biết đến vấn đề về sự mất tập trung trong công việc ở thời hiện đại. Trong thập kỷ trước, thế giới đã tiến từ 12 tỷ lên đến 247 tỷ thư điện tử trong một ngày, từ 400 ngàn lên đến 4,5 tỷ tin nhắn văn bản, từ 2,7 giờ online lên đến 18 giờ/tuần/người. Tuy chúng ta chỉ ngồi trong văn phòng hay những căn phòng được thiết kế cách biệt với thế giới bên ngoài, nhưng mọi công việc được thực hiện thông qua chiếc máy tính. Và máy tính giúp ta kết nối với thế giới, với đồng nghiệp, khách hàng, gia đình, cộng đồng, giải trí sở thích, và mọi thứ khác.
Theo Gloria Mark, một giáo sư tại trường đại học California, người công nhân thời hiện đại cứ trung bình 3 phút lại thay đổi nhiệm vụ một lần. Một khi sự tập trung của họ vào một nhiệm vụ cho trước bị ngắt quãng thì họ phải mất 25 phút để quay trở lại công việc cũ. Một số người cho rằng chúng ta nên cố gắng loại bỏ những sự phân tán. Nhưng tôi nghĩ những nhà quản lý thời nay đủ khả năng thích ứng hoặc thậm chí là phát huy tác dụng của chúng.
Nghiên cứu của Mark cũng cho thấy 44% nguyên nhân của việc thay đổi, phân tán công việc là do xuất phát từ “trong” mỗi con người chứ không phải do “ngoại” cảnh. Chúng ta không thể đổ lỗi việc không tập trung là do công nghệ, bởi vì bộ não của chúng ta có chức năng xử lí nhiều việc cùng một lúc. Hãy nhắm mắt trong năm phút và để ý xem suy nghĩ của bạn thay đổi như thế nào? Trầm tư, rồi nhảy sang suy nghĩ việc khác, vòng vo qua một suy nghĩ nữa trước khi quay trở lại với suy nghĩ hiện tại. Những công ty thành công trong thế kỷ 20 có lẽ đã yêu cầu nhân viên của mình chú ý nghiêm ngặt đối với những nhiệm vụ có tính hệ thống và phải hoàn thành từng nhiệm vụ một. Tuy nhiên, đó không phải là cách thức hoạt động tự nhiên của con người. Sự kết nối của thế kỷ 21 cho chúng ta nhìn nhận được điều này.
Xem tiếp nội dung bài viết ở ➡ trang 2
