Phần lớn mọi người đều bị vướng phải thói quen xấu đặc trưng khi sử dụng email trong 1 thập niên gần đây. Thật sự không có nhiều hướng dẫn về điều này nên không có gì đáng ngạc nhiên. Đáng ngạc nhiên ở đây là mọi người thường có xu hướng mong chờ người khác phải luôn làm đúng và cảm thấy bị xúc phạm khi chứng kiến ai đó có chút ngờ nghệch trong việc sử dụng email, trong khi chính bản thân họ cũng mắc lỗi. Theo tôi thì tốt hơn hết hãy nghĩ rằng những lỗi mọi người thường mắc phải đơn thuần là vô tình chứ không phải cố ý. Sau đây là 10 cách để cải thiện hành vi dùng email.
1. Trả lời nhanh chóng, ngay cả khi bạn không biết câu trả lời
Gần đây tôi có gửi mail đến một người bạn thân xem anh ta có ở nhà trong khoảng thời gian tôi đi công tác tại thành phố nơi anh sống hay không. Việc đặt vé máy bay của tôi hoàn toàn phụ thuộc vào điều đó. Sau một hồi rất lâu không thấy hồi âm, tôi đã gửi một tin nhắn khẩn cho anh ta, đến lúc đó mới nhận được câu trả lời rằng phải một thời gian nữa thì anh ta mới xác định chính xác được lịch làm việc. Trong khi đó thì tôi lại bị bắt chờ đợi mà thậm chí chẳng biết rằng anh ta có nhận được mail hay không. Chỉ một câu trả lời đơn giản rằng anh ta sẽ báo lại thời gian chính xác cho tôi sau một đến hai ngày hoàn toàn có thể khiến tôi thoải mái hơn biết bao nhiêu.
2. Hãy thay đổi dòng chữ chủ đề khi chuyển sang một chủ đề mới
Hệ thống thường nhóm các email có cùng chủ đề lại thành bó. Nếu bạn cứ tiếp tục cuộc hội thoại chừng 30 email xung quanh 3 chủ đề khác biệt thì sẽ rất khó để tìm kiếm lại về sau cũng như khó để các nhóm khác có thể hiểu chủ đề của email về cái gì.
3. Đọc tựa đề mail
Tôi thường để thông tin chính yếu nhất trên tựa đề, chẳng hạn như ngày hoặc giờ. Như vậy người nhận sẽ dề dàng nắm bắt được thông tin cần thiết nhât. Nhưng thực sự là tôi vô cùng ghét khi nhận được phản hồi rằng: “vậy ngày giờ họp mặt là lúc nào?” mặc dù thông tin đó để ở ngay chỗ nổi bật nhất.
4. Đừng chỉ đọc một câu đầu tiên trong mail
Tôi biết một số người thường xuyên gửi mail phản hồi và đặt những câu hỏi vớ vẩn vì họ không bao giờ đọc đến câu thứ hai trong mail. Tất nhiên một phần là do chức năng của di động đã tóm lại và chỉ hiện thị phần đầu mail nhưng không thể đổ lỗi hoàn toàn cho điều này được. Đừng bắt người khác phải đoán thói quen đọc mail của bạn.
5. Trả lời toàn bộ vấn đề trong mail
Sẽ không tốn thời gian nhiều nếu bạn chịu khó gạch nhiều đầu dòng để trả lời toàn bộ vấn đề trong một mail có nhiều chủ đề. Ngược lại, cứ trả lời từng ý và bắt người nhận lại phải mất thời gian tiếp tục đuổi theo bạn tìm câu trả lời sẽ mất thời gian nhiều hơn nữa. Đừng lãng phí thời gian của người khác cũng như của chính bạn.
6. Viết email ngắn và đi vào trọng tâm
Đừng sử dụng email nếu bạn muốn hội thoại dài đằng đẵng. Hãy gặp trực tiếp hoặc tổ chức cuộc họp, sau đó dùng mail để thông báo ngày giờ.
7. Đừng trả lời khi được Bcc
Tôi sẽ Bcc các cộng sự khi tôi không muốn họ tham dự mà chỉ muốn cung cấp thông tin. Vì thế tôi sẽ mắng thẳng cánh ai trả lời toàn bộ nhóm khi được Bcc. Việc đó hoàn toàn là gây rối và tự làm xấu mình trước đối tác bên kia.
8. Bỏ ngay file đính kèm trong phần chữ ký
Đối với một người đang làm truyền thông như tôi, phần chữ ký là một công cụ vô cùng có giá trị. Tôi thích nhất ở chỗ có thể hiểu hơn nhiều điều về một con người với chỉ đơn thuần 1 cú click chuột. Những những file ảnh đính kèm sẽ khiến hệ thống trì trệ về khó hơn trong việc sắp xếp. Nên chỉ sử dụng đoạn văn bản đơn giản cùng hyperlink. Bằng cách đó tôi có thể dễ dàng truy cập đến trang web hay video của bạn một cách đễ dàng. Nhưng kể cả trong trường hợp đó, hãy làm thật ngắn gọn hết mức có thể.
9. Chỉ kéo vào người thực sự quan tâm
Email không phải là chỗ để tiệc tùng hay quán cafe. Nó là công cụ để giao tiếp. Đừng bao giờ mời mọi người vào chỉ để cho vui. Cuộc hội thoại có đến 4-5 email tham dự sẽ vô cùng loạn. Nếu cần gửi email đến một nhóm lớn, hãy Bcc đến danh sách để bảo mật thông tin địa chỉ email và để các “bà tám” không có cơ hội làm phiền đến người khác.
10. Hãy nhớ đóng vòng lặp
Điều gây khó chịu nhất cho bất cứ ai trong kinh doanh không phải là thư rác. Bộ lọc giúp giải quyết vấn đề ấy dễ dàng. Vấn đề bực mình nhất chính là mail không được trả lời. Hãy tôn trọng người khác bằng cách đơn giản là trả lời lại để họ biết bạn đã nhận được mail và hiểu điều họ muốn nói. Chỉ cần trả lời một cách đơn giản như: “Tôi đã hiểu”, “Sẽ bắt tay vào làm”,… Như thế thì người gửi mail cho bạn sẽ không phải lo thư của họ đã đi thẳng vào thùng mail spam hay bạn đang giận dỗi điều gì mà bỏ lơ họ. Hãy nhớ, tâm lý của con người luôn suy diễn đến điều tệ nhất.
Người dịch: Trịnh Trần Khánh Duy.
Nguồn: Inc.com
