Công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng. Khi thực hiện công việc hãy nghĩ đến người làm ở công đoạn sau
Bất cứ công việc nào cũng có công đoạn trước (khâu chuẩn bị) và công đoạn sau (phần việc còn lại). Cách liên kết công đoạn ấy không đơn thuần chỉ tồn tại bên trong nội bộ công ty mà còn nghiệm đúng với cả mạng lưới bên ngoài ví dụ như mối liên kết giữa công ty mời thầu và công ty nhận thầu.
Bạn có biết ơn những người làm công đoạn trước chưa? Đã suy tính để người ở công đoạn sau thật dễ làm việc chưa? Nếu thiếu những điều đó thì không những gây phiền phức cho người khác mà còn tạo nên cản trở trong công việc của bản thân sau này.
Một vị tổng giám đốc E muốn xây dựng lại hoạt động kinh doanh của công ty trong tình trạng hoạt động kinh doanh đi xuống trầm trọng. Một mặt ông cho tiến hành cải cách sản xuất dựa trên nền tảng phương thức Toyota, một mặt ông còn tiến hành cải thiện nâng cao ý thức của nhân viên thông qua chính hành động của bản thân. Chẳng hạn khi có người từ công ty đối tác (công ty cung ứng sản phẩm) đến làm việc, lúc về ông luôn tiễn khách tới tận cửa.
Một nhân viên bán hàng tuổi đời còn trẻ, ngạc nhiên hỏi ông: “Công ty chúng ta trả tiền mua sản phẩm, tạo công ăn việc làm cho phía bên kia thì sao phải làm như vậy?”
Ông E hỏi ngược lại cậu nhân viên: “Vậy kể từ ngày mai cậu có thể thay họ sản xuất ra linh kiện rồi giao hàng cho công ty ta được không?”. Cậu trả lời: “Tôi không thể”. Ông E tiếp tục: “Họ đã giúp công ty ta làm phần việc mà chúng ta không thể làm. Chính vì thế, đối với chúng ta họ là ân nhân. Tôn trọng và lịch sự với họ là chuyện đương nhiên”
Trong phương thức Toyota, “Công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng”, tuyệt đối không được nhìn xuống coi thường các công ty hợp tác với thái độ “Có tôi nên các anh mới có việc”.
Nếu muốn làm cho công viêc của bản thân nhẹ nhàng, trước tiên hãy làm công việc của mọi người xung quanh dễ dàng hơn
Ông E còn cho nhân viên thấy được cách suy nghĩ “công đoạn sau là khách hàng” qua một ví dụ khác. Một ngày nọ, ông cùng nhân viên bộ phận văn phòng xuống xưởng, thấy bộ phận mua hàng tháo dỡ từng bọc linh kiện rồi hàng loạt những việc không biết từ đâu tới, ông không hài lòng và hỏi lại nhân viên văn phòng và bộ phận tài chính: “Tại sao bộ phận mua hàng lại cần phải dỡ từng gói bọc các linh kiện như vậy? Tại sao trong lúc công xưởng vô cùng bận bịu bộ phận tài chính lại bắt người dưới xưởng viết nhiều hoá đơn đến vậy? các loai đồ gá đã thực sự phát huy hiệu quả chưa?”. Tất cả đều là những câu hỏi khiến nhân viên suy nghĩ để tìm ra cách sao cho công đoạn sau dễ thực hiện nhất.
Cùng xuống xưởng với ông trong ngày hôm đó, các nhân viên văn phòng đã học được nhiều điều. Họ cảm thấy cần phải cố gắng, nỗ lực hơn nữa sao cho bộ phận mua hàng có thể làm việc nhẹ nhàng và nhanh chóng nhất, các thủ tục quản lý tài chính được rút ngắn nhất nhưng vẫn đảm bảo độ chính xác cao nhất. Xuất phát từ suy nghĩ “công đoạn sau là khách hàng”, đã giúp cho bộ phận văn phòng có những kaizen (cải thiện) để “khách hàng” của mình làm việc nhanh, dễ dàng và chính xác hơn, nhờ thế mà hiệu suất làm việc được cải thiện đáng kể. Đó cũng chính là tinh thần mà giám đốc E muốn truyền đạt.
Ví dụ khi ai đó nhờ bạn copy một tệp tài liệu, bạn có mang trả lại họ một tệp tài liệu lộn xộn hay không? Phần copy mình đã làm xong nhưng cần phải suy nghĩ tới những người ở giai đoạn sau nữa. Để người sử dụng có thể dễ đọc nhất thì cần phải xếp lại theo thứ tự rồi dùng kẹp ghim lại. Trong dây chuyền lắp ráp, trước khi đưa xuống công đoạn tiếp theo, người làm việc ở công đoạn trước cần sắp xếp linh kiện theo thứ tự và số lượng cần thiết, sao cho dễ lấy nhẩt, chỉ cần dành một chút suy nghĩ cho những người làm phần việc sau mình mà thời gian và hiệu suất làm việc tổng thể sẽ được cải thiện đáng kể.
Không ngồi chỉ tay năm ngón, ông E đã chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của những suy nghĩ căn bản qua chính hành động của mình “công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng”.
Bí quyết để Toyota trở thành số một thế giới
Toyota giáo dục nhân viên một cách triệt để suy nghĩ “công đoạn trước là ân nhân, công đoạn sau là khách hàng”. Toyota khiến cho nhân viên phải suy nghĩ và tạo điều kiện để nhân viên có thể hành động sao cho các công đoạn sau luôn được thực hiện một cách dễ dàng hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn. Người lên kế hoạch sản xuất phải suy nghĩ “làm thế nào để bộ phận sản xuất thực hiện dễ dàng hơn?”, bộ phận sản xuất sẽ phải suy nghĩ làm thế nào để có được sản phẩm tốt nhất kịp giao cho bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng sẽ phải suy nghĩ làm thế nào để có thể mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Nếu từng người từng người nếu dành chút suy nghĩ đến công đoạn sau trước khi tiến hành công thì chất lượng cũng như hiêu suất công việc sẽ nâng cao một cách đáng kể.
Theo トヨタのすごい習慣＆仕事術ー若松義人
Biên dịch: Trịnh Trần Khánh Duy
