Quy tắc này cũng có khởi nguồn giống với việc dừng dây chuyền, nếu bỏ mặc những vấn đề và sự cố, chúng sẽ lớn dần lên và có khả năng phát triển thành vấn đề lớn.
Nếu báo cáo cấp trên khi vấn đề còn nhỏ, có thể phòng ngừa được việc vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn.
Tuy nhiên, tâm lý con người là muốn “giấu đi những điều xấu”. Thực tế, có nhiều trường hợp, trong lúc cố gắng bằng cách nào đó tự giải quyết vấn đề một mình, vấn đề đã trở nên lớn phức tạp hơn.
Ông Masakazu Morito, giám đốc công ty OJT Solutions cho biết: “Để thực hiện bad new first tại nơi làm việc, cần có sự độ lượng của cấp trên trong việc tiếp nhận thông tin xấu”.
“Một khi đã là do con người làm thì chắc chắn sẽ xảy ra những vấn đề nhầm lẫn. Chính vì vậy, điểm mấu chốt ở đây là cách xử lý sau khi xảy ra vấn đề. Sau khi xảy ra vấn đề, ngay lập tức báo cáo. Nếu có sự chần chừ, hay có những suy nghĩ như “chắc sẽ ổn thôi”, “nếu việc này bị bại lộ thì mình sẽ bị mắng mất”, việc báo cáo sẽ càng trở nên chậm trễ.
Để cấp dưới ngay lập tức dám báo cáo những tin không tốt cần có sự độ lượng của cấp trên trong việc tiếp nhận thông tin. Khi tiếp nhận những thông tin dù xấu đi chăng nữa cũng không được nổi nóng. Ngược lại, cần thiết phải tiếp nhận với thái độ “cảm ơn vì đã báo cáo sớm cho tôi”. Nói cách khác người cấp trên phải có sự can đảm”.
Tôi hiểu cảm giác “không muốn tiếp nhận thông tin không tốt”, nhưng nếu người cấp trên mà lảng tránh điều đó thì cấp dưới sẽ khó lòng báo cáo được những thông tin đó, và ngược lại vấn đề sẽ trở nên phức tạp hơn. Giải quyết vấn đề trong khi vấn đề còn nhỏ là điều có lợi cho cả nhân viên, cấp trên và cả nơi làm việc.
“Hoan nghênh bad new first”. Bằng việc chuyển đổi suy nghĩ theo hướng đó, nơi làm việc của bạn sẽ trở thành một nơi làm việc có sự trao đổi thông tin trong nội bộ tốt hơn, và có thể xử lý vấn đề một cách nhanh chóng.
— Anto —
