Gần đây ad Thợ rèn đọc được một bài hay trong cuốn sách 管理職の一年目の教科書 tạm dịch là cuốn sách giáo khoa cho quản lý năm nhất. Bài viết có nói về một nguyên tắc viết báo cáo công tác, đó là “Bỏ thói quen đi công tác về mới viết báo cáo”. Ad sẽ chia sẻ một số cảm nhận về hiệu quả của nguyên tắc này.
Chuyện là, gần đây Thợ rèn cũng đi công tác nhiều. Chuyến công tác được chia làm hai nhóm chính.
Nhóm một là công tác nước ngoài, vô cùng bận rộn phải làm việc từ sáng cho tới tối muộn, có khi phải làm thêm cả thứ 7, chủ nhật.
Nhóm hai là những buổi tập huấn trong nước (Nhật), chủ yếu là đi học thêm một kỹ năng nào đó mới mẻ, không quá bận rộn và thường kết thúc trước 5h chiều.
Cả hai nhóm công tác, Thợ rèn đều phải viết báo cáo.
Và thực tế, nhìn xung quanh, từ bạn bè đồng nghiệp và các anh chị trong công ty tất cả mọi người đều viết báo cáo rất nghiêm túc, và tất cả đều viết sau chuyến công tác. Có người nhanh, có người chậm nhưng đại thể mọi người đều nộp báo cáo cho sếp và gửi tới các thành viên liên quan trong thời gian sau chuyến công tác không quá hai tuần.
Thợ rèn thực sự rất ngưỡng mộ những ai dù sau chuyến công tác dài ngày, với nhiều nội dung quan trọng mà có thể gửi báo cáo ngay trong ngày hôm sau về nước. Trong bộ phận Thợ rèn đang làm việc cũng có những người như vậy.
Còn bản thân Thợ rèn thì sao?
Mình thường phải trên dưới 1 tuần mới có thể hoàn thành bản báo cáo và thông thường mình cũng tốn khá nhiều thời gian để nắn nót câu từ, còn nội dung thì cũng không có nhiều thay đổi cho lắm.
Một ngày đẹp trời Thợ rèn đi nhà sách và đọc được cuốn sách với một nguyên tắc làm việc đó là “Bỏ thói quen đi công tác về mới viết báo cáo”, ban đầu mình cũng thấy hơi lạ và thắc mắc tại sao phải làm vậy? và nếu viết báo cáo trước chuyến đi công tác thì có thể làm được không? Thực tế là hoàn toàn có thể làm được, vì viết báo cáo trước chuyến công tác không phải là viết trọn vẹn, mà chỉ là viết những hạng mục có thể viết được, những hạng mục chỉ có thể viết sau khi đi thực tế thì để trống và sẽ bổ sung sau.
Ngay lập tức, trong chuyến công tác quốc nội, ad đã làm thử và đã hiểu ý nghĩa của nguyên tắc này.
Viết cấu trúc của bản báo cáo giúp ta hiểu được ý nghĩa của chuyến công tác, sắp xếp được thông tin ngay trước chuyến đi
Một bản báo cáo có các phần, như
- Thông tin cơ bản: Tên chuyến công tác, thời gian, địa điểm, mục đích -> Đã có thông tin trước chuyến đi
- Kế hoạch chuyến công tác -> Đã có thông tin và đã được lập trước đó
- Nội dung kết quả chuyến công tác -> Chưa có nội dung, nhưng có tên các hạng mục. Phần này ad viết sẵn các tiêu đề và sơ lược các nội dung (hình ảnh) cần bổ sung
- Cảm nhận, đề xuất (nếu có) -> Phần này chưa có nội dung, được bổ sung sau chuyến đi
Khi vạch ra các nội dung như thế này, Thợ rèn đã hoàn thành được chừng 50% bản báo cáo. Việc này được thực hiện trước chuyến đi nên nó có ích trong việc khiến Thợ rèn ý thức về ý nghĩa của chuyến công tác, những mục tiêu cần đạt được, đồng thời ý thức được cần chuẩn bị những gì cho chuyến đi.
Hiệu quả của khoảng trống
Như chia sẻ ở trên, trong bản báo cáo, có những phần nội dung bỏ trống, có những trang (powerpoint) cần bổ sung hình ảnh và số liệu ví dụ như:
- Vị trí lắp máy
- Hình ảnh chuyển máy từ bên ngoài vào phòng sạch
- Kết quả điều chỉnh máy
- Bảng kiểm tra mức độ an toàn và interlock của máy
- Kết quả gia công thử
- Những trục trặc, vấn đề phát sinh
- Những hạng mục chưa hoàn thành
Với những gạch đầu dòng có sẵn và trống nội dung sẽ tạo ra động lực giúp Thợ rèn phải kiếm sao cho bằng được những thông tin đó để lấp khoảng trống. Thợ rèn biết trước là mình cần lấp đầy những chỗ trống này nên trong quá trình công tác luôn cố gắng ưu tiên để lấy thông tin đầy đủ nhất, nhanh nhất, và chính xác nhất.
Rút ngắn thời gian viết báo cáo
Nếu sau chuyến đi công tác mới viết thì thường mình sẽ phải mất công gom tài liệu lại, nếu không đủ thì lại phải nhờ các bộ phận liên quan cung cấp, rồi sau đó viết thô, sau đó hoàn chỉnh, nhờ sếp check, cuối cùng mới chuyển tới các thành viên có liên quan. Qúa trình này tốn qúa nhiều thời gian, nhất là đối với người mới vào công ty như mình.
Khi viết báo cáo trước chuyến đi, mình đã hoàn thành được 50% trước chuyến đi, trong chuyến công tác mình đã ý thức gom tài liệu nên làm thêm được 25% nữa, trên chuyến bay hoặc trên tàu cao tốc, mình hoàn thành nốt 25% còn lại. Về đến công ty, hôm sau có thể xem lại hoặc nhờ đồng nghiệp check.
Với những hiệu quả trên, giờ ad luôn ý thức việc viết báo cáo trước mỗi chuyến công tác.Nhưng không chỉ với chuyến công tác mà ad lại nghĩ, với các công việc bình thường ta cũng hoàn toàn có thể áp dụng.
Những công việc không đòi hỏi cần báo cáo đi chăng nữa, thì ta cũng có thể tự đặt ra yêu cầu “báo cáo riêng” với chính mình và tưởng tượng xem mình cần đạt được những mục tiêu gì, với nội dung cụ thể là gì?
Cách làm này không khác gì hình dung xem cái output cuối cùng là gì, tưởng tượng và viết ra giấy, sau đó tiến hành công việc để lấp đầy những ô trống đã vạch ra. Các ad của Nomudas hiện đang làm việc trong các công ty Nhật, định kỳ các ad sẽ chia sẻ những điều học được từ các cuốn sách, những kinh nghiệm thực tế.
Các bạn thấy hay hãy giúp nhóm lan toả tới đông đảo cộng hơn theo cách của các bạn nhé.
Ad Thợ rèn
