Giảm tồn kho là một công việc khó
Khi tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp sẽ gặp áp lực trong việc quản lý. Tuy nhiên, thực tế là chỉ cần lơ là một chút là hàng tồn kho sẽ tăng lên.
Việc giảm tồn kho trong thực tế, nếu nói đơn giản thì không thể thành công. Lý do là vì, quản lý tồn kho trong công ty không đơn giản như quản lý đồ vật, mà liên quan đến rất nhiều vấn đề như là vấn đề về quản lý thông tin, quy trình, tổ chức và các mối quan hệ.
Bí quyết giảm tồn kho thành công cũng giống như dọn dẹp nhà có chứa quá nhiều đồ đạc. Chúng ta không cố làm một lần, mà việc cần thiết là tiến hành theo tuần tự từng bước một.
Trong trường hợp tồn kho gia tăng, điều tệ nhất chính là phớt lờ nó đi. Nếu phớt lờ nó, tồn kho không cần thiết sẽ dần dần tăng lên đến mức không kiểm soát được thì doanh nghiệp sẽ bị dồn vào thế phá sản.
Tổn thất do dư thừa hàng tồn kho
Việc có hàng tồn kho không hoàn toàn chỉ có bất lợi, ngược lại doanh nghiệp cũng sẽ gặp những khó khăn nếu không có tồn kho. Nếu không có tồn kho thì có thể xảy ra trường hợp doanh nghiệp không kịp được thời hạn giao hàng và các doanh nghiệp bán lẻ không thể bán được sản phẩm.
Tuy nhiên, việc giữ hàng tồn kho không cần thiết, không làm tăng thêm lợi nhuận mà chỉ làm gia tăng thêm chi phí.
Trong trường hợp quan trọng, sau khi dựa trên mức độ tổn thất có thể xảy ra khi có phần dư hàng tồn kho, cần nắm rõ mức độ hàng tồn kho bao nhiêu là thích hợp.
Việc quan trọng là tính toán, điều tra như là số liệu về nhu cầu của thị trường, và đảm bảo số lượng hàng tồn kho phù hợp.
Có thể xem xét những tổn thất do hàng tồn kho dư thừa ở dưới đây.
Mất vốn lưu động (tiền mặt)
Để tạo ra hàng tồn kho cũng cần đến những khoản tiền như là chi phí về linh kiện, nguồn nguyên liệu. Tóm lại, nếu tạo ra 10 triệu yên phần hàng tồn kho, thì chỉ ngần đó nguồn tiền mặt sẽ cứ như thế chuyển thành tồn kho. Nếu toàn bộ hàng tồn kho này đều là lãng phí thì tổn thất sẽ là 10 triệu yên. Nếu một nửa hàng tồn kho là lãng phí, thì tổn thất phát sinh là 5 triệu yên.
Chất lượng hàng tồn kho giảm, khiếm khuyết
Qua thời gian, đồ vật sẽ xuống cấp. Với các đồ sống sẽ có thời hạn, nhưng kể cả không phải đồ sống thì đồ vật cũng sẽ cũ đi và chất lượng sẽ giảm đi. Nhựa cũ đi sẽ bị vỡ, chỉ cần như vậy thì sản phẩm cũng không thể sử dụng được. Thời gian lưu kho lâu, việc đó càng dễ xảy ra, kết quả là doanh số và lợi nhuận sẽ bị giảm đi.
Không thể bán được hàng tồn kho
Theo dòng chảy của thời đại, trong một thời kỳ, sản phẩm đã được bán nhiều cũng có thể ngay lập tức trở thành sản phẩm không thể bán được. Khi giữ rất nhiều hàng tồn kho mà nghĩ vẫn có thể bán được, đột nhiên một ngày chúng có thể thành vật vô dụng. Trong trường hợp này, doanh thu và lợi nhuận cũng sẽ giảm đi.
Chi phí nơi lưu kho, bảo quản, phân phối
Để quản lý tồn kho, cần có nơi lưu kho, chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho và nơi lưu kho là cần thiết. Và lúc này cũng cần thêm chi phí phân phối khi vận chuyển hàng từ kho. Người ta nói rằng những chi phí này chiếm khoảng 15-20% chi phí hàng tồn kho trong 1 năm.
Đương nhiên, việc bảo quản hàng tồn kho đã không thể bán được cũng tốn kém chi phí.
Trong trường hợp đó, mặc dù không thể kì vọng vào lợi nhuận, thường thường do việc tăng lên chi phí nêng việc tính toán cắt giảm tồn kho là cần thiết.
Giống như trên, sau khi thường xuyên kiểm tra tình trạng tồn kho, dự tính nhu cầu tồn kho và lợi nhuận kì vọng, việc kiểm soát để không có hàng tồn kho không cần thiết là rất quan trọng.
Một số phương pháp giảm số lượng tồn kho
- Thực hiện việc kiểm kê thường xuyên, nắm rõ số lượng tồn kho.
- Dựa trên thông tin nhu cầu và đơn đặt hàng, quyết định giá trị mục tiêu tồn kho cho từng mặt hàng (theo mức trung bình, chuẩn bị mức độ hàng tồn kho cần thiết).
- Tính toán cho từng mặt hàng số tiền giá trị mục tiêu và giá trị bằng số quy đổi số tiền hàng tồn kho thực tế, sắp xếp thành danh sách theo thứ tự từ xa với giá trị mục tiêu nhất, và làm rõ những vấn đề tồn tại.
- Điều tra lý do mặt hàng có tồn kho nhiều.
- Làm rõ nguyên nhân dẫn đến lý do hàng tồn kho nhiều, thực hiện đối sách.
Lặp đi lặp lại quy trình này, chúng ta có thể từng bước giảm số lượng tồn kho.
[divider]
Nguyễn Anh
Tham khảo:production-control.info
