Tại Toyota, người ta đứng trên 7 góc nhìn để phát hiện lãng phí trong công việc.
1. Lãng phí do chờ đợi
2. Lãng phí do gia công
3. Lãng phí do tồn kho
4. Lãng phí do động tác
5. Lãng phí do vận chuyển
6. Lãng phí do sản xuất quá nhiều
7. Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa sản phẩm lỗi
Tại một công xưởng mà chuyên gia đào tạo của Toyota – Kazumi Ikeda đến thăm, công đoạn thay thế khuôn dập được thực hiện trong 120 phút.
Dựa trên lãng phí số 1 và số 5, ông Ikeda đã cùng nhân viên Kaizen công việc như sau:
- Thứ nhất, cắt bỏ lãng phí do vận chuyển (những chuyển động và đi lại không tạo ra giá trị gia tăng) gây ra bằng cách loại bỏ công đoạn đi tới đi lui và thay vào đó nhân viên chỉ đi một chiều là có thể hoàn thành công việc.
- Thứ hai, không để “lãng phí do chờ đợi” phát sinh bằng cách sắp xếp nhiều người cùng tiến hành song song công việc.
Chỉ với phương án Kaizen trên, công việc tiêu tốn tới 120 phút đã được hoàn thành chỉ trong 15 phút, và kết quả sau nửa năm tiếp tục kaizen, thời gian hoàn thành được rút ngắn xuống còn 9 phút.
Đối với nhân viên, những người vẫn coi công việc hàng ngày của mình là đương nhiên, nếu nhìn lại dựa trên quan điểm “7 loại lãng phí”, họ sẽ phát hiện ra rất nhiều lãng phí.
Mình sẽ đưa ra 2 ví dụ về lãng phí và gợi ý cách kaizen cho từng trường hợp
1. Lãng phí do chờ đợi
Trong công ty, khi kì hạn nộp hồ sơ xin quyết toán kinh phí được quyết định là “cuối tháng”, chắc chắn sẽ có người dồn tất cả đến gần cuối tháng mới nộp cho bộ phận tài vụ. Số lượng nhân viên như vậy càng đông thì đến cuối tháng sẽ có một lượng rất lớn hồ sơ được chuyển đến phòng tài vụ chờ giải quyết. Nói cách khác, một lượng công việc rất lớn sẽ phát sinh tại phòng tài vụ mỗi cuối tháng. Đây có thể sẽ trở thành nguyên nhân khiến nhân viên phòng tài vụ phải làm thêm giờ.
Tuy nhiên, ngoài thời điểm cuối tháng, những ngày khác công việc liên quan đến hồ sơ quyết toán kinh phí lại rất ít nên sẽ sinh ra “thời gian chờ đợi”.
Vậy, nếu khuyến khích nhân viên nộp sớm hơn (ví dụ chia ra 4 hạn nộp trong 4 tuần, mỗi nhóm nhân viên có một hạn nộp khác nhau), chắc chắn công việc sẽ không bị dồn lại, đồng nghĩa với việc giảm được chia phí do chờ đợi, và khả năng cao nhân viên phòng tài vụ cũng không phải vất vả làm thêm giờ.
2. Lãng phí do gia công
Khi làm tài liệu phát biểu (power point…), không ít người đầu tư công sức, thời gian vào thiết kế bố cục và tạo hiệu ứng, ảnh động. Nếu là những tài liệu dùng phát biểu bên ngoài công ty để tạo ấn tượng thật tốt, đương nhiên dáng vẻ bề ngoài rất quan trọng.
Nhưng nếu là tài liệu sử dụng trong nội bộ công ty, bạn chỉ cần một tài liệu đơn giản được sắp xếp rõ ràng các điểm chính là đủ.
Mấu chốt ở đây là xác định rõ “làm với mục đích gì” trước khi bắt tay vào thực hiện.
Nếu không làm rõ mục đích để làm tài liệu mà đầu tư công sức vào thiết kế bố cục thì sẽ gây lãng phí vô cùng lớn. Nói dễ hiểu hơn chính là “làm quá mức cần thiết”.
Nguyễn Đăng Vũ
Tham khảo cuốn Nghệ Thuật Chuẩn Bị Và Lên Kế Hoạch Theo Phương Thức Toyota (nhóm dịch Vietfuji)
