[Toyota] Coi trọng “Chủ nghĩa tự thân vận động”
[divider]
Trong công việc, mục tiêu “sẽ hoàn thành cái gì, vào khi nào” cần thiết phải được chia sẻ. Nếu việc này không được làm rõ ràng thì kết quả là trong nhiều trường hợp công việc nhóm sẽ gặp nhiều trở ngại.
Ví dụ, bạn được cấp trên trao nhiệm vụ làm tài liệu để chuẩn bị cho một cuộc họp sau đây một tuần. Tuy nhiên, đến ngày cuộc họp diễn ra, tài liệu vẫn chưa có đủ. Và dưới sức ép của cấp trên, cuối cùng bạn cũng hoàn thành vào những thời khắc cuối cùng.
Nếu hỏi tại sao việc này lại xảy ra thì có thể trả lời rằng thực ra cấp trên thay vì sửa lại tài liệu đã sử dụng trước đây thì lại yêu cầu cấp dưới tập trung dữ liệu để làm mới. Trường hợp này chính là kết quả của việc đã chia sẻ mục tiêu kì hạn nhưng lại không chia sẻ mục tiêu nội dung công việc.
Chỉ cần cấp trên đưa ra chỉ thị “cậu hãy sửa giúp tôi tài liệu cũ và hoàn thành việc này trong ngày mai” thì cấp dưới đã không phải làm thêm công việc không cần thiết và sớm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
“Tại Toyota có câu ‘làm cho bằng xong’. Đây chính là thói quen làm rõ ràng công việc cần phải hoàn thành khi nào, ở mức độ nào” chuyên gia đào tạo Yoshiya Korura kể lại.
“Làm cho bằng xong” có nghĩa là quyết định trước kì hạn và hoàn thành công việc vào đúng thời điểm thích hợp.
Ở dây truyền trong công xưởng, việc sản xuất 2 ca hoặc 3 ca là bình thường. Khi đó, nếu không “làm cho bằng xong”, mới chỉ kết thúc công đoạn A nhưng vẫn còn lại công đoạn B thì sẽ gây khó khăn cho người tiếp nhận ở ca tiếp theo. Ngoài ra, người tiếp nhận sẽ lại mất công kiểm tra lại mình phải bắt đầu công việc ở đâu, hoặc làm lại công việc của người trước đã làm xong. Vì thế, nếu chúng ta làm rõ “tôi đã hoàn thành tới đây, nhờ anh/chị tiếp tục từ kia” thì công việc sẽ không bị xáo trộn và thuận lợi hơn khi giao ca.
Tại văn phòng, nơi công việc chủ yếu được thực hiện phụ thuộc vào quyết định cá nhân thì việc “hoàn thành cái gì, đến khi nào” hầu như không được làm rõ ràng.
Nếu chỉ nói “Càng nhanh càng tốt” thì người nhận chỉ thị sẽ không hiểu cần phải hoàn thành khi nào, ở mức độ nào thì được. Kết cục, cấp dưới phải làm thêm giờ để thực hiện những việc không cần thiết hay phải làm tới tận sát giờ rồi chỉ hoàn thành ở mức độ tối thiểu.
Nếu làm việc theo nhóm, chúng ta cần phải quyết định kì hạn, và làm rõ ràng xem cần hoàn thành ở mức độ nào, tức là ý thức được việc “làm cho bằng xong” rất quan trọng.
Nếu không quyết định kì hạn sẽ không thể tập trung.
Suy nghĩ “làm cho bằng xong” không chỉ hiệu quả để công việc nhóm diễn ra suôn sẻ, mà kể cả ở mực độ cá nhân nếu bạn để tâm tới sẽ hiệu quả để nâng cao năng suất công việc.
Đó chính là triết lý không lùi công việc sang ngày hôm sau, những việc có thể làm được thì quyết định ngay kì hạn và hoàn thành luôn trong hôm nay.
Ví dụ, một công việc có 8 công đoạn, chúng ta sẽ quyết định “đến 18 giờ hôm nay phải hoàn thành 3 công đoạn đầu để ra về”.
Nếu không quyết định kì hạn theo đơn vị nhỏ, chúng ta sẽ không nắm được tiến độ tổng thể nếu bị chậm hay dễ bị sa đà suy nghĩ “vẫn còn kịp cơ mà” và không thể tập trung vào công việc. Hoặc cũng có trường hợp nhân viên thỏng thả để rồi phải làm thêm giờ triền miên.
Nếu làm rõ ràng “hoàn thành cái gì, đến khi nào” thì nhân viên có thể tập trung hướng tới mục tiêu và nâng cao được hiệu quả công việc.
Nếu bạn đang mang những trăn trở như “bận lắm, công việc chất thành núi”, “tôi biết là nếu hoàn thành sớm thì tốt nhưng lúc nào cũng để lại làm sau”, thì nên sớm ý thức “làm cho bằng xong” từng công việc một. Như thế bạn chắc chắn sẽ cảm nhận được công việc được tiến hành suôn sẻ và năng suất làm việc được nâng cao.
Hoàn thành ngay những công việc có thể làm lúc đó
Nhân viên tại Toyota đã xây dựng được cảm giác “không để lại sau” kể cả đối với những công việc nhỏ nhất. Có nghĩa là xây dựng thói quen hoàn thành ngay những công việc có thể làm lúc đó.
Tại Toyota, nếu có vấn đề phát sinh trong dây truyền sản xuất, thì việc tìm ra nguyên nhân cốt lõi rồi thảo luận phương án giải quyết là chuyện đương nhiên. Việc “để mai tính” sẽ không được chấp nhận. Dẫu có vấn đề lớn xảy ra thì nguyên tắc là những phương án khả thi thì phải thực hiện ngay hôm nay.
Việc này cũng tương tự đối với công việc văn phòng trong công ty. Ví dụ, việc báo cáo ngày hay bị để lại sau, nhưng tại Toyota về cơ bản công việc sẽ được “xử lý ngay khi có thể”.
Chuyên gia đào tạo Yoshiya Korura, kể lại:
“Nhiều người nghĩ rằng ‘cứ gom lại để xử lý một thể sẽ hiệu quả hơn’ nhưng thực ra dù công việc nào thì cũng có những khoảng trống như di chuyển và chờ đợi. Vì thế, chúng ta nên ghi chú lại những việc nên làm ngày hôm nay, những việc có thể hoàn thành ngay thì nên thực hiện vào khoảng thời gian trống. Nếu xây dựng được thói quen hoàn thành ngay những công việc có thể thì việc hoàn thành công việc sát kì hạn hoặc ‘không cần viết ngay báo cáo kinh doanh hàng ngày cũng được!’ sẽ dần mất đi.”
Nếu cứ để lại sau những công việc phải làm, có lúc bạn sẽ quên mất phải làm gì sau đó. Vì vậy, việc để lại sau hoàn toàn không mang lại lợi ích gì. Để thực hiện được công việc mang lại giá trị gia tăng cao, bạn cần loại bỏ triệt để thói quen để lại sau.
POINT: Nếu chỉ làm cho xong thì khó có thể thực hiện được việc có giá trị gia tăng cao. Vì thế việc chúng ta chia sẻ “sẽ hoàn thành cái gì, vào khi nào?” rất quan trọng.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Thói quen tại Toyota.
