Những người có thể hoàn thành nhiều công việc trong một ngày không phải là siêu nhân. Đơn giản là họ đã biết cách làm chủ một số thói quen hữu ích. Một số thói quen rất dễ đoán, hầu như ai cũng biết, kiểu như: Giữ bàn làm việc gọn gàng, ngủ đủ tám tiếng một ngày. Một số thói quen khác lại có thể làm bạn bất ngờ. Ví dụ như ngủ giữa giờ, phàn nàn với người khác,…
Dưới đây chúng tôi xin tổng hợp 15 cách đơn giản để biến một ngày của bạn trở nên năng suất hơn.
1. Dọn dẹp bàn làm việc
Sự sáng tạo thường đến từ sự bừa bộn. Nhưng để hoàn thành được công việc thì bạn sẽ cần một văn phòng gọn gàng. Lý do là bởi những tài liệu bừa bộn trên bàn sẽ luôn nhắc bạn về những công việc chưa được hoàn thành. Điều này sẽ làm bạn cảm thấy nặng nề và thiếu tập trung vào công việc hiện tại. Trái lại một văn phòng sạch sẽ, theo một nghiên cứu trên Havard Business Review, sẽ giúp bạn tập trung vào một công việc lâu hơn bình thường 1,5 lần.
2. Tập trung vào 20% thời gian của một ngày
Bất luận một ngày của bạn có điên rồ đến đâu, hãy bảo đảm bạn có 90 phút (20% của 8 tiếng/ ngày) để làm những công việc quan trọng. Kể cả bạn có chơi suốt 80% còn lại, nhưng nếu biết tận dụng 20% này bạn vẫn có thể tạo ra những tiến triển rõ rệt.
3. Làm việc ít đi
Bạn có nghĩ rằng cứ làm thêm giờ thì sẽ làm được nhiều việc hơn ? Giáo sư John Pencavel, của đại học Stanford đã nghiên cứu dữ liệu của những công nhân trong suốt Thế Chiến thứ nhất. Kết quả làm việc tỷ lệ thuận với thời gian làm việc đến khoảng 49 tiếng. Khi vượt quá ngưỡng này, tốc độ tăng của kết quả công việc sẽ giảm dần. Về cơ bản kết quả của một người làm 70 tiếng sẽ gần tương đương một người làm 56 tiếng.
4. Hạn chế điện thoại
Bạn có thể nói rằng mình đang tảng lờ chiếc iPhone . Nhưng thực sự, chiếc điện thoại sẽ không còn khiến bạn mất tập trung khi và chỉ khi nó bị tắt hoàn toàn. Các nhà nghiên cứu từ Florida State University cho biết. Kể cả khi bạn không chú ý đến điện thoại, thì tiếng kêu của nó vẫn có thể gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc của bạn.
5. Tuyệt chiêu với email
Sử dụng email điện thoại. Thông thường các nhà mạng nước ngoài sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ email riêng.
Hãy thiết lập email để nó chỉ chuyển email từ một người đối tượng cụ thể, quan trọng nào đó vào điện thoại.
Tắt toàn bộ hòm thư đến và tảng lờ những email khác. Hãy yên tâm là bạn sẽ luôn biết khi nào có tin nhắn quan trọng đến.
6. Tập trung vào những “hoạt động có giá trị cao”
Con người thường làm việc hiệu suất hơn với những công việc đến tự nhiên. Ngược lại, họ sẽ tiến triển chậm hơn với những thao tác có vẻ rắc rối (với họ). Vì thế, nếu có thể hãy uỷ thác những nhiệm vụ rắc rối với bản thân (nhưng dễ dàng với người khác). Và tập trung vào những “hoạt động có giá trị cao” của chính bạn. Những “hoạt động có giá trị cao” là những nhiệm vụ có tác dụng nâng cao thế mạngh của bạn, tạo ra ảnh hưởng và thay đổi. Việc chia sẻ công việc cũng giúp bạn xây dựng cộng đồng chung tố hơn.
7. Tiến hành họp khéo léo hơn
Có ba cách để buổi họp đạt được kết quả tốt nhất:
Lên kế hoạch
Không nhất thiết phải có một kết hoạch quá chi tiết, nhưng ít nhất hãy cho những người tham dự biết rằng cái họ cần hướng đến là gì. Để giữ buổi họp ngắn gọn, hiệu quả, hãy giới hạn trong khoảng 3 mục tiêu hoặc ít hơn. Và hãy nhớ dành thời gian để phổ biến mục tiêu đó đến mọi người.
Loại trừ phân tán
Mọi người thường có xu hướng đưa ra những ý tưởng quan trọng với họ nhưng không phù hợp với chủ đề. Hãy để những ý tưởng đó vào một chỗ, bằng cách viết lại chúng ra giấy. Và hãy lên kế hoạch hành động ngay sau buổi họp, đừng để bị chìm đắm trong kho ý tưởng.
Vận động
Ngày nay những buổi họp dưới hình thức đi dạo đang dần phổ biến. Hãy thiết lập thời gian họp 30-45 phút. Khi hết thời gian bạn hãy cùng mọi người đứng dậy và di chuyển. Chỉ cần bản chủ động đứng lên, mọi người sẽ sẵn sàng làm theo. Theo nhà tâm lý học Karissa Thacker, di chuyển nhiều có rất nhiều lợi ích, và một trong số đó là nâng cao khả năng tập trung.
8. Ngủ giữa giờ
Các nhà nghiên cứu tại University of Michigan đã phát hiện rằng, những giấc ngủ giữa giờ có thể giúp hồi phục hoạt động thần kinh và tăng sức chịu đựng. Vì thế, dù ít (khoảng 10-20 phút) hãy thử giấc ngủ giữa giờ xem sao nhé.
9. Tránh xa những yếu tố làm giảm năng suất
Xác định những nguồn gây mất tập trung là bước đầu tiên để loại bỏ chúng. Theo một bản điều tra vào năm 2015 của CareerBuilder, có 5 nguồn gây phân tán tư tưởng mạnh nhất. Đó là :
- Điện thoại di động, nhắn tin
- Internet
- Buôn chuyện
- Mạng xã hội
10. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
Theo bà Lisa Zaslow, người sáng lập Gotham Organizer, để làm việc hiệu quả đầu tiên chúng ta cần đưa ra những lựa chọn chính xác theo 1 trong 2 tiêu chuẩn sau:
Tiêu chuẩn về não bộ:
Chúng ta không thể bắt bộ não dốc toàn lực trong suốt một ngày. Vì thế, khi còn khoẻ, hãy tập trung vào hoạt động quan trọng. Ví dụ như viết lách. Còn khi đã mệt, hãy lựa chọn những công việc ít cần suy nghĩ hơn, như trả lời mail chả hạn.
Tiêu chuẩn trì hoãn:
Để tập trung vào công việc thực sự ý nghĩa, hãy đặt những công việc khác sang một bên. Ví dụ chỉ mở hòm thư một lần một tuần. Càng ngày chúng ta càng ít nhận thư hơn, vậy thì tại sao phải kiểm tra hòm thư quá nhiều ?
11. Duy trì phong độ
Ngủ ngon giúp bạn đạt kết quả tốt, đấy là điều không cần phải bàn cãi. Tuy nhiên ngủ quá nhiều hay quá ít đều không tốt. Các nhà nghiên cứu tại Finnish Institute of Ocupational Health đã phát hiện rằng. Những nhân viên thiếu ngủ và nhân viên thừa ngủ đều có tỉ lệ xin nghỉ phép cao hơn nhân viên có giấc ngủ vừa đủ.
12. Ngồi gần cửa sổ, tiếp cận ánh nắng nhiều hơn
Thông thường người ta cho rằng một văn phòng có view quá đẹp sẽ làm phân tâm nhân viên. Nhưng thực tế, ánh sáng mặt trời có tác dụng nâng cao năng suất rất mạnh. Theo một nghiên cứu của California Energy Commission, những nhân viên ngồi gần cửa sổ có năng suất tốt hơn. Khả năng xử lý cuộc gọi nhanh hơn từ 6-12%. Ngoài ra họ cũng đạt kết quả tốt hơ 10-25% trong các bài kiểm tra về sức khoẻ tinh thần và trí nhớ.
13. Hãy đưa những thông tin rõ ràng
Hãy nâng cao tinh thần của các đồng nghiệp bằng những định nghĩa mục tiêu rõ ràng và thường xuyên đưa phản hồi tích cực. Một nghiên cứu của Gallup cho thấy rằng. Những công ty biết khuyến khích nhân viên có tỷ lệ nghỉ việc giảm 65%, năng suất tăng 21% và tỷ lệ được khách hàng đánh giá tốt tăng 10%.
14. Phàn nàn với người khác
Nhưng hãy phàn nàn một cách đúng đắn. Chỉ trích phải đi kèm với giải pháp. Giáo sư Russell Johnson, đồng tác giả của một công trình trên Journal of Applied Psychology cho biết: “Gói gọn vấn đề dưới góc nhìn của một giải pháp hữu ích sẽ làm giảm sự chú ý vào người mắc lỗi”. Những cách phàn nàn như vậy sẽ giúp người nghe cảm thấy dễ chịu và dễ tiếp nhận.
15. Tập thể dục
Tập thể dục không chỉ nâng cao sức khoẻ mà còn làm tăng chất lượng công việc. Chỉ cần bạn đi dạo một chút cũng được. Các nhà nghiên cứu tại Đại Học Otago, New Zealand đã công bố một kết quả. Trong đó, những con chuột thí nghiệm duy trì hoạt động chay 20 phút mỗi ngày có khả năng giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả hơn nhiều so với những con còn lại.
[divider]
Biên dịch: Trungmaster, theo Fastcompany
