Cách rút ngắn thời gian một cách triệt để nhất chính là bỏ bớt “những việc đang làm”. Đó là một nét văn hóa được đánh giá cao ở Toyota.
Công việc sẽ tự khuếch đại để bảo bản thân
Phương pháp rút ngắn thời gian hiệu quả nhất là bỏ bớt công việc của bản thân. Nếu bỏ bớt công việc mà vẫn đưa ra được những sản phẩm và dịch vụ chất lượng không đổi so với trước thì có thể dẫn tới tăng tốc toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên, mọi người thường có xu huớng bảo vệ công việc và ngành nghề của bản thân, nên công việc thường bị khuếch đại lên.
Ví dụ, nếu nhìn từ quan điểm của một nhà quản lý công ty chế tạo xe ô tô, bộ phận sản xuất chế tạo xe là chính “công việc chính” (bộ phận chính), ngược lại bộ phận phân phối di chuyển hàng hóa và sản phẩm lại là công việc đi kèm (bộ phận đi kèm). Đối với nhà sản xuất ô tô, bộ phận phân phối tuy là công việc không thể thiếu ở thời điểm hiện tại, nhưng chỉ là quy mô nhỏ.
Ngược lại, đối với nhân viên làm việc ở bộ phận phân phối thì công việc vận chuyển lại là công việc chính. Đương nhiên bởi họ cũng có niềm tự hào và lý tưởng làm việc riêng, nên họ cũng làm tốt hết sức có thể theo cách của riêng mình. Lúc này một vấn đề dễ xảy ra là việc tăng số lượng công việc của bản thân dù là chủ ý hay vô tình. Nói một cách chính xác hơn, đó là việc gia tăng thêm những công việc đi kèm không phải công việc chính
Ở một doanh nghiệp mà chuyên gia đào tạo Okada Imi chịu trách nhiệm chỉ đạo, ông đã nói “mức độ kém hiệu quả của bộ phận phân phối rất rõ rệt”.
Ở bộ phận phân phối, từ trước đến giờ, việc lựa chọn hiệu suất các đồ vật để tốn ít năng lượng nhất vô cùng quan trọng. Để chọn một cách hiệu quả hơn, một phương pháp hữu hiệu là chọn trong thời gian nhất định, vận chuyển sau khi chất đầy hàng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường ở tình trạng bỏ qua hiệu suất của xí nghiệp đó, chỉ vận chuyển khi có nhu cầu “cần vận chuyển”
Có thể bộ phận vận chuyển nghĩ việc đáp ứng lại nhu cầu của các bộ phận khác là công việc của mình, tuy nhiên nếu vận chuyển dựa vào tình trạng đối phương sẽ cần một số lượng lớn xe tải và lái xe, hiệu suất cũng sẽ giảm.
Ở đây, sau khi dừng cách làm cũ chuyển sang vận chuyển định kỳ, các bộ phận đều có thể sắp xếp thời gian phù hợp với lịch vận chuyển để tiến hành công việc, nên số lượng xe tải và lái xe có ít đi cũng không vấn đề gì.
Làm rõ thành quả bản thân nên đạt được
Nếu không có tầm nhìn cao rộng từ trên cao như loài chim, sẽ dễ rơi vào cái bẫy “thỏa mãn cá nhân” như đáp ứng các nhu cầu đặt thù hay lý tưởng làm việc của bộ phận làm tăng công việc bản thân. Tuy nhiên, nếu nhìn từ quan điểm “thỏa mãn tập thể” có nhiều trường hợp chỉ làm tăng thêm công việc đi kèm.
Để phòng tránh điều này, cần phải bàn bạc lại về “thành quả mà chúng ta muốn đạt được”. Nếu làm như thế, công việc chúng ta nên tập trung cũng sẽ được làm rõ.
Ví dụ, giống như trường hợp trước, đối với nhà sản xuất, thành quả hướng tới của bộ phận vận chuyển là cống hiến cho doanh thu của công ti thông qua việc vận chuyển. Có nghĩa công việc chính nhất là vận chuyển đồ vật một cách hiệu quả. Cũng như thế, thành quả nên có của những người làm kinh doanh là nắm bắt bạn hàng để tăng doanh thu. Cũng có nghĩa, công việc chính nhất rõ ràng là đàm phán. Việc lập bản kế hoành tráng, tham gia các cuộc họp của công ty cũng là công việc phải làm, nhưng đó chỉ là những công việc đi kèm.
Bởi vậy, có thể đứng trên quan điểm chung, nắm bắt nhiệm vụ chính nhất đến mức độ nào chính là điều quan trọng nhất cần chú ý.
Nhìn từ trên cao hơn xuống có thể nhìn ra những công việc cần bỏ
Chuyên gia Okada Imi đã nói “hình thái tối cao là làm sao để công việc của mình như không có gì”.
Khi đánh giá việc kinh doanh một cách toàn thể, lý tưởng nhất là không còn gì ngoài công việc chính. Bởi vậy nên nếu công việc của bản thân không phải công việc chính, chuyển sang hướng từ bỏ nó chính là cống hiến to lớn cho công ty.
Tuy nói như vậy, thông thường không dễ gì nói “công việc của tôi nên bị bỏ”. Đôi khi ta thường phản ứng chỉ ra công việc của mình quan trọng để bảo vệ bản thân. Bởi vậy, ở Toyota có văn hóa yêu cầu triệt để loại bỏ Muda, đánh giá cao những người làm việc này. Bởi vậy nên, chỉ cần có thể Kaizen để bỏ bớt công việc của bản thân, chắc chắn họ sẽ được đánh giá cao và được nhận công việc mới.
Chuyển sang hướng bỏ bớt công việc của bản thân cần có dũng khí, ngoài ra nếu không có văn hóa tổ chức coi trọng điều này thì khá khó thực hiện. Mặc dù vậy, nếu nhìn từ lập trường người quản lý công việc của bản thân, việc ý thức coi trọng nó ở mức nào là vô cùng quan trọng.
Ở Toyota, thường có câu nói “hãy suy nghĩ công việc bằng góc nhìn cao hơn”, nhìn xuống công việc bằng tầm nhìn cao hơn chức vụ của bản thân. Bằng cách làm như thế, có thể nhìn thấy được công việc cần làm và cần bỏ.
Việc suy nghĩ về việc nên làm và nên bỏ có hiệu quả làm đơn giản hóa dòng chảy công việc, các giai đoạn trở nên hiệu quả và thông suốt hơn.
Biên dịch : BaQuang
Nguồn: Toyota no dandori
