Ngày hôm nay bạn phải làm rất nhiều việc. Phải làm bản báo giá cho công ty A, phải chuẩn bị bài phát biểu tại công ty B, cần chuẩn bị hợp đồng cho công ty C, chuẩn bị tài liệu cho buổi gặp công ty D…Việc quá nhiều đến chóng cả mặt, chắc chắn một lúc nào đó bạn cũng sẽ gặp phải trường hợp như thế này.
Để hoàn thành nhiều công việc như trên, có hai cách tiêu biểu có thể nghĩ tới. Cách thứ nhất là làm theo thứ tự công việc. Hôm nay giải quyết đầu việc của công ty A, mai công ty B…, cách thứ 2 là tiến hành đồng thời tất cả các đầu việc liên quan tới công ty A, B, C, D. Đối với những công việc cần mức độ tập trung cao độ và độc lập với nhau, cách làm thứ nhất sẽ phát huy hiệu quả. Đối với các đầu việc có tính tương đồng, tương hỗ lẫn nhau thì cách làm thứ 2 sẽ hiệu quả. Trong công việc thường ngày, phần nhiều các công việc có mối liên quan tới nhau nên theo tôi, việc tiến hành đồng thời nhiều đầu việc sẽ mang lại hiệu quả cao.
Do các đầu việc có liên quan tới nhau, ví dụ trường hợp kể những điểm liên quan tới công ty A khi làm báo giá có thể tách lấy những thông tin hay để sử dụng cho tài liệu của công ty B, bản hợp đồng của công ty C có thể có đầu mối cho câu chuyện với công ty D…Khi các đầu việc có tính tương hỗ, tương đồng với nhau, nếu tiến hành đồng thời tất cả các đầu việc sẽ giúp chúng ta đưa ra được nhiều ý tưởng mới, hoặc có thể tìm ra được những phương án hay để giải quyết vấn đề, trục trặc…
Nếu bạn sử dụng máy tính, hãy chuẩn bị các file tài liệu liên quan, mở tất cả chúng ra và để ở trạng thái bất cứ lúc nào cũng có thể nhanh chóng sử dụng được. Bí quyết ở đây đó là chỉ mở những tài liệu cần thiết, không để các tài liệu không liên quan xuất hiện khi làm việc. Ngày trước, khi chưa có máy tính nếu trải tất cả các tài liệu liên quan tới các công việc cần làm sẽ khiến cả bàn làm việc ngập tràn giấy tờ, nhưng ngày nay với một chiếc máy tính, bạn hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này một cách đơn giản.
Khi cần có thể chuyển màn hình và lưu lại những ý tưởng hay. Khi bị bí ý tưởng cho công việc A có thể nhảy sang công việc B và ngược lại. Hãy tận dụng tích cực sức mạnh của chiếc máy tính để giải quyết nhiều công việc một cách hiệu quả.
[divider style=”solid” top=”20″ bottom=”20″]
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
