Tôi nghĩ rằng với việc trả lời các thư từ, tin nhắn một cách nhanh chóng bạn – một nhân viên mới có thể dành thêm 20% đánh giá tốt cho mình. Đứng trên lập trường của đối phương, nếu bạn nhận được câu trả lời ngay lập tức bạn sẽ có một ấn tượng rất tốt với người đó.
Với những người hay trả lời thư trễ thường hay có lý do “công việc quá bận rộn không có thời gian”. Tôi rất hiểu cảm giác đó bởi vì ngay chính tôi khi bị cuốn vào công việc đôi khi cũng có những lý do tương tự. Nhưng hãy thử suy nghĩ một chút, bạn chỉ cần trả lời một tin nhắn thôi có thể hiểu được chuyện gì đang diễn ra. Tôi nghĩ rằng với việc trả lời các thư từ, tin nhắn một cách nhanh chóng bạn có thể dành thêm 20% đánh giá tốt cho mình. Đứng trên lập trường của đối phương, nếu bạn nhận được câu trả lời ngay lập tức bạn sẽ có một ấn tượng rất tốt với người đó.
Đừng lo lắng dù với báo cáo dang dở, đâu tiên hày trả lời “ngày mai tôi sẽ trả lời cho bạn”, ”tôi vẫn chưa làm”, ”tôi sẽ làm ngay bây giờ”…Bằng việc tự mình thiết lập kì hạn thì công việc sẽ được tiến triển sang bước tiếp theo và tốc độ cũng được tăng lên. Từ quan điểm này tôi nghĩ rằng việc trả lời tin nhắn, thư từ càng nhanh càng đem lại hiệu quả.
Liên quan đến thư từ, có một vấn đề cần xem xét đó là nội dung đã được chỉnh sửa sao cho đơn giản dễ hiểu hay chưa. Gần đây tôi hay nhận được rất nhiều thư yêu cầu gặp mặt từ những người không quen biết hay thư nhờ giúp đỡ viện trợ cho các hoạt động của nhiều đoàn thể. Tuy nhiên, điều đáng tiếc là đối với hầu hết những thư trên tôi đã đọc đến phân nửa mà vẫn không hiểu họ muốn tôi làm gì.
Tôi tiếp tục đọc cho đến cuối cùng mới có câu “chúng tôi mong nhận được sự phản hồi đồng ý từ ngài, hãy ký tên vào file đính kèm”. Khi đọc đến đó tôi đã nghĩ “sao họ không cho nội dung này ngay đầu tiên giúp nhỉ?”.
Tôi luôn cảm thấy khó chịu với những thư có nội dung dài dòng. Và tất nhiên không ngoại lệ với cả những thư nếu không đọc đến cuối cùng là không hiểu gì. Tôi nghĩ rằng những người quản lý bận rộn cũng có cùng suy nghĩ với tôi.
Trong trường hợp thư có nội dung dài thì ngay từ đầu thư phải viết rõ ràng ngắn gọn việc mình mong muốn đối phương làm gì.
Khi cần sự giúp đỡ từ ai đó, chúng ta thường lưỡng lự vì đó là chuyện rất khó nói. Và chính để truyền đạt cảm giác đó mà kết luận bị kéo về cuối cùng, tôi có thể hiểu được điều này. Trong trường hợp như vậy, bạn hãy thử viết như sau “Lần này, Tôi gửi mail vì muốn có một buổi gặp mặt với ngài. Xin hãy bỏ qua vì đã làm phiền ngài nhưng tôi rất lấy làm vui mừng nếu ngài có thể xem qua những nội dung được ghi dưới đây khi ngài có thời gian.”
Trường hợp này cũng tương tự như khi bạn gặp vướng mắc trong công việc và muốn thảo luận cùng cấp trên. Tôi chắc chắn rằng cấp trên của bạn sẽ không có hứng thú đọc những thư có nội dung dài lê thê.
“Hiện nay tôi có 3 vấn đề đang vướng mắc. Tôi rất mong nhận được lời khuyên của ngài, khi ngài có thời gian hãy xem qua những nội dung dưới đây và tôi sẽ cảm thấy vô cùng biết ơn nếu ngài có thể dành thời gian cho tôi dù chỉ 30 phút để có thể thảo luận cùng ngài. ”
Đầu tiên, hãy viết những câu như thế này ở đầu thư, sau đó rồi mới vào viết chi tiết. Tôi nghĩ rằng nếu làm như vậy bạn sẽ có một bức thư với nội dung dễ hiểu hơn. Kết quả cuối cùng là, một bức thư có nội dung dễ hiểu sẽ kéo theo sự quan tâm của đối phương.
[divider]
Ngocnguyen
Tham khảo: 入社1年目の教科書－岩瀬大輔
