Tại Toyota, người ta luôn nói rằng “Kaizen là mãi mãi”. Bởi vì, không có điểm dừng khi Kaizen và cũng không bao giờ dừng nảy sinh những điểm cần kaizen.
Ví dụ, ở công đoạn lắp đèn hậu cho xe ô tô, hình dáng và kích thước của đèn cũng thay đổi theo thời gian. Những năm gần đây, chiếc đèn hậu dần chuyển đổi sang sử dụng đèn LED, điều này kéo theo sự thay đổi trong phương thức sản xuất.
Vì vậy, Kaizen không thể có điểm kết.
Công việc tại văn phòng cũng tương tự như thế. Dù có cùng một công việc thì khách hàng cũng thay đổi, cấp trên, cấp dưới thay đổi nên đương nhiên bản thân công việc đó cũng thay đổi. Với mỗi sẩn phẩm được bán ra thì điểm cần kaizen cũng khác nhau.
Chính vì vậy, việc duy trì kaizen hàng ngày là rất quan trọng dù đối với bất kì công việc nào.
Tại Toyota, dẫu một kaizen thành công hoặc một vấn đề được giải quyết cũng không khiến họ nghĩ tất cả đã kết thúc. Ngược lại, đối với họ đó là khởi đầu cho một kaizen hoặc một vấn đề mới.
Có nghĩa là, kaizen và giải quyết vấn đề tại Toyota cũng giống như việc nâng cao cấp độ thành quả tạo ra và chinh phục những đỉnh cao mới.
Duy trì Kaizen để hướng tới “Hình thái lý tưởng”
Tại Toyota, khoảng cách giữa “Hiện trạng” và “Hình thái lý tưởng” được định nghĩa là vấn đề.
Việc kaizen và giải quyết vấn đề, đồng thời hướng tới “Hình thái lý tưởng mới” sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc và năng lực của tổ chức. Vì vậy, kaizen và giải quyết vấn đề không có điểm dừng.
Điều này cũng chính xác ở hầu hết các công việc.
Ví dụ, có một vấn đề là “cuộc họp kéo dài hơn dự định”. Vì vậy, để giải quyết vấn đề này, người ta đã quy định thời gian tiến hành và cưỡng chế kết thúc khi hết giờ.
Với cách làm này thì vấn đề “Cuộc họp kéo dài hơn dự định” đã được giải quyết nhưng lại gây nảy sinh một vấn đề mới. Tuy kết thúc đúng giời nhưng các thành viên không đưa ra được kết luận cuối cùng sau mỗi cuộc họp.
Đây chính là điểm bắt đầu cho một hình thái lý tưởng mới.
Để giải quyết vấn đề mới này một ý tưởng mới được đưa ra. “Nội dung phải được thông báo tới các thành viên và viết sẵn lên bảng trước khi diễn ra cuộc họp”. Nhờ đó, cuộc họp đã kết thúc đúng giờ và kết luận cũng được đưa ra.
Đương nhiên, đến đây vấn đề vẫn chưa kết thúc. Một “hình thái lý tưởng” mới sẽ được thiết lập hướng tới nâng cao năng suất làm việc trong mỗi cuộc họp. Lặp đi lặp lại việc này sẽ giúp chúng ta nâng cao chất lượng công việc.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: “トヨタ仕事の基本大全_ The ultimate business skills Toyota way”
