Đừng nên phớt lờ ngay cả những thứ nhỏ nhặt mà cần xem xét chúng thật kỹ lưỡng
Giữa kỹ sư và khách hàng ( không phải dân kỹ thuật) thì có khoảng cách nhất định về kiến thức chuyên môn. Nếu bạn không để ý đến sự khác biệt đó mà cho rằng đối tác cũng có trình độ chuyên môn giống bản thân thì hai bên sẽ không thể đạt được kết quả tốt nhất khi giao tiếp, nhiều trục trặc không ngờ tới có thể xảy ra.
Dưới đây là một câu chuyện khi một một công ty outsourcing tham gia thiết kế cho một dự án xe hơi tại Nhật.
Động cơ của xe hơi gồm có nhiều loại, 4 thì, 6 thì và 8 thì. Số thì chính là số xy lanh, trong động cơ có bao nhiêu xy lanh nối vào trục khủy thì đó là bấy nhiêu thì của xe.Thứ tự điểm hỏa, thứ tự phun nhiên liệu được sắp đặt sao xe có thể đạt được tính cân bằng vật lý tốt nhất khi hoạt động. Ở động cơ 8 thì cũng vậy, vị trí điểm hỏa cũng không sắp xếp thứ tự lần lượt từ 1 đến 8.
Hơn nữa, khi dừng động cơ, người thiết kế cũng tính đến lắp đặt thứ tự dừng phun nhiên liệu sao cho tạo tính cân bằng vật lý tốt nhất cho xe. Và tùy theo kích thước động cơ của từng loại xe mà thứ tự phun nhiêu liệu sẽ khác đi. Đó là những kiến thức thông thường đối với mọi người kỹ sư.
Một ngày, khi công ty outsoursing trên nhận được từ khách hàng một bản thiết kế, và lời nhắn “cứ như thê này mà làm nhé! ”. Tuy vậy, khi xem lại bản thiết kế bên nhận đặt hàng thấy có vấn đề ở thứ tự phun nhiên liệu ở động cơ. Tuy nhiên do tôn trọng lời nhắn trước đó của khách.nên bên công ty nhận dự án đã tuyệt đối tuân theo. Công ty đã phát triển dự án không hề có chút đắn đo suy nghĩ nào. Sau gần một năm, ngày thử nghiệm đã đến. Đây là bước cực kỳ quan trọng, bởi nếu thử nghiệm thành công thì sản phẩm sẽ bước vào giai đoạn chế tạo hàng loạt. Tuy nhiên khi tiến hành thử nghiệm thì có ghi nhận là:“Quá trình dừng động cơ gặp vấn đề”.
Và điểm bất ngờ nhất khi kiểm tra đó do lỗi bắt đầu từ thứ tự phun nhiên liệu mà người bên công ty nhận thiết kế đã đắn đo nhưng lại lờ qua.
Dù dự án đã bước vào giai đoạn chuẩn bị sản xuất hàng loạt nhưng toàn bộ quá trình chuẩn bị đều phải dừng lại, tiến hành lại từ đầu. Đây là một chuyện vô cùng nghiệm trọng.
Do bên đối tác đã không hiểu những kiến thức căn bản dẫn đến việc vẽ sai bản thiết kế. Thêm vào đó, dù là là bên công ty nhận được đơn đặt hàng thì nếu 2 bên không trao đổi cụ thể thì sẽ có thể gây ra những lỗi không được khắc phục trong quá trình phát triển. Dù bạn đã nghi ngại nhưng bị những suy nghĩ như: “Chắc chắn cấp trên đã biết rồi” hay “Chắc phương pháp này mới có gần đây cũng nên” che lấp mất khiến bạn bỏ qua những sai sót không ngờ tới.
Tâm lý thích thỏa hiệp lười nhác hay thiếu để tâm trong công việc là nguồn cơn của đại họa sau này. Thiệt hại trong câu chuyện kể trên lên đến hàng triệu đô la. Do nguyên nhân xuất phát từ khâu thiết kế nên bên công ty nhận thiết kế không chịu tổn hại gì hết. Tuy vậy, theo khách quan mà nói thì cả 2 bên đều có trách nhiệm trong chuyện này.
Bạn cần trao đổi một cách cụ thể với đối tác khi cảm thấy gì đó không ổn. Hãy tỷ mỉ trao đổi cho đến khi rõ ràng từng vấn đề một.
Chỉ rõ những chỗ bản thân nghi ngờ có thể giúp đối tác phát hiện ra lỗi sai. Tuy nhiên có thể có những lúc bên đối tác có thể cũng đã tính đến chuyện ấy rồi đúng không?. Đừng nghĩ rằng mình đã sai mà xấu hổ. Bởi vì nếu không làm rõ chỗ nghi vấn thì chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến cả công đoạn phát triển sau.
Khi đã thống nhất được ý đồ, mục đích thay đổi của bản thiết kế thì hai bên có thể nắm chắc cụ thể các công đoạn của công việc được giao. Nếu còn những điểm chưa nhất chí ít nhất cũng có thể lý giải được để cùng giải quyết, hoặc khi phát hiện ra vấn đề thì có thể tự đưa ra những phương án thay thế. Không chỉ có thể, có khi bạn còn có thể đưa ra phương án tối ưu hơn nữa, giúp tạo ra sự tin tưởng đến từ khách hàng. Để đạt đến những điều đó thi điều quan trọng chính là khả năng truyền tải.
Quá trình trao đổi ý kiển cũng có thể giúp cho sản phẩm có thêm nhiều tính năng tốt hơn. Hơn nữa, khi bạn đề ra giúp những phương án tốt hơn, thì càng được khách hàng tin tưởng và muốn giao phó công việc hơn.
Không những chất lượng sản phẩm được cải thiện tốt hơn mà ý kiến của bản thân cũng sẽ nhận được sự tôn trọng. Đối với người kỹ sư làm gì có động lực, niềm vui nào hấp dẫn hơn thế.
Thấu hiểu nhau trong giao tiếp
Dĩ nhiên việc truyền đạt cũng cực kỳ quan trọng trong một đội ngũ phát triển. Khi tiến hành chế tạo nên một sản phẩm thì việc đầu tiên đấy chính là xây dựng nhóm. Trong đó người quản lý cùng người leader sẽ được chọn lựa để dẫn nhóm đến đích.
Để toàn nhóm cùng phát triển thì truyền tải thông tin giữa cấp trên-cấp dưới và giữa đồng nghiệp với nhau là cực kỳ quan trọng.
Một đội ngũ nhỏ hay lớn cơ bản đều giống nhau ở điểm nếu thiếu sự kết nối giữa mọi người thì sẽ có nhiều rắc rối thường xuyên xảy ra. Khi làm việc ở một môi trường làm việc đầy bận rộn và được phân vai trò một cách rõ ràng thì bản thân dễ rơi vào suy nghĩ: “Cứ làm tốt phần việc của mình là ổn”. Trong công việc chuyện đấy thường xảy ra. Nhưng khi bạn cảm thấy gì đó không ổn thì đừng nên chần chừ mà nên hỏi người quản lý ngay lập tức.
Đương nhiên. cũng phải xét xem hoàn cảnh người bị hỏi khi đấy như thế nào, và nghĩ xem thời điểm có phù hợp hay không. Không nên hỏi vô tội vạ hoặc thiếu suy nghĩ.
Tuy nhiên, với cấp trên thì không cần phải ngại ngần. Hỏi lúc ngay phải hỏi và hãy nói lúc ngay cần phải nói và hãy trao đổi ngay khi cần phải trao đổi, là nguyên tắc vàng mà bạn cần phải nắm chắc. Tệ nhất đó là khi bạn không dám hỏi, mà giữ lại mọi nghi ngại trong người.
Tương tự, nếu mà bạn đang ở vị trí cao hơn thì đừng nên ngắt lời của người dưới quyền mình khi họ cần phải hỏi hoặc báo cáo. Bạn nên tìm cách dẫn dắt sao cho 2 bên nói chuyện dễ dàng hơn.
Trong giao tiếp thì thái độ rất là quan trọng. Chỉ biết đến việc ra lệnh hay phát biểu theo hướng chủ quan thì không gọi là giao tiếp được. Lý giải và tiếp nạp ý tưởng của nhau là mục đích quan trọng của giao tiếp. Khi bạn lớn tiếng ra lệnh thì đối phương không thể nào mà tiếp thu được rõ ràng nữa. Tuy nhiên, nếu trong trường hợp bạn đang bị ra lệnh thì hãy tìm cách sao cho để nắm bắt được ý chính của mệnh lệnh đó.
Lắng nghe bằng trái tim
“Lý giải” có nghĩa là hiểu bằng não bộ, nhưng để năm bắt được toàn bộ tâm ý thì bạn cần phải lắng nghe bằng cả trái tim. Không lắng nghe bằng cả trái tim thì bạn không thể thật sự “hiểu” được.
Dù cùng được thuyết minh hay đươc chỉ dẫn bằng từ ngữ tranh ảnh thì khả năng lý giải, hay cảm nhận của mỗi người là khác nhau. Do vậy, khi muốn nói lên một điều gì đó thì chỉ qua email thôi thì sẽ không thể nào lý giải hết được. Vì thế, lúc này cần có sự gặp gỡ trực tiếp giữa đôi bên.
Và khi trao đổi với bên khách hàng hay bên công ty cộng tác, bạn không nên tiếc công sức gì cả mà hãy nói chuyện một đối một với người quản ký bên khách hàng.
Có khi nghe một lần thôi đã hiểu nhưng dù là hiểu rồi thì có khi mọi việc vẫn không được trôi chảy. Dù vậy việc lắng nghe hiểu hết tâm tư cảm xúc của người nói là điều cực kỳ quan trọng.
Để truyền đạt tốt thì cần biết lắng nghe
Đối với một người kỹ sư thì một phần lớn quy trình công việc của họ là nghe nguyện vọng từ khách hàng, cấp trên, thực thi, báo cáo kết quả.
Phần việc “lắng nghe” chiếm một vị trí quan trọng trong công việc của người kỹ sư. Không chỉ đơn giản là nghe ngóng mà còn phải nắm bắt những thành phần thông tin quan trọng, rồi lý giải một cách chính xác.
Nếu không làm được như vậy thì sẽ không thể nào mà tạo ra sản phẩm như khách hàng mong muốn. Dù bạn có làm việc vất vả đến đâu mà không thể tạo ra được một sản phẩm như ý của khách hàng thì cũng không thể nào được đánh giá cao.
Dưới đây là những điểm mấu chốt cần phải chú ý khi lắng nghe đối phương.
1 Dành đủ thời gian cho cuộc nói chuyện.
2 Khi bị gọi hỏi chuyện thì phải ngừng mọi công việc đang làm, chú ý hoàn toàn đến lời nói của đối phương.
3 Tạo ra một môi trường dễ nói chuyện nhất.
4 Đừng ngắt lời mà hãy nghe từ đầu đến cuối.
5 Toàn tâm toàn ý lắng nghe câu chuyện của đối phương.
6 Phải xác nhận xem mình có hiểu câu chuyện không.
7 Ngoài lời nói cần chú ý đến cử chỉ của đối phương.
8 Hãy gật đầu để tạo cảm giác câu chuyện của họ đang được chú ý lắng nghe.
Khi 2 bên nói chuyện cần tạo ra được môi trường mà bạn có thể dễ dàng nói chuyện từ đầu đến cuối. Do khi chọn môi trường dễ nói chuyện, cuộc nói chuyện sẽ sôi nổi hơn, có thể hiểu rõ đối phương hơn.
HOÀNG SƠN
QUANG TRUNG
