Đây là câu nói rất quen thuộc trong công xưởng của Toyota.
“Con người” chính là những nhân viên và “Đồ vật” là tượng trưng cho “nơi làm việc” hay “sản phẩm”.
Có một chuyên gia đào tạo nổi tiếng đã từng có kinh nghiệm như thế này tại Toyota.
Khi có một sự cố máy móc xảy ra, người chuyên gia đào tạo khi đó là một quản lý tầm trung đã nghe lại báo cáo từ cấp dưới và ngay lập tức thông báo nội dung đó với cấp trên của mình.
Khi nghe báo cáo, người cấp trên mới hỏi lại “Có thật như vậy không?” và tự mình chạy xuống hiện trường để quan sát. Sau khi quay lại, cấp trên đã mắng rằng “Chẳng phải những gì anh báo cáo khác với thực tế hay sao?”
Khi đó, người chuyên gia đào tạo đã cứng họng mà không giải thích nổi một câu.
Thực tế, trong công xưởng chúng rất hay gặp trường hợp báo cáo của nhân viên không khớp với những gì đã xảy ra. Vì thế, những người quản lý tại Toyota thường không phụ thuộc hoàn toàn vào báo cáo từ nhân viên mà tự mình phải xuống tận nơi xem xét và nắm rõ vấn đề.
Đương nhiên, việc tin tưởng những điều người khác nói là rất quan trọng. Tuy nhiên, khi gặp thất bại, giống như bản năng, hệ thống phòng vệ tự sẽ được tự động kích hoạt và họ sẽ không nói thật 100% sự việc với cấp trên. Vì thế, người quản lý nên tự mình đi và quan sát hiện trường.
“Đừng hỏi ‘Con người’ hãy hỏi ‘Đồ vật’” là câu nói thể hiện suy nghĩ sự coi trọng đặc biệt tới những gì đã xảy ra tại hiện trường, nơi làm việc (Genchi – Genbutsu) của Toyota. Điều này có nghĩa là, trước khi phán đoán một sự việc hãy tới hiện trường nơi xảy ra và quan sát hiện vật.
Vì vậy, ở Toyota, trước khi báo cáo điều gì lên cấp trên, nhân viên phải tự mình quan sát hiện trường nếu không muốn bị mắng. Bởi nếu chỉ đọc hoặc nghe báo cáo từ cấp dưới lập tức sẽ tự cấp trên nữa hỏi lại “Có thật như vậy không?”, “Cậu đã tới nơi để quan sát chưa mà nói vậy?”.
Những nhân viên không xuống hiện trường quan sát sẽ không thể trả lời được những câu hỏi hay chất vấn như vậy. Ngược lại, những người đã xuống tận nơi và nắm được sự việc sẽ tự tin để đối đáp lại. Họ không nói chuyện theo kiểu suy đoán nên tính thuyết phục sẽ rất cao.
Nếu không quan sát Hiện trường – Hiện vật sẽ dẫn tới phán đoán sai lầm
Cách suy nghĩ về “Hiện trường – Hiện vật” phù hợp với rất nhiều công việc khác nhau.
Ví dụ, một loại gia vị A của một công ty thực phẩm đang có doanh thu kém khác nhiều với gia vị B của một công ty cạnh tranh. Do bộ phận phát triển sản phẩm khi nghiên cứu gia vị A đã đầu tư rất nhiều công sức vào việc chọn lựa nguyên liệu nên họ luôn tự tin rằng gia vị A sẽ có hương vị và chất lượng vượt trội so với gia vị B. Tuy nhiên, họ đã bị sốc khi nhận được kết quả bán hàng.
Khi đó, có một ý kiến tại bộ phận kinh doanh cho rằng “Nguyên nhân chính dẫn đến sự yếu kém này là do gia vị A có giá quá cao và để giải quyết vấn đề thì nên giảm giá”. Tuy nhiên, ý kiến này không thuyết phục được trưởng bộ phận phát triển sản phẩm và ông quyết định tới siêu thị có bày bán sản phẩm để quan sát. Và ông đã nhận ra rằng hiện tại gia vị A chủ yếu được bày bán ở các siêu thị giá rẻ. Tại những cửa hàng cao cấp, nơi những khách hàng mà loại gia vị hướng tới lại không được bày bán.
Khi ông hỏi lại nhân viên bán hàng tại siêu thị giá rẻ thì nhận được câu trả lời “Đúng là chúng tôi chỉ bán được chủ yếu những sản phẩm giá rẻ”.
Có nghĩa là, lý do không phải giá sản phẩm quá cao mà do sản phẩm không được tiếp cận đúng đối tượng khách hàng cần hướng tới.
Tại nơi làm việc, không ít trường hợp nhân viên phán đoán dựa hoàn toàn vào căn cứ như “Do cấp trên bảo thế”, “Do dữ liệu phản ánh như vậy”. Nói như vậy không có nghĩa những điều này hoàn toàn không thể tham khảo được nhưng nếu không xuống tận nơi để quan sát thì khả năng phán đoán sai sẽ xảy ra.
Không gì quan trọng bằng việc tự mình tới nơi, quan sát trực tiếp sự vật và nắm bắt vấn đề.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: “トヨタ仕事の基本大全_ The ultimate business skills Toyota way
