Báo cáo với cấp trên, đề xuất với khách hàng…trong công việc sẽ có nhiều trường hợp bạn phải thuyết phục người nghe. Trong những lúc như thế này, điều quan trọng nhất đó là truyền đạt được những điều muốn truyền đạt tới người nghe. Bí quyết để làm được điều này mà không tốn lấy 1 phút đó là “dùng hình vẽ”.
Trường hợp báo cáo cấp trên hay đề xuất với khách hàng, phần lớn hai người sẽ đối diện nhau. Hai người ở hai trạng thái nhìn thẳng vào nhau, trong tâm lý học, ta gọi đó là quan hệ đối lập. Khi ở trạng thái đối lập, cả hai cùng chuyển sang trạng thái căng thẳng, hồi hộp và tự nhiên sẽ tiến tới trạng thái đấu chọi ý kiến lẫn nhau.
Lúc này bí quyết đó là hãy rút ra một tờ giấy A4, viết/vẽ lên đó những hình ảnh, số liệu muốn truyền tải tới đối phương. Từ trạng thái đối diện nhau, giờ hai người chuyển sang trạng thái cùng hướng mắt về tờ giấy. Một hành động nhỏ chưa tốn lấy 1 phút này thôi nhưng có hiệu quả tâm lý rất lớn, giúp chuyển trạng thái đối lập sang trạng thái hợp tác. Một khi đã chuyển sang trạng thái tâm lý hợp tác, hai người sẽ dễ làm việc với nhau hơn qua đó thúc đẩy công việc tiến lên theo hướng tích cực. Làm được như vậy, không cần tốn nhiều sức lực, bạn cũng có thể truyền tải được điều muốn nói tới đối phương, đây là điều đầu tiên cần tới trong quá trình thuyết phục người nghe.
Vậy hình vẽ có cần phải dùng tới máy tính hay công cụ hỗ trợ hiện đại không? Không cần thiết đâu, chỉ cần dùng một tờ giấy A4 hay quay ngược tờ giấy in bản báo cáo và một cây bút trên tay là bạn hoàn toàn có thể trình bày cho người nghe bằng hình vẽ rồi. Đương nhiên, có người vẽ đẹp, có người chưa tự tin với khả năng hội họa cho lắm. Dù bạn thuộc đối tượng nào cũng không sao, điều quan trọng là hãy cho người nghe thấy được tư thế bạn đang muốn truyền đạt thông điệp. Hiệu quả giao tiếp không phải là sự màu mè mà đó là điều muốn truyền đạt phải được truyền đạt.
Trường hợp nhận được tài liệu là bản in, có một cách để nâng cao ấn tượng. Đó là hãy bổ sung những phần muốn trình bày thêm bằng cách viết/vẽ tay ngay trên tệp tài liệu.
Nếu chỉ đơn thuần là những bản tài liệu được in ra, nhiều khả năng tệp tài liệu sẽ bị vứt bỏ. Có thể bạn cũng có tâm lý hoàn toàn tương tự khi quan sát tập tài liệu, bạn sẵn sàng vứt bỏ nếu nó đơn thuần chỉ là một tập giấy in.
Tuy nhiên, chỉ cần bạn viết tay bổ sung một số thông tin vào đó, ngay lập tức mức độ mong muốn “xem lại” sẽ được tăng thêm một bậc. Đây là tâm lý chung của con người.
Chỉ với 1 phút lưu tâm như vậy thôi, hiệu quả công việc, hiệu quả giao tiếp sẽ được cải thiện đáng kể. Tại sao bạn lại không thử với 1 phút viết/vẽ tay để nâng cao hiệu quả giao tiếp?
Biên dịch: Nguyễn Sinh Côn
Theo cuốn “１分間「仕事術」松尾昭仁著
