Bài cùng chuyên đề:
7 loại lãng phí: Mỏ Ngọc đang ngủ yên
Loại 5 – Lãng phí do vận chuyển/di chuyển
Loại 6 – Lãng phí do sản xuất quá nhiều
[divider]
2 điểm mấu chốt để “tự hoàn thành công việc tại mỗi công đoạn”
“Lãng phí do sản phẩm lỗi và sửa chữa sản phẩm lỗi” là loại cuối cùng trong số 7 loại lãng phí.
Loại lãng phí này được định nghĩa là những việc như vứt bỏ sản phẩm lỗi (không thể sửa chữa), sản xuất lại hoặc sửa chữa.
Đối với bất cứ công việc nào cũng vậy, nếu làm xong mà phải sửa chữa hay làm lại thì có thể phát sinh nguy cơ chậm so với kế hoạch đề ra.
Để phòng tránh nguy cơ này, có một cách suy nghĩ rất hiệu quả đã được giới thiệu ở chương 1 là “tự hoàn thành công việc tại mỗi công đoạn”. Có nghĩa là phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm ngay tại công đoạn của mình để tránh phát sinh việc sửa chữa hay làm lại về sau.
Để thực hiện việc tự hoàn thành công việc tại mỗi công đoạn cần thiết phải có 2 điều kiện sau:
- Điều khiện cho sản phẩm đạt yêu cầu.
- Tiêu chuẩn phán đoán.
Điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu được định nghĩa là những điều kiện nếu được tuân thủ trong quá sản xuất sẽ đảm bảo chắc chắn làm ra được sản phẩm đúng theo thiết kế.
Ví dụ, chỉ cần tuân thủ điều kiện “tại vị trí đó nếu vặn đủ 3 con vít mầu xanh sẽ đảm bảo được chất lượng”.
Hoặc một ví dụ khác về việc lập bảng báo cáo mà một nhân việc được cấp trên giao cho. Tuy đối với từng công xưởng thì điều kiện cho từng sản phẩm đạt tiêu chuẩn khác nhau, nhưng nếu trình bày đầy đủ các điều kiện tối thiểu theo 5W1H (When: khi nào – Where: ở đâu – Who: ai làm – What: làm cái gì – Why : tại sao – How: làm như thế nào) trong bản báo cào thì coi như đã đạt yêu cầu.
Hơn nữa, nếu có sẳn bản mẫu hoặc điều kiện “chỉ được trình bày trong khoảng 3 trang giấy” thì cũng là một điều kiện để nhân viên đảm bảo chất lượng cho bản báo cáo.
Chia sẻ “tưởng tượng về output” với công đoạn sau
Tiêu chuẩn phán đoán được định nghĩa là những tiêu chuẩn dùng để phán đoán kết quả đạt được những yêu cầu như kỳ vọng hay không. Nếu tự mình không hiểu hết những tiêu chuẩn phán đoán này thì khó có thể đảm bảo rằng mính có thể phán đoán chính xác chất lượng sản phẩm của công đoạn nơi mình thực hiện.
Nói một cách cơ bản hơn thì tiêu chuẩn phán đoán chính là những tiêu chuẩn về chất lượng mà công đoạn sau yêu cầu.
Ví dụ, nếu một đứa trẻ nói với bạn “Hôm nay nấu cơm cari cho con nhé”. Thì một suất cơm cari phải đảm bảo những điều kiện phải có thịt, rau được ninh cùng nước súp gia vị cari.
Vì muốn nấu thật ngon nên người mẹ đã dành những 3 tiếng để ninh cho tới khi nước súp đặc quánh lại.
Tuy nhiên, đưa trẻ hay chính là “công đoạn sau” lại thích (hay tiêu chuẩn phan đoán của đứa trẻ) ăn cari ninh trong khoảng 1 tiếng. Như thế, dù bạn có mất tới 3 tiếng để nấu thì đứa trẻ cũng chưa chắc đã vui.
Có nghĩa là, nếu làm khác những tưởng tượng về output của công đoạn sau (Ở đây là đứa trẻ) thì sẽ không thể làm thỏa mãn.
Quay lại với ví dụ về việc lập bảng báo cáo, mức độ thỏa mãn sẽ phụ thuộc vào việc cấp trên yêu cầu thế nào đối với bản báo cáo.
Bản báo cáo gửi lên cho hội đồng quản trị sẽ rất khác với bản báo cáo chỉ được sử dụng trong bộ phận. Hơn nữa, báo cáo có yêu cầu sử dụng hình ảnh và đồ thị hay không cũng là sự khác biệt rất lớn.
Bởi vì nếu bạn cất công tìm kiếm và tập hợp rất nhiều dữ liệu cho bản báo cáo nhưng cấp trên chỉ nghĩ rằng “Đâu cần thiết phải sử dụng những dữ liệu này” thì công sức của bạn coi như đổ sông đổ biển.
Để làm thỏa mãn khách hàng, chính là công đoạn sau, thì việc cần phải chia sẻ những tưởng tượng về output và có tiêu chuẩn để họ tự cũng có thể phán đoán được chất lượng sản phẩm là rất quan trọng.
Nếu làm được như vậy thì việc phòng ngừa lỗi trong công việc cũng như việc sửa chữa không cần thiết cũng được loại bỏ.
Ông Shouwa Morito (OJT Solutions) từng nói rằng:
“Kể cả những người chuyên trách công việc văn phòng, nắm trách nhiệm tổng thể các công xưởng của Toyota cũng thực hiện nghiêm túc việc tự hoàn thành công việc tại mỗi công đoạn. Mỗi người đều đầu tư công sức vào xây dựng điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu và tiêu chuẩn phán đoán. Hơn nữa họ còn nghĩ cách sao cho nội dung đơn giản và có thể truyền đạt một cách dễ hiểu nhất tới mọi nhân viên. Vì thế, mỗi lần xuống công xưởng, tôi thường yêu cầu nhân viên thuyết trình đầy đủ về điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu và tiêu chuẩn phán đoán. Nếu chưa làm được điều này, tôi sẽ yêu cầu phải thực hiện một cách nghiêm túc.”
Vậy bạn có biết điều kiện cho sản phẩm đạt yêu cầu và tiêu chuẩn phán đoán trong công việc của mình là gì không? Nếu ý thức được điều này, bạn có thể nâng cao được chất công việc, và thực hiện nó suôn sẻ hơn.
[divider]
POINT: Làm lại và sửa chữa sẽ ảnh hưởng rất lớn tới kế hoạch công việc. Nếu ý thức được việc “tự hoàn thành công việc tại mỗi công đoạn” thì lãng phí sẽ được loại bỏ.
[divider]
Bùi Linh
Tham khảo: Planing and Arrangements – OJT Solutions
