Bạn có tò mò cách mà Toyota phân tích nguyên nhân khi hoạt động kinh doanh kém hiệu quả? Bạn có muốn thử áp dụng cách làm đỉnh cao của Toyota để tìm ra nguyên nhân đang âm thầm khiến công việc và cuộc sống của bạn gặp khó khăn? Hôm nay VietFuji sẽ giới thiệu đến các bạn một công cụ giúp truy tìm nguyên nhân một cách hiệu quả bên cạnh công cụ “hỏi 5 lần Tại sao” đã được giới thiệu trong bài trước. Công cụ này có tên frame work (tạm dịch là tư duy dàn trải).
Tư duy dàn trải là cách suy nghĩ liệt kê tất cả các yếu tố cấu thành nguyên nhân của vấn đề bằng cách trả lời cho câu hỏi “liệu còn yếu tố nào khác không?” Sau khi có được danh mục các yêu tố, sẽ đánh giá từng yếu tố để tìm ra nguyên nhân quan trọng hơn. “Tư duy dàn trải” bao gồm “tư duy bằng cây logic” dùng để LIỆT KÊ các nguyên nhân để phân tích và “tư duy xâu chuỗi” dùng để XÁC ĐỊNH nguyên nhân nằm ở vị trí nào trong chuỗi dây chuyền hoạt động.
- Tư duy bằng cây logic
Để tiến hành trải nghiệm tư duy bằng cây logic, bạn cần chuẩn bị một tờ giấy A4. Viết ra vấn đề của bạn ở phía bên trái, sau đó liệt kê ra các yếu tố cấu thành nguyên nhân mở dần về phía bên phải như hình minh họa (tưởng tượng như các nhánh mọc ra từ thân cây). Khi mở rộng các nhánh cây điều cần lưu ý đó là các nhánh con sẽ cụ thể hơn, chi tiết hơn so với nhánh chính. Do đó, để mở rộng ra các nhánh nhỏ bạn hãy lặp lại câu hỏi “tại sao” đã được VietFuji giới thiệu trong bài trước.
Khi làm việc với công cụ này, bạn cần có những “từ khóa chung” được áp dụng cho đa dạng các trường hợp. Ví dụ như 4M (man, machine, material, method). Việc có được những từ khóa ở vị trí gốc rễ sẽ giúp bạn triển khai theo khuôn mẫu vừa để tránh bỏ sót vừa tiết kiệm thời gian cho những lần sau. Việc luyện tập xây dựng cây logic sẽ giúp bạn dần quen với những từ khóa ở mức độ chung chung có thể đúng với mọi trường hợp này.
- Tư duy xâu chuỗi
“Tư duy xâu chuỗi” liệt kê các yếu tố theo trật tự của dây chuyền hoạt động. Có nghĩa là các bạn phải suy nghĩ yếu tố nào trước yếu tố nào sau để liệt kê.
Ví dụ khi phân tích nguyên nhân làm phát sinh sản phẩm lỗi, bạn có thể phân tích theo trật tự: Đưa nguyên vật liệu vào => Gia công => Chuyển sản phẩm ra ngoài (xem ví dụ phía dưới).
Tư duy xâu chuỗi giúp bạn nhìn ra được lỗi xảy ra ở vị trí nào trong cả quá trình và tại sao lại xuất hiện lỗi đó. Các bạn cũng có thể áp dụng các câu hỏi sau đây khi phân tích để đạt hiệu quả cao hơn:
- Có thiếu bước nào trong toàn quá trình hay không?
- Có thiếu yếu tố cần thiết nào trong một bước hay không? (công cụ, nhân lực, … )
- Thứ tự sắp xếp các bước đã hợp lý chưa?
Hình dưới đây sẽ giúp các bạn phân biệt hai cách tư duy “giải quyết vấn đề”. Tư duy theo cây logic tập trung vào các yếu tố kỹ thuật trong khi đó tư duy xâu chuỗi tập trung vào quá trình, cách thức tiến hành công việc.
Thông thường việc tìm kiếm nguyên nhân bị lái theo kinh nghiệm hay cảm tính. Cách làm này tưởng như hiệu quả nhưng hoàn toàn ngược lại, rất có thể các yếu tố cấu thành nguyên nhân bị bỏ sót hoặc nguyên nhân không được đánh đúng trọng tâm. Hãy cầm thử một rờ giấy A4 và áp dụng “tư duy bằng cây logic”, “tư duy xâu chuỗi” để tìm kiếm nguyên nhân cho vấn đề xung quanh bạn. Bạn sẽ phải ngạc nhiên đấy vì điều này đấy.
Tác giả : BaQuang
Hiệu đính : Nguyễn Sinh Côn
