Dự đoán vấn đề và Kaizen (cải thiện) những thứ đã thấy
Trong phương thức Kaizen Toyota, bác sỹ chữa bệnh quan trọng hơn bác sỹ chẩn đoán. Tuy vậy quan trọng hơn nữa là bác sỹ có khả năng dự phòng không phát sinh bệnh. Trong các loại lãng phí, thì sản xuất thừa là lãng phí lớn nhất. Một trong những lý do người ta vẫn muốn sản xuất dư ra là vì lo lắng nếu máy móc hỏng hóc thì công xưởng sẽ không sản xuất được nên sản xuất thêm để dự phòng.
Chính vì vậy, khái niệm bảo trì dự dự phòng được đưa vào hệ thống tại Toyota. Nếu lo máy hỏng thì chỉ cần nghĩ cách để tránh máy hỏng thì vấn đề sẽ tự được giải quyết hay sao? Khi máy hỏng mới bắt đầu sửa chữa và thay thế linh kiện thì chỉ gọi là phục hồi. Bảo trì dự phòng bao gồm 3 trụ cột chính:
① Kiểm tra hàng ngày phòng chống lão hóa máy móc
② Kiểm tra định kỳ và chẩn đoán định kỳ để đo sự lão hóa của máy móc
③ Tu sửa dự phòng để khôi phục lão hóa sớm
Nếu so sánh với hoạt động của con người có thể ví với:
① Chú ý tới sữa khỏe qua đồ ăn uống và vận động.
② Kiểm tra sức khỏe định kỳ để biết được cơ thể có bệnh tật gì không
③ Phát hiện và điều trị bệnh từ giai đoạn sớm
Con người cũng vậy, một khi mắc bệnh nặng mới chữa thì sẽ tốn nhiều thời gian và tiền bạc, đó là chưa kể còn làm phiền cho những người liên quan. Trường hợp máy móc cũng vậy, nếu đã bị hỏng hoàn toàn, chắc chắn chi phí và thời gian tu sửa sẽ rất lớn, dẫn đến việc sản xuất cũng bị ảnh hưởng liên đới. Cũng có trường hợp thậm chí không thể sửa chữa, và phải mua máy mới thay thế.
Để chuyện này không xảy ra, ông Ono Taiichi đã yêu cầu “Phải bảo trì dự phòng hàng ngày”. Vì vậy nhiều người đã đánh giá rằng “Bản chất sức mạnh của Toyota không phải khả năng sửa chữa mà là năng lực dự phòng, ngăn chặn vấn đề ngay trước khi chúng xảy ra”.
Kaizen tốt nhất là làm sao để vấn đề không phát sinh
Tiêu biểu cho cách suy nghĩ “phòng bệnh hơn chữa bệnh” là áp dụng 5S. Trị bệnh có thể hiểu là “tổng vệ sinh, tổng dọn dẹp khi mà mọi thứ đã quá bẩn và lộn xộn, hay khi máy móc hỏng rồi mới xử lý”.
Ngược lại với chữa bệnh là phòng bệnh “lau ngay khi thấy bẩn”, “khi thấy rác thì nhặt và bỏ vào thùng”. Nếu Có được những thói quen này thì sẽ xây dựng được nơi làm việc sạch sẽ, khi vấn đề có xảy ra thì việc xử lý cũng sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Tại Nhật Bản nhiều doanh nghiệp hằng ngày vẫn dành một vài phút để tất cả nhân viên dọn dẹp nơi làm việc của mình và lối đi chung. Ngoài ra, còn có một số công ty luôn dự phòng đối với công đoạn, máy móc có khả năng làm phát sinh vết bẩn. “Kaizen máy móc để sơn không rớt xuống sàn”, “đơn giản khâu đóng gói để lượng rác giảm dần về zero” là những đối sách được thực hiện để để hướng tới “công xưởng là nơi có muốn làm bẩn cũng không được”.
Nếu làm được điều này một cách triệt để, đương nhiên việc tổng vệ sinh sẽ không còn cần thiết nữa.
Công xưởng không tự bẩn mà do chúng ta làm bẩn. Vì thế, phân tích đâu là nguồn gốc của những bụi bẩn đó là bước đầu tiên để xây dựng một công xưởng sạch. Điều quan trọng không phải là suy nghĩ cách sao cho có thể trị liệu nhanh, mà nghĩ cách Kaizen để không còn cần tới trị liệu nữa.
Bảo trì dự phòng là việc thêm trí tuệ của con người vào máy móc, và sử dụng máy móc. Phục hồi là cách con người bị máy móc sử dụng nên mới xảy ra việc dừng dây chuyền, hay tốn chi phí… Bảo trì dự phòng chỉ tốn một phần nhỏ thời gian và chi phí. Trí tuệ con người dành cho chiếc máy sẽ tỷ lệ thuận với chi phí sản xuất được cắt giảm.
Bùi Linh
Theo cuốn “Toyota’s Amazing Improvement Techniques” – Yoshihito Wakamatsu
