Do đâu mà có sự khác biệt trong khả năng giải quyết công việc? Sẽ có ý kiến cho rằng đó là do sự khác biệt về năng lực. Không sai nhưng có lý do quan trọng hơn đó là thói quen trong cách tiếp cận vấn đề và tư thế giải quyết vấn đề. Trong bài hôm nay chúng ta cùng tìm hiểu xem những thói quen thường thấy của những người mà “tại sao thời gian cũng giống những người khác mà sao họ lại có khả năng giải quyết vấn đề nhanh và hiệu quả”. Bài viết tham khảo từ cuốn tạp chí Nikkei Associe chuyên đề “người làm việc nhanh và người làm việc chậm”.
Cách suy nghĩ và thái độ đối với công việc
Thói quen số 1
Người nhanh: Tự mình quyết định tiền lương
Người chậm: Tiền lương do công ty quyết định
Đối với những người làm việc nhanh họ sẽ tính thời gian làm việc của mình ra tiền lương mỗi giờ. Ví dụ một người có thu nhập 120 triệu/năm, làm việc 1 ngày 8 tiếng, 240 ngày trong một năm thì tiền lương mỗi giờ khoảng 60,000. Dựa trên đó, họ sẽ suy nghĩ thời gian cần phải dành cho một công việc và tiến hành chúng trong khoảng thời gian tương xứng. Đối với những người làm việc chậm, ý thức trách nhiệm nâng cao hiệu suất công việc thấp hơn, và tất nhiên họ suy nghĩ rằng thu nhập là do công ty quyết định.
Thói quen số 2
Người nhanh: Có những hành động khác với xung quanh.
Người chậm: Hòa vào làn sóng xung quanh để tiến hành công việc.
Ví dụ ngay về việc ăn cơm trưa cũng có thể thấy được sự khác biệt giữa người làm việc nhanh và người làm việc chậm. Phần đông mọi người nghỉ trưa và đi ăn vào khoảng 12:00 – 13:00 (khoảng thời gian cửa hàng hoặc nhà ăn đông nhất), người làm việc nhanh sẽ cố tránh khoảng thời gian này, thay vào đó họ sẽ đi ăn sớm hơn hoặc muộn hơn chừng 30 phút. Không phải mất nhiều thời gian cho việc chờ đợi không cần thiết cũng là cách họ hoàn thành công việc một ngày nhanh hơn những người khác.
Thói quen số 3
Người nhanh: Không nghe theo lời người khác nói
Người chậm: Nói gì nghe nấy, không suy nghĩ
Người nhanh sẽ có cách làm của riêng mình sau khi tham khảo những nội dung cần thiết, họ không bị ảnh hưởng bởi lời nói của những người xung quanh. Trong cách làm của họ có những bí quyết riêng, và vì là bí quyết riêng nên họ hiểu cách vận dụng chúng để phát huy năng lực bản thân. Cách suy nghĩ này không những giúp phát huy năng lực bản thân mà còn rút ngắn thời gian làm việc và có nhiều phương án cải thiện công việc. Ngược lại, người chậm thường tiến hành công việc theo khuôn mẫu của những người khác mà không đưa suy nghĩ của mình vào công việc, khi có sự thay đổi đột xuất tự bản thân mình không thể đưa ra quyết định, gây lãng phí thời gian.
Phân chia công việc
Thói quen số 4
Người nhanh: Làm cả những công việc khẩn
Người chậm: Ưu tiên công việc khẩn cấp
Nếu chia công việc ra làm bốn cấp độ:
1. Quan trọng và khẩn cấp
2. Khẩn cấp nhưng không quan trọng
3. Quan trọng nhưng không khẩn
4. Không quan trọng và cũng không khẩn.
Tất nhiên công việc đầu tiên sẽ cần phải làm đầu tiên rồi, nhưng công việc tiếp theo sẽ cho thấy sự khác biệt. Người nhanh chọn công việc 3 làm chuẩn ưu tiên. Mặc dù vậy, công việc số 2 cũng không thể xem thường được nên họ sẽ ưu tiên công việc số 3, sau đó sắp xếp thời gian để làm công việc số hai ở mức độ hoàn thành vừa phải, và yêu cầu về hiệu suất khi thực hiện công việc này.
Thói quen số 5
Người nhanh: Không quyết định thứ tự công việc
Người chậm: Quyết định thứ tự công việc và nhất quyết phải thực hiện theo thứ tự ấy
Người làm việc nhanh tiến hành đẩy công việc đi theo tâm trạng, tạo cảm hứng cho bản thân để tiếp tục những công việc tiếp theo bằng cách hoàn thành những công việc có thể thực hiện dễ dàng trước. Điều này không đồng nghĩa với việc họ bỏ qua ý thức về thứ tự ưu tiên, và tuyệt dối không để những công việc có mức độ quan trọng xuống phía sau.
Khi quyết định công việc theo thứ tự từ trước nếu chẳng may “buổi sáng” quyết làm công việc vô cùng nhàm chán thì thường con người có suy nghĩ “vẫn còn nhiều thời gian vào buổi chiều” và trong vô thức chúng ta dành quá nhiều thời gian cho việc khởi động mà thực tế thời gian đó lại chiếm phần của những công việc khác.
Thói quen số 6
Người nhanh: Dồn toàn tâm toàn lực cho một công việc
Người chậm: Tiến hành song song nhiều việc
Người chậm thường có khuynh hướng tiến hành nhiều công việc cùng lúc. Tuy nhiên đây thường lại là ví dụ điển hình của cách làm không hiệu quả. Ví dụ nếu bạn phải giải quyết công việc A trong 1 giờ, công việc B trong 2 giờ, người làm việc nhanh sẽ dọn dẹp từng công việc một và hoàn thành công việc sau 3 giờ. Người làm việc chậm sẽ tiến hành song song hai việc, họ sẽ phải mất thời gian cho việc thay đổi “tư duy” cho cái đầu và tốn công chuyển đổi qua lại giữa hai công việc, kết cục sẽ tốn nhiều hơn 3 tiếng.
Thói quen số 7
Người nhanh: Làm cả những việc “lãng phí”
Người chậm: Việc lãng phí sẽ không bao giờ làm
Bình thường có thể chúng ta suy nghĩ là công việc này có vẻ lãng phí nhưng chính nhờ những trải nghiệm đa dạng phong phú ấy mà chúng ta mở rộng được kiến thức và xây dựng được nhiều mối quan hệ. Ví dụ, cố gắng hoàn thành nhanh chóng công việc để về chạy bộ một vòng quanh công viên. Hiện tại chưa thấy được hiệu quả nhưng chẳng may có dịp nói chuyện với khách hàng có cùng sở thích thì ắt hẳn câu chuyện sẽ được tiến sâu hơn và có thể mang lại những ảnh hưởng tốt cho công việc. Hiện tại, có thể đó là công việc lãng phí nhưng lúc nào đó trong cuộc sống có thể sử dụng được. Nhờ suy nghĩ đó mà người làm việc nhanh cũng có thêm động lực để hoàn thành sớm những công việc trong ngày để có thời gian cho những công việc “lãng phí”.
Thói quen số 8
Người nhanh: Mua thời gian bằng tiền
Người chậm: Trước hết là phải thắt chặt chi tiêu
Người nhanh không tiếc tiền khi dùng chúng vào việc có được thời gian, bởi thời gian một khi đã mất đi không thể nào lấy lại được. Cũng có nhiều người sẵn sàng thay đổi máy tính hoặc nâng cấp máy tính, không phải để chạy theo thị hiếu mà là để mua thêm thời gian lãng phí do chiếc máy tính có tốc độ xử lý chậm.
Thói quen số 9
Người nhanh: Không có tự tin vào trí nhớ
Người chậm: Tin vào trí nhớ
Mỗi ngày chúng ta mất khoảng 10 phút để nghĩ xem bây giờ cần làm việc gì? Một tuần sẽ mất khoảng một tiếng và một tháng sẽ mất khoảng 4 – 5 tiếng lãng phí cho việc “tin vào trí nhớ” đó là chưa kể tới việc tự tin quá mà quên việc. Thay vì tự tin chúng ta có thể sử dụng các công cụ để hỗ trợ cho việc quản lý lịch làm việc và công việc xung quanh. Ví dụ, quản lý kế hoạch thời gian sử dụng Google calendar, quản lý công việc sử dụng bảng excel, ghi chú và có những ý kiến, ý tưởng sử dụng sổ A4 để lưu lại. Bằng cách phân chia rõ ràng các công việc và hạng mục cần ghi nhớ sẽ giúp chúng ta giảm được thời gian “nhớ lại” không cần thiết.
Thói quen số 10
Người nhanh: Làm việc ở mức độ vừa phải
Người chậm: Đòi hỏi sự hoàn mỹ, cầu toàn
Sự khác biệt giữa người làm nhanh và người làm chậm là có dự đoán được kết quả công việc và tiến hành chúng hay không. Ví dụ khi được cấp trên nhờ làm bản báo cáo, có thể chưa được hoàn mỹ nhưng không có sai sót về nội dung thì có thể đẩy công việc về phía trước được. Sau khi hoàn thành, sẽ giành thời gian xem lại và điều chỉnh những chỗ cần thiết. Bằng cách làm này không những nhanh chóng hoàn thành công việc mà còn giúp chúng ta không phải mất nhiều thời gian cho việc theo đuổi những cái hoàn mỹ không cần thiết.
Ngược lại, nếu là công việc soạn tài liệu gửi cho khách hàng thì cần thường xuyên trao đổi với khách hàng để có thể hoàn thành tài liệu với mức độ hoàn chỉnh cao nhất. Điểm mấu chốt đó là tùy theo tính chất của công việc để xác định mức độ hoàn chỉnh của công việc, không nên theo đuổi sự hoàn chỉnh của tất cả các công việc khi không thực sự cần thiết.
Thói quen 11
Người nhanh: Làm việc theo bảng hướng dẫn
Người chậm: Dựa vào kinh nghiệm trong quá khứ
Người nhanh thường làm việc theo manual, và xây dựng những bảng check sai sót và bảng check công việc để tránh thiếu sót công việc. Bằng cách làm này không những tăng tốc độ làm việc mà còn tăng được độ chính xác trong công việc.
Thói quen 12
Người nhanh: Không quá chú ý tới những người xung quanh
Người chậm: Quá để ý tới suy nghĩ của những người xung quanh
Trong kinh doanh, việc quá để ý tới suy nghĩ của những người khác không mang lại hiệu quả gia tăng. Nếu vì quá tôn trọng ý kiến của người khác, chỉ có thể hành động theo chỉ thị của thì chỉ làm phát sinh thời gian chờ đợi câu trả lời từ đối phương mà thôi. Để có thể tiến hành công việc nhanh chóng hãy luôn suy nghĩ bản thân nắm quyền chủ đạo. Để làm được điều đó, bản thân chúng ta phải truyền đạt phương hướng công việc hay cách thức tiến hành do chúng ta quyết định tới đối tác, sau khi có được sự nhất trí thì bắt tay vào công việc. Việc chủ động đề xuất sẽ tiết kiệm được thời gian thực hiện, tăng tính chủ động trong công việc qua đó làm tăng mức độ hài lòng đối với đối tác hoặc partner.
Thói quen 13
Người nhanh: Trước hết cứ làm đi đã
Người chậm: Đắn đo cân nhắc về kết quả
Người nhanh không đắn đo quá nhiều, trước hết cố gắng hết sức cho công việc không quá để ý tới kết quả. Ví dụ mục tiêu công việc là ký được hợp đồng với khách hàng, người chậm thường đắn đo không viết biết có thể ký được hợp đồng với ông khách khó tính này không, hay nếu không ký được hợp đồng này thì tính sao bây giờ. Người nhanh không phải không có những lo lắng, đắn đo như vậy, chỉ là cho dù có lo lắng đi chăng nữa thì điểm xuất phát của họ là suy nghĩ xem “làm thế nào để ký được hợp đồng”, sử dụng cái đầu để suy nghĩ về cách làm trước khi để cho nó nghĩ về những kết quả tiêu cực. Trong quá trình làm việc, gặp khó khăn là điều không thể tránh khỏi nhưng đó là cơ hội để có những cải thiện phù hợp đưa về quỹ đạo công việc. Nếu không bắt tay vào làm việc thì sẽ chẳng biết điều gì sẽ xảy ra. Cho dù có dành thời gian để đắn đo suy nghĩ thì cũng không giải quyết được vấn đề gì, vì vậy hãy bước ra ngoài và hành động.
Lời kết
Trên đây là 13 thói quen được tổng hợp từ ông Yamamoto Noriaki trong quá trình làm việc của chính bản thân ông và những người ông tiếp xúc. Không phải là giá trị tuyệt đối với bất kì ai, nhưng VietFuji hi vọng bài viết sẽ trở thành nguồn để độc giả có thể so sánh với cách làm việc hiện tại.
Thực hiện: Nguyễn Sinh Côn
Theo Nikkei Associe
