1. Nếu không có thời hạn thì đó không phải là công việc
“Cậu có thể viết một bản báo cáo ngắn gọn về thị trường nhà đất của Việt Nam 5 năm trở lại đây không?”
Thông thường khi được cấp trên nhờ những công việc như thế này, việc đầu tiên bạn phải hỏi lại, đó là: “Vậy, thời hạn là khi nào?”
Khi sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, cái đáng để quan tâm nhất chính là thời hạn. Cho dù công việc có kết quả tốt đến mấy mà quá thời hạn, liệu kết quả đó của công việc đó có còn ý nghĩa?
Đối với khách hàng sẽ tới sau 30 phút nữa, nếu có những tài liệu cần thiết muốn cho khách xem thì đương nhiên phải đọc qua tài liệu đó và tóm tắt những ý chính để viết một bài report ngắn gọn và dễ hiểu cho khách. Nếu như đó là một chỉ thị muốn gửi thông tin đến khách hàng trước một tuần, ngoài bản report, đương nhiên bạn hoàn toàn có thể tóm tắt thêm những tin tức liên quan và gửi kèm bản report đó. Có nghĩa là, tuỳ vào thời hạn phải hoàn thành của công việc mà cách làm công việc đó cũng khác nhau.
2. Thế giới thay đổi khi bạn hỏi : “Để làm gì”
Tuy nhiên, ngoài thời hạn, còn một yếu tố khác cũng rất quan trọng. Đó là, làm công việc đó “Để làm gì”. Hay nói một cách khác , mục đích của công việc đó là gì?
Đối với câu hỏi “để làm gì?”, bạn sẽ nhận được câu trả lời như thế này từ cấp trên.
“Sắp tới sẽ có một cuộc họp nên tôi muốn sử dụng tài liệu này. Kinh tế Việt Nam đang trong hoàn cảnh khó khăn, do đó cần phải biết xem tình hình nhu cầu nhà đất đang thay đổi như thế nào.”
Đối với mục đích như thế này, ngoài việc tóm tắt, bạn có thể so sánh sự thay đổi về tình hình ở Việt Nam và một số nước khác xem sự thay đổi ở Việt Nam đang diễn ra như thế nào để làm rõ hơn vấn đề.
Cho dù khi được cấp trên nhờ photo tài liệu, cũng không nên nghĩ đơn thuần rằng “đó là một việc nhàm chán”. Đó là tài liệu mà cấp trên muốn photo lại để bảo quản riêng, là tài liệu để gửi cho khách hàng, hay tài liệu dùng chung trong công ty? Nếu biết được mục đích của việc làm đó, đương nhiên việc photo tài liệu cũng sẽ có những sự khác nhau.
“Đây là một bộ phận trong toàn thể Project sắp tới”
Nếu như cấp trên nói như vậy, bạn nghĩ sao?
Như đã nói ở trên, không nên xem thường đó là một việc nhàm chán. Trong tất cả những công việc dù nhỏ hay lớn đều có bối cảnh của nó. Tất cả đều chuyển động có qui tắc và tuân theo những mục đích lớn.
Nếu bạn nhìn nhận với con mắt đó và biết được mục đích của từng việc từng việc một, công việc mà bạn nghĩ là nhàm chán trước kia sẽ mang một ý nghĩa hoàn toàn khác. Và chắc hẳn động cơ làm việc của bạn cũng sẽ thay đổi.
Đối với cấp trên cũng vậy, một khi đưa ra chỉ thị, nếu cấp dưới hoàn thành tốt, vui thích là điều đương nhiên. Một người làm việc tốt là một người biết nhìn xa hơn, biết nghĩ sâu hơn và chuẩn bị cả những thứ không được nhờ vả. Cho dù, trong trường hợp những việc bạn chuẩn bị có chỗ không hợp với nội dung công việc, thì tư thế và tác phong trong khi làm việc của bạn cũng được đánh giá cao. Và rồi bạn nhận được nhiều hơn sự tin tưởng từ mọi người. Lần tới, những việc cần sự trách nhiệm, mọi người sẽ biết ai là người đáng để giao cômg việc đó.
3. Vậy bạn sẽ nhờ cậy người khác như thế nào?
Ngược lại, nếu là cấp trên, trong 2 cách nhờ vả sau, bạn sẽ chọn cách nào nếu muốn cấp dưới làm tốt việc bạn giao:
“Cậu photo cho tôi 10 bản”
“Trong kỳ họp ban giám đốc tới, tôi sẽ thuyết trình về project mới của công ty, do vậy cậu photo giúp tôi 10 bản”
Vì là kỳ họp của ban giám đốc, nếu thêm vào cái tài liệu kia thì sẽ dễ hiểu hơn. Vì là kỳ họp của ban giám đốc với nhiều người đã có tuổi nên cần phóng to tài liệu rồi mới photo. Chính vì bối cảnh của công việc (là kỳ họp của ban giám đốc) được giải thích một cách rõ ràng nên mới có được sự lưu tâm và chuẩn bị chu đáo, kỹ càng.
Do vậy, khi được nhờ công việc, bạn hãy lưu tâm đến việc hỏi xem, mục đích của công việc đó là “để làm gì”.
Ở đây bạn cần chú ý một điều. Đừng bao giờ hỏi “để làm gì” một cách quá đột ngột. Trước tiên, sau khi được nhờ, hãy đồng ý trước, sau đó mới hỏi lại. Bởi vì sao? Bởi vì tuỳ từng người mà cách đánh giá về thái độ công việc của bạn sẽ khác. Nhiều trường hợp dễ dẫn đến hiểu lầm mang tính tiêu cực.
Trong phần kết của bài viết này, xin được nêu lại vấn đề đã nói ở giữa bài.
“Trong tất cả những công việc dù nhỏ hay lớn đều có bối cảnh của nó. Tất cả đều chuyển động có qui tắc và tuân theo những mục đích lớn. Càng là những việc nhỏ, lại càng phải chú ý hơn.”
Thực hiện: Nguyễn Viết Mạnh
